Referat fra bestyrelsen

2019

Bestyrelsesmøde d. 29.08.2019.

Til stede er: Dorthe, Nina, Anette, Susanne og Kirsten.

 Dagsorden:  1. Opfølgning på regnskabet.

  1. Møde med Advokat Jesper Gaarn Pedersen, Dorthe og Anette.
  2. Evaluering på præmiefesten.
  3. Fællespligtarbejde, er der noget specielt vi skal være opmærksom på
  4. Opvaskemaskine.
  5. Evt.

 

P.1. Regnskabet fremlagt og godkendt.
 Få lavet et punkt der hedder præmiefest.

 P.2. Havde et godt møde med Advokat Jesper Gaarn Pedersen, og vi har valgt ham da han er yderst kompetent, til at udfærdige vores salgs kontrakter ved havesalg. Han har udfærdiget dokumenterne for kolonihaveforbundet, med udgangspunkt i at holde bestyrelserne skades fri, i forbindelse ved salg. Ved salg vil udgiften til Advokaten blive pålagt køber.       

P.3. Præmiefesten var vellykket og gav et overskud på kr. 3068,87. Vi havde fået Kr. 7000. fra kredsen, for at afholde arrangementet. Overskuddet måtte vi beholde.

 P.4. Der er det sædvanlige som altid skal gøres og så er der nogle enkelte ting som fjernelse af nogle udgåede buske.

 P.5. Susanne havde forespørgelse om opvaskemaskine, men det kan ikke lade sig gøre, først er der pladsen i køkkenet og så er kloak forholdene ikke i top. Dernæst er der ikke plads på el-tavlen. Ny gruppe skal installeres, der skal laves nye installationer under vasken, det bliver dyrt. Ligeledes er der også vvs installationer for tilslutning af opvaskemaskinen. Der er en forhindring i skabet, for der sidder vandaflæseren.
Dernæst er der blevet indhentet tilbud på forskellige modeller, almindelige hus
holdningsmaskiner, som ikke kan tage ret meget af gangen, og tager lang tid, og industrimaskiner som er hurtige og meget dyre, ca. 30.000 kr. Skal det være en industrimaskine, hvilket giver mest mening, skal der være plads til 2 5.liters dunke, flydende sæbe og afspændingsmiddel. Den plads mangler.
Da det bliver en dyr invertering, vil der blive en leje forhøjelse af Fælleshuset, da vandforbruget vil stige betragtelig.
Under alle omstændigheder, skal det op
 på en generalforsamling.

 P.6. Næste møde torsdag d.10. oktober, kl. 17.30.

 Referent: Kirsten Hvidt Jensen.

 

Bestyrelsesmøde den 16. juli 2019.

Til stede: Dorthe, Anette, Nina, Susanne og Kirsten.

Dagsorden.

  1. Opfølgning på regnskab.
  2. Hvor længe skal vi gemme gamle regnskaber, Nina foreslår 5 år.
  3. Køb/salgskontrakter i forhold til sidste referat.
  4. Opfølgning på ekstraordinær generalforsamling.
  5. Skal vi have suppleanter med til bestyrelsesmøder? Begge? Første suppleant? Eller ingen
  6. Hvem vil påtage sig at lave salgspapirer med/som stand in for AT
  7. Vi skal finde en løsning for rengøring af vores toiletter, opfyldning  af toiletpapir og vask af håndklæder.
  8. Lidt mere fælles samarbejde ved arrangementer.
  9. Når ref. udsendes af sekretæren og skal godkendes.
  10. Evt

 

  1. Regnskabet fremlagt og gennemgået og renovation og containere er efter aftale på sidste møde, lagt ud som 2 poster.
  2. Regnskabsbilag gemmes i 5 år. Bilag fra tidligere år kasseres.
  3. I forbindelse med udfærdigelsen af køb/salgskontrakter, skal der være 2 personer til at udfylde den. Bestyrelsesmedlemmer skal være ansvarlige for opgaven, med at udfylde salgskontrakter mm. Vi har ikke haft overblik over salgskontrakter mens Forbundet har haft opgaven. Da der ikke er andre i bestyrelsen end Anette der ville påtage sig det ansvar, vil vi kontakte en advokat evt. en koloniha-veforbundet kan stille til rådighed el. en her fra Lyngby som Dorthe kender noget til.
  4. Ingen kommentarer til ekstraordinær generalforsamling. Referatet er godkendt.
  5. Spørgsmålet om suppleanterne kom til afstemning, 3 stemte for at de ikke skal deltage, 2 undlod at stemme. Det blev bestemt et lige så snart referatet er godkendt får suppleanterne det personligt udleveret.
  6. Udgår, da det er besvaret under punkt 3.
  7. Det er utilladeligt at man tager vasketøj fra toilettet og lægger i et bestyrelses- medlems vindfang. Vi må have en ordning på rengøringen af toiletterne. Til næste år bliver det lagt til det ugentlige pligtarbejde. Resten af året påtager bestyrelsen sig arbejdet. Nina påtager sig at lave en turnus ordning. Der vil blive gjort rent ind til der bliver lukket for vandet.
  8. Formanden ønsker at der er noget mere samarbejde når der er arrangementer, både før og efter.
  9. Når referatet bliver sendt til godkendelse, komme med evt. rettelse og godkendelse inden for en uge. Kommentarer sendes i en mail til alle i bestyrelsen
  10. Præmiefest afholdes d. 25. august. Høst og præmiefest afholdes d.14 sept.

 

Referent: Kirsten Hvidt.   

 

Bestyrelsesmøde d. 9. maj 2019.

 

Til stede Dorthe, Anette, Susanne, Nina og Kirsten.

 Dagsorden: Forventningsafstemning.

                   Hvornår er der overdragelse fra P C til N K.

                   Opfølgning på generalforsamling.

                   Evt.

 

P.1.  Kassereren skal fremlægge dags dato regnskab til hver bestyrelsesmøde. Aflægge ½ årlig regnskab.

Der skal være 2 underskrifter på alle bilag.

Planlagte møder:
Torsdag d. 20. juni kl. 17.00,i kælderen.
Tirsdag d. 9. juli kl. 17.00 i have nr. 21. 

P.2.  Nye kasserer Nina, aftaler overdragelse med afgået kasserer Pia.

 P.3.  Der er ønske om at referatet fra generalforsamlingen bliver hængt

op i Fælleshuset. Det blev det også sidste år men det forsvandt.

Årets referat bliver hængt op når det er godkendt og underskrevet.

Forslag til næste års generalforsamling fra bestyrelsen, om de 1400.kr.

til fælleshuset.

 P.3. Den 23. august afholdes NoK den årlige præmie uddeling. Det foregår i Bredely.

 

Referent Kirsten Hvidt.

  

Bestyrelsesmøde d. 28 marts hos Anette.

Til stede: Dorthe, Anette, Pia og Kirsten.

Dagsorden:  

Gennemgang af årsregnskab.

Gennemgang af budget.

Udfærdigelse af materiale indkaldelse til generalforsamling.

P.1. Gennemgået årsregnskabet med rettelser.
Pia vil se bilagene 
igennem for evt. tastefejl.
Pia vil bruge weekenden på at efterse og opstille et nyt regnskab,
så det kan blive revideret og afleveret inden hun tager på ferie.

P.2. Budgettet blev gennemgået.
Kassereren færdiggører udfærdigelsen et budget for 2019.

 

Referent: Kirsten Hvidt.

 

Bestyrelsesmødet d. 22 januar 2019.

 

Deltagere: Dorthe, Anette og Kirsten.

 Dagsorden.

  1. Planlægning af pligtarbejde i 2019.
  2. Forventninger til opgaver.
  3. Forventninger til åbning – lukning af vand.
  4. Orientering af salg af haver.
  5. Fremlæggelse af regnskab og budget
  6. Referat til hjemmesiden.
  7. Referat fra forrige møde.
  8. Evt.

 Referat

  1. Planlægning og pligtarbejds sedlerne er klar til afsendelse.
  2. Er udsat
  3. Er udsat
  4. Have 22 er solgt og overdraget. Have 33 er igangværende med salg.
  5. Udgår på grund af fravær af kassereren.
  6. Formanden skal give Søren besked når det må sættes på hjemmesiden.
  7. Man kan ikke ændre i referatet, uden at den øvrige bestyrelse er enig deri.
  8. Intet under evt.

 

Referent: Kirsten Hvidt.

 

2018

Bestyrelsesmøde den 7. november 2018.

     Dagsorden:

  1. Gennemgang af halvårsregnskab/PC
  2. Hjemmesiden.
  3. Opgaver der skal løses i vinter.
  4. Evaluering af jurakursus.
  5. Orientering Om vurderinger.
  6. Ventelisten/ i forhold til salg.
  7. Opgaver til dem der ikke var på fællespligtarbejde.
  8. Evt.

 Referat:

  1. Gennemgang af regnskab som løber fra januar og til dags dato.
    Det er et nyt regnskabsopstilling, som vi ikke rigtig kunne gennemskue.
    Kassereren vil kontakte udbyderen. Fremlægger et nyt regnskab senest den 22 november.
  2. Hvad skal hjemmesiden bruges til?. Der er ikke kommet gang i de ting som siden kan bruges til. Forslag fra bestyrelsen, om at der kommer billeder og stillingsbetegnelse af bestyrelsen på hjemmesiden.
  3. I løbet af vinteren kigge på Vedtægter og Husorden.
  4. Fire bestyrelsesmedlemmer har været på jurakursus og det var givtig.
  5. Ved vurdering forlanger L.T. at husene reduceres, så der kun er en bebyggelses grad på 20 m2. el. der bliver vurderet 20 m2 og en reducering i prisen af overbebyggelsen.
  6. Alle på ventelisten indkaldes ved salg af haver.
  7. Ved udeblivelse fra fællespligtarbejdet, skal vi være hurtigere til at tildele opgaver.
  8. Når man har købt have, skal der fremover være en blanket hvorpå der står hvor mange nøgler man har modtaget. 

Referent:  Kirsten Hvidt.

Referat af bestyrelsesmøde torsdag d. 27. september 2018

 

Tid:            kl. 17.30
Sted:          hos Anette, Bredebovej 23
Til stede:    Dorthe Frisch (DF), Olfert Blink (OF), Pia Christensen (PC), Anette Theis (AT)
Afbud:       Kirsten Hvidt (KH)
Referent:    Anette Theis

Dagsorden:
Gennemgang af halvårsregnskab (PC)

  1. Bank (AT)
  2. BBR (PC)
  3. Ventelisten (DF)
  4. Kolonihaveforbundets salg af have (AT+DF
  5. Jubilæumsfesten (alle)
  6. Præmiefest (AT+DF)
  7. Haveforhold
  8. Eventuelt

Ad. 1         Gennemgang af halvårsregnskab
PC har fået anbefalet et regnskabssystem, som koster 49 kr. pr. måned. PC har mulighed for en måneds prøveperiode. Det hun har afprøvet synes hun virker godt og nemt.
Enighed i bestyrelsen om at tegne et abonnement.
PC gennemgik de poster hun havde tastet ind i regnskabssystemet. Der var ikke tale om et halvårsregnskab. Ved næste bestyrelsesmøde skal PC fremlægge et færdigt halvårsregnskab.

Udgiften til Ørsted blev drøftet. Det undrer at vi betaler hver måned, men et forskelligt beløb. Hvordan er ordningen? PC oplyser, at vi har fået en opkrævning på over kr. 5.000 efter den seneste aflæsning. En undersøgelse af forbruget viser at vinteren var dyr, primært fordi der var varme på 10 grader i huset hele vinteren. Skal drøftes igen på næste bestyrelsesmøde.

Udgifterne til bestyrelsesmøder er større end budgetteret.

Ad. 2         Bank
AT orienterede om kontakterne med banken i forbindelse med lukningen af vores konti lige op til jubilæumsfesten.

Ad. 3         BBR
PC henviser til en artikel fra havebladet, hvoraf det fremgik at vores huse skal være BBR registreret. I den forbindelse viser det sig at Dan fra have 4 er BBR registreret på fælleshuset. Det skal der tages kontakt til kommunen om, da det er kommunen der ejer fælleshuset.

Det aftales, at DF og AT i første omgang drøfter BBR og tinglysning med kredsens formand.

Ad. 4         Ventelisten
Enighed om at lukke ventelisten hver gang der står 20 på den.

Ad. 5         Kolonihaveforbundets salg af have
Det har taget 3 måneder at færdiggøre det første salg via forbundet. Der er enighed i bestyrelsen om at det er alt for lang tid, især fordi vi mener at det var et meget simpelt salg.

Vi aftaler, at DF kontakter forbundet og beder om et møde, hvor DF og AT deltager.
Hvis 3 måneder er normen må vi overveje et opsige kontrakten igen. AT synes også at overblikket er mistet.

Ad. 6         Jubilæumsfesten
Enighed om at det var et rigtig godt arrangement.

Ad. 7         Præmiefest
Skal næste år afholdes i Bredely.

Ad. 8         Haveforhold
Udgår pga personlige oplysninger.

Ad. 9         Eventuelt
Næste møde tirsdag d. 30/10-18 kl. 17.30 hos Anette

Afsnit udgår pga personlige oplysninger

Bestyrelsesmødet den 2. august 2018.

 

  1. NOK Præmiefest den 19. august i Birkerød.
  2. Jubilæumsfesten, skal fastlægge i hvilken rækkefølge det forskellige skal foregå.
  3. Festudvalget og bestyrelsen afholder fælles møde torsdag den 23. august kl. 17.00
  4. Vedrørende affaldscontænerne har der været nogle gange at de ikke er blevet tømt. Bestyrelsen har ellers låst lågen op, men andre har låst den igen. Nu prøver vi på at stille dem uden for tirsdag aften.
  5. Haveforhold er behandlet.
  6. Under evt. ingen emne
  7. Næste møde tirsdag den 18.september kl. 17.00

 

Bestyrelsesmødet den 21. juni 2018.

 

  1. Gennemgang af forsikringer hos Codan/PC.
    Forsikringer gennemgået. 
  1. Gennemgang af foreningsservice – salgskontrakt, skal
    gennemgås på næste møde den 2. august.
    Nej til tinglysning.
    Underskrifter tilfalder formand og næstformand. 
  1. Hjemmeside – venteliste.
    Ventelisten både til formanden og kassereren. 

4..Mail og sms. 

  1. Salg af have 3.
    Helle må selv fremvise haven og sælge, finde køber.
    Bestyrelsen har haft fremvisning.
    Bestyrelsen skal være til stede ved salg.
    Haven skal være solgt senest 30.august. 
  1. Evt.
    Kun et bestyrelsesmedlem i festudvalget.
    Til kommunen om slamsugning.
    Husholdningscontainerne sættes uden for lågen
    tirsdag aften. Olfert påtager sig det. Søren står i
    beredskab. 

   Referent: Kirsten Hvidt.

Bestyrelsesmødet d. 17. maj.

  Fremlæggelse af nyt udarbejdet budget ved kassereren.

 Kassereren fremlagde regnskab for den første del af året.

 Angående Fælleshuset, skal lejen forhøjes, vi blev enige om at det bliver ved de 500 kr. + strøm, som hidtil.

Lejen af Fælleshuset afleveres ½ årlig.

 Evalueringen af generalforsamlingen. Carsten Christensen udtalte at stemningen havde været positiv og det syntes vi andre også.

 Vedrørende LTK arrangement, Golden Days, bliver den 16. september mel. 11-13.

 Dorthe har ikke kunne få fat i Sofie Tønsberg fra Plus Pictures.

 Persondataforordningen. Der er flere der ikke har givet samtykker.

Anette og Pia indhenter underskrift fra dem der mangler.

 Der var medlemmer på generalforsamlingen der ytrede ønske om at få lejekontrakten. Det nuværende er kun et midlertidig udkast, som nu er forkastet.

I sommersæsonen vil der være møde hver måned, dog undtagen i juli måned.

De næste møder er fastsat til: 21. juni kl. 17.30 og 2.august kl.17.30.

 

Referent: Kirsten Hvidt.

 

Referat. Bestyrelsesmødet den 12.4.18.

I mødet deltog: formand Dorthe Frisch, næstformand Anette Theis, kasserer Pia Christensen, Olfert Blink og sekretær Birte Bøgeløv (referent)

Dagsorden:

  1. Fremlæggelse af kvartalsregnskab ved kassereren
  2. Referat fra best.møde den 6.3.18
  3. Generalforsamlingen
  4. Henvendelse fra LTK vedr. arrangement i sepbember
  5. Henvendelse fra Plus Pictures vedr. TV-program
  6. Dato for næste møde.

 Ad 1. Kvartalsregnskab.

Pia fremlagde regnskabet for første kvartal 2018. Det blev gennemgået og godkendt.

Ad 2. Referat fra sidste møde.

Efter nogle rettelser blev det godkendt.

Ad 3. Generalforsamlingen.

Vi gennemgik dagsorden og det mere praktiske/arbejdsfordelingen i forbindelse med generalforsamlingen.

Ad 4. Henvendelse fra LTK

Dorthe har modtaget en henvendelse fra LTK, idet man er interesseret i at besøge vores haveforening i forbindelse med Golden Days.

Dette skal forelægges generalforsamlingen.

Ad 5. Henvendelse fra Plus Pictures.

Henvendelse vedr et TV-program, hvori man ønsker at vise haveforeninger som et socialt engageret sted. Vi mangler nogle mere uddybende og konkrete oplysninger, hvorfor Dorthe vil henvende sig og forhøre sig nærmere.

Denne henvendelse skal ligeledes forelægges generalforsamlingen.

 

Ad 6. Eventuelt.

Intet under dette punkt.

Ad 7. Dato for næste møde.

Torsdag den 17.5. kl 17.30

 

Birte Bøgeløv

Sekretær.

 

Referat af bestyrelsesmødet den 6.3.18.

I mødet deltog: formand Dorthe Frisch, næstformand Anette Theis, kasserer Pia Christensen, Olfert Blink og sekretær Birte Bøgeløv (referent).

Pia deltog fra punkt 3.

Dagsorden:

  1. Revidering af husorden og vedtægter.
  2. Forberedelse til indkaldelse af generalforsamling – aftale datoer.
  3. Deadline for aflevering af bilag til kassereren fra øvrige bestyrelsesmedlemmer
  4. Orientering fra møde med festudvalg.
  5. Persondataforordningen træder i kraft 28 maj 2018.
  6. Eventuelt
  7. Dato for næste møde.

Ad 1.

Husorden/haveregler skal revideres, men vi mangler stadig den nye lejekontrakt.

Der skal ske en vedtægtsændring i forbindelse med, at kassereren fremover kan få adgang til bankkontoen uden andre fra bestyrelsens medvirken.

Ad 2.

Dorthe foreslår, at hun og Anette forbereder generalforsamlingen med dagsorden, diverse bilag o.a. Dette sendes til øvrige bestyrelsesmedlemmer til godkendelse.

Forud for generalforsamlingen gennemgår bestyrelsen sammen opgavefordeling o.a. i forbindelse med generalforsamlingen.

Dette godkendes.

Ad 3

Det aftales, at bestyrelsen afleverer bilag til kassereren mdl/ifm bestyrelsesmødet.

Ad 4.

Pia orienterer fra festudvalget.

Ad 5.

Vi er obs på ændringer i persondataforordningen.

Ad 6.

Pia er på ferie den 17.3., hvor personlig indbetaling af haveleje kan ske. Anette overtager det.

Det aftales, at når et bestyrelsesmedlem sender mail/brev til nogen udenfor bestyrelsen, sendes det også til mindst et af de andre bestyrelsesmedlemmer til orientering/godkendelse.

Ad 7.

Dato for næste møde: Torsdag den 12.4.18 kl 17.

Referent:

Birte Bøgeløv, sekretær

Godkendt den. 

Godkendt den.16.4.18

 

Referat af bestyrelsesmøde den 13.2.18.

Tilstede: formand Dorthe Frisch, næstformand Anette Theis, kasserer Pia Christensen, sekretær Birte Bøgeløv. Afbud fra Olfert Brink.

Dagsorden:

  1. Revidering af husorden og vedtægter .
  2. Opfølgning på sidste års generalforsamling.
  3. Forberedelse til indkaldelse af generalforsamling.
  4. Gennemgang af forslag indsendt af Birte.
  5. Persondataforordning.
  6. Eventuelt.
  7. Dato for næste møde.

Ad.1.

Ajourføring af haveregler/husorden må fortsat vente til vi har modtaget den nye lejeaftale fra kommunen.

Banken har foreslået en vedtægtsændring, således at kassereren fremover kan disponere over bankkonto/ netbank uden, at formanden eller den samlede bestyrelse skal være medunderskrivere, når der hæves fra kontoen. Dette har bestyrelsen tilsluttet sig.

Ad 2.

Bortset fra justering af husorden, som må afvente, har bestyrelsen udført de opgaver, som blev os pålagt ved sidste års generalforsamling.

Ad 3.

Det besluttes at tage forberedelse af den kommende generalforsamling på som pkt på bestyrelsesmødet i marts.

Ad 4.

Birte har sendt en del spørgsmål/ forslag til bestyrelsen, som vedrører bestyrelsens arbejdsgange, ansvarsområder og planlægning.

Forslagene gennemgåes, drøftes og afklares.

Ad 5.

Dorthe orienterer om ændringerne i persondataloven, som træder i kraft 28.5.18. Det indebærer, at vi ikke må registrere persondata uden tilladelse fra de pågældende. Det vil især dreje sig om ventelisten og medlemsoplysninger. Dette skal  tages op på generalforsamlingen.

Ad 6

Intet nyt om lejeaftalen. Kommunen har endnu ikke afklaret og forelagt aftalens udformning.  Både Nok og Forbundets jurist rykker for afgørelse.

Ad 7.

Næste bestyrelsesmøde aftales til den 6.3.18 kl 17.30.

 

Referent

Birte Bøgeløv, sekretær

 

Godkendt den  22.2.18

 

 

Referat, Bestyrelsesmødet den 9.1.18

Tilstede: Dorthe Frisch, Anette Theis, Pia Christensen, Olfert Blink, Birte Bøgeløv.

Dagsorden:

Pkt 1: Planlægning af fællesarbejde 2018.

Pkt. 2: Fastsættelse af haveleje for 2018.

Udover  kommunens lejeforhøjelse er kontingentet til Kolonihaveforbundet er steget med  kr 50/årl pr have. Det betyder en samlet lejeforhøjelse på kr 75,-  ½ årl. pr have.

Pkt. 3: Bestilling af containere.

Pkt 4: Datoer for betaling af haveleje.

Pkt. 5: Dato for åbning af vand.

Datoer og andre informationer under pkt 1,2,3,4 og 5 vil fremgå af det brev, der sendes til medlemmerne omkring den 16.2.18.

Pkt. 6: Indkøb til fælleshuset.

Der mangler stadig nogle småting, bl.a. termokander.

Vi vil gerne anskaffe en ny græsslåmaskine, som er nem at betjene for alle  – men hvilken type?. Der er ingen stikkontakt til en el-maskine eller opladning af batterier. Det skal tages op på generalforsamlingen.

De gamle flagstænger, som bruges ved fælleshuset, er rådne, og der skal anskaffes nye. Dette vil Søren Theis gøre i begyndelsen af april.

 Pkt. 7: Eventuelt.

Dorthe oplyser, at NOK og Kolonihaveforbundet har haft et møde med Lyngby-Tårbæk kommune i december 2017, men der kom ikke nogen form for afklaring omkring den nye lejekontrakt. Repræsentanterne fra kommunen er meget lidt meddelsomme, og processen er langsommelig. Der er ikke aftalt nyt møde. Vi drøfter om – og hvordan – vi  evt selv kan komme i dialog med kommunen men må konkludere, at da kommunen tydeligt har afvist, at vi deltager, må vi fortsat  afvente NOK og Forbundets forhandlinger. Dorthe oplyser, at Kredsen støtter op om vores ønsker – bl.a. lovliggørelse af de nuværende bygninger og en fremtidig større bebyggelsesgrad – og forstår, at vi er pressede af, at det endnu ikke er afklaret/godkendt.

Vi skal ansøge Johs. Fog fonden om økonomisk hjælp til indkøb af nye borde-bænke.

Næste møde den 13.2.18 kl 17.30

 Referent:  Birte Bøgeløv, sekretær

Referatet godkendt den 13.1.18

 

 

2017

Referat af bestyrelsesmøde den 24.10.17

Tilstede: formand Dorthe Frisch, næstformand Anette Theis, Kasserer Pia Christensen, best.medlem Olfert Brink og sekretær Birte Bøgeløv

 Dagsorden.

  1. H/F 80 års jubilæum. Festudvalget deltager
  2. Indkøb til fælleshuset
  3. Hækplantning og gennemgang af plantegning vedr. et medlems have.
  4. Orientering fra Kredsbestyrelsesmødet
  5. Eventuelt
  6. Næste møde.

Ad 1. 80års jubilæet.

Festudvalget deltager under punktet.

Festudvalget undersøger muligheder og pris for evt leje af lokale, mad, musik o.a. Der skal være et minimums antal tilmeldte sig for at gennemføre festen. Festudvalget arbejder videre med et forslag.

Kontaktperson i bestyrelsen er fremover Pia.

Ad 2. Indkøb til fælleshuset.

Der mangler kun ganske få ting, som Anette indkøber.

Vi har brug for et skab, som kan aflåses, til opbevaring af bestyrelsens arbejdspapirer o.a.  Det undersøges i første omgang om nogle kan skaffe et sådant gratis/billigt.

Kaffemaskinerne bliver udskiftet til foråret.

Det kunne evt være godt med en opvaskemaskine i fælleshuset; især ifm udlejning og større arrangementer. Det tages op på generalforsamlingen.

Ad 3. Ændringer i et medlems have.

Kredsformanden har indskærpet bestyrelsen, at der kun kan gives tilladelse til at plante ligusterhæk. Derved ændres bestyrelsens tidligere vurdering af, at andre planter kunne godkendes.

Dette skal drøftes/besluttes af generalforsamlingen, således at det kommer til at fremgå af vores haveregler.

Et havemedlem har foretaget ændringer iht et godkendt tegning. Bestyrelsen vurderer at ændringerne er sket i overensstemmelse med denne godkendelse.

Det skal understreges overfor alle havemedlemmer, at ændringer i forhold til bebyggelser / hæk /skel skal forelægges bestyrelsen vedlagt en plantegning.. Først efter en godkendelse kan ændringerne foretages.

Ad 4. Orientering fra kredsbestyrelsesmødet. v/Dorthe.

Kolonihaveforbundet har varslet kontingentstigning med kr 50,- årl. Gældende fra 2018.

Ad 5. Eventuelt.

Det aftales, at sekretæren sender referatet til alle i bestyrelsen til evt kommentarer/rettelser. Der er 8 dg til at svare. Lægges derefter på hjemmesiden, når Dorthe har godkendt det.

Ad 6. Næste møde.

Der afholdes ikke bestyrelsesmøder i november og december, med mindre noget akut, vigtigt dukker op.

Næste møde bliver den 9.1.18 kl 17. Hos Anette.

Da der er erfaring for at være meget planlægning på dette første møde i året afsættes 3-4 timer til mødet.

Referent:  Birte Bøgeløv, sekretær

 

Referatet godkendt den 3.11.18

 

 

Referat af bestyrelsesmøde den 21.9.17

Tilstede: Dorthe Frisch, Anette Theis, Pia Christensen, Olfert Brink, Birte Bøgeløv

Dagsorden.

  1. Ventelisten v/DF
  2. Referat fra kredsmødet v/DF + AT
  3. Referat fra SU-mødet v/DF
  4. H/F 80 års jubilæum
  5. Orientering fra jurakurset v/DF
  6. Indkøb af ting til fælleshuset v/AT
  7. Planlægning af fællespligtarbejdet
  8. Der lukkes for vandet – besked i skabene
  9. Sekretæropgaver, har Birte fået den hjælp, hun har brug for.
  10. Eventuelt samt dato for næste møde

Ad 1. Ventelisten

Dorthe og Pia har nu styr på ventelisten, og alle har fået tilsendt velkomstbrev.

På SU mødet blev det oplyst, at man SKAL bevare sin plads på ventelisten, selvom man siger nej til en tilbudt have. Derfor er det nødvendigt at ændre ventelisten i overensstemmelse med dette.

Kredsen administrerer ventelister for nogle haveforeninger og her betales et årligt gebyr på ca kr 100 for at forblive på ventelisten. Det samme er tilfældet i andre haveforeninger. Derfor besluttes det, at vi  fremover  vil opkræve kr 100 årl., idet der er en del arbejde ifm ventelisten. Dorthe oplyser, at det ligger indenfor bestyrelsens kompetence at fastsætte et sådant gebyr. Det besluttes derudover, at der omkring den 1.3. hvert år sendes en reminder til de, der er skrevet op.

Ad 2. Kredsmødet.

Kredsbestyrelsesmødet afholdes månedligt. Referatet er ikke offentligt og derfor ikke på kredsens hjemmeside.

OBS. Der er intet nyt om lejekontrakten med kommunen. De har endnu ikke reageret på den fremsendte standardkontrakt. Først når den er godkendt skal de enkelte haveforeningers særlige ønsker og behov drøftes og (evt) tilføjes. Dorthe har på mødet opfordret til, at Kredsen rykker Forbundet for en aktuel tilbagemelding.

Ad 3. SU-mødet.

Dorthe, Anette og  Olfert  har deltaget i SU-mødet. Deltagerne er repræsentanter fra de enkelte haveforeningers bestyrelser i Lyngby-Tårbæk og Gentofte, men andre havemedlemmer kan også deltage. Dorthe opfordrer andre medlemmer i bestyrelsen til at deltage i kommende SU-møder.

Man arbejder på at etablere et internt ankeudvalg, som kan træde til og mægle i mindre tvister/uenigheder i de enkelte haveforeninger.

Det blev på mødet indskærpet, at bebyggelsesgraden (ved nybygninger) SKAL overholdes, og at det er de enkelte  bestyrelsers ansvar at få forelagt tegninger og godkende disse iht reglerne. Kredsen er evt villig til at overtage det, hvis vi ønsker det. Der blev gjort opmærksom på, at der gælder særlige nedskrivningsregler for bjælkehuse. Disse regler virker umiddelbart urimelige, hvorfor kredsens vurderingsudvalg går videre med det.

Referat fra SU-møderne kan læses på kredsens hjemmeside.

Ad 4. H/F 80 års jubilæum

Festudvalget inviteres til at mødes med os umiddelbart før bestyrelsesmødet i oktober.

Ad 5. Jurakurset.

Fra jurakurset fortæller Dorthe, at det blev alvorligt indskærpet at kun bestyrelsen må have adgang til medlemmernes post- og mailadresse samt telefonnumre. Disse oplysninger er omfattet af personbeskyttelsesloven, hvor der er kommet nye skærpelser.

Derfor skal alle være opmærksomme på, at hvis nogle udenfor bestyrelsen har disse oplysninger,  er det absolut nødvendigt, at de straks slettes.

Udover, at det nu fremgår af dette referat, vil det blive taget op på førstkommende generalforsamling.

Ad 6. Indkøb til fælleshuset.

Anette har nu indkøbt det meste af det, der manglede i fælleshuset så som bestik, håndklæder, viskestykker o.l. mindre anskaffelser.

Ad 7. Fælles pligtarbejde, planlægning

Der er foreløbig kommet 4-5 afbud til det fælles pligtarbejde. For at have overblik over de forskellige arbejdsopgaver kan pligtarbejdet ikke gøres på forhånd og efter eget valg. Det er også ønskeligt, at vi alle/flest muligt arbejder sammen og koordineret på den fastsatte dag.

Vi laver dd en liste over arbejdsopgaverne.

Bestyrelsen/Dorthe fordeler det arbejde, der resterer, til de medlemmer, som ikke kan deltage den 23.9.

Der er meget algebelægning på fliserne. Det tilbyder Olfert at fjerne i løbet af foråret.

Ad 8. Diverse meddelelser.

Birte sætter en seddel op i skabene med oplysning om. at skraldecontainerne fjernes den 27.9., hækkene skal klippes 2. gang senest den 10.10 (det er i år senere end sædvanligt) samt at der lukkes for vandet søndag den 29.10 kl 10

Ad 9. Sekretæropgaverne.

Det går fint pt. Især har det lettet, at ventelisten er overtaget af Dorthe og Pia. Alle vil fortsat gerne hjælpe, og Birte siger til, hvis der bliver brug for det.

Ad 10. Eventuelt samt dato for næste møde.

Kredsformanden har oplyst, at kommunen forlanger, at der er ligusterhæk ud til havegangene. Derfor må der ikke plantes andet end dette. Dorthe undersøger det en ekstra gang og har efterfølgende meldt tilbage, at kredsformanden fastholder, at det er kommunens krav, jvfr kommunens hjemmeside, hvorfor det tages op på næste bestyrelsesmøde.

Revidering af havereglerne må stadig vente, indtil vi har lejeaftalen på plads.

Den nuværende lejekontrakt er ikke opsagt, og er derfor fortsat gældende.

Japansk pileurt findes i nogle haver. De pågældende havemedlemmer har haft besøg af konsulenten fra kommunen og fået rådgivning. Hvis andre har denne invasive plante, kan man søge oplysninger på nettet.

Næste møde, tirsdag den 24.10. kl 17.

 

Referatet godkendt den 3.10.17

 

Referent, Birte Bøgeløv, sekretær.

 

 

Bestyrelsesmøde den 14.8.2017

Referat.

Tilstede:

Dorthe Bøgelund Frisch, Anette Theis, Pia Christensen, Olfert Brink, Birte Bøgeløv (referent)

Dagsorden:

  1. Fremadrettet fokus. Præmiefesten NOK 27.august H/F Stadion
  2. Ventelisten
  3. H/F 80 års jubilæum
  4. Medlemmer som ønsker at framelde sig havebedømmelsen permanent
  5. Indkøb af ting til fælleshuset
  6. Pligtarbejde
  7. Autosvar på mail i ferie
  8. Sekretæropgaver, hvordan kan vi andre bedst hjælpe BB
  9. Eventuelt, samt dato for næste møde.

 Ad 1.: Der er sat invitation op i skabene. Tilmelding nødvendig.

 Ad 2.: Ventelisten fremtræder i forskellige udgaver, som tilsyneladende ikke er helt ajourført eller i overensstemmelse. Det er svært at se, hvilke navne incl adresser og tlf nr. der er gældende. Det er ventelisten på hjemmesiden, der er korrekt. Med denne som udgangspunkt, skal vi have noteret de oplysninger, de tilmeldte har givet, samt deres status på listen. Der er usikkerhed om, hvorvidt formularen fra hjemmesiden, som indeholder de nødvendige oplysninger, kommer frem til sekretæren. Dette skal undersøges og bringes i orden.

 Ad 3.: Dorthe fortæller, at NOK ikke vil markere vores haveforenings 80 års jubilæum. Det gør de kun ved 25, 50, 75, 100 år osv jubilæer.

Bestyrelsen beslutter at arbejde videre med en intern festligholdelse af jubilæet. Det kan være i form af en Høstfest i august 2018. Budget og planlægning skal drøftes. Vi inviterer Festudvalget til en forberedende snak i forbindelse med vores bestyrelsesmøde i oktober.

 2.

Ad 4.:  Bestyrelsen drøfter om havemedlemmer bør kunne framelde sig havebedømmelsen permanent. Det besluttes at fastholde den mangeårige tradition om, at en havebedømmelse er en forventelig og almindelig begivenhed. Dog således, at de havemedlemmer, der ikke ønsker at deltage, kan framelde sig det pågældende år.

 Ad 5.: Der mangler en del service m.m i Fælleshuset. Det er ”gået til” i løbet af en del år. Derfor skal der anskaffes nyt således, at huset fungerer. Anette vil gerne tage sig af diverse indkøb.

Ad 6.: Vores græsslåmaskine trænger til udskiftning. Vi vil foretrække en på batterier. I første omgang vil Anette sørge for at den nuværende bliver repareret – får nyt håndtag.

 Ad 7.:Det er ok at sætte et autosvar på f.eks. sekretærens mailkonto ifm ferier o.l. Evt med henvisning til en i den øvrige bestyrelse. Dorthe tilbyder, at det kan være hende.

 Ad 8.: Birte fortæller, at hun har svært ved at komme ind i sekretærens arbejdsopgaver på grund af manglende kendskab til brug af diverse pc-redskaber (mapper, kopiering, skemaer, USB-stik m.m.) Især ventelisten volder pt problemer. Alle tilbyder at hjælpe. Også Søren vil gerne give undervisning i brug af pc,en. I første omgang aftales det, at Pia hjælper.

Det besluttes, at ventelisten overgår til kassereren. Pia og Dorthe vil sørge for at få den up-dateret, og fremover vil det være mere enkelt, at kassereren fører ventelisten, fordi bankoplysninger om indbetalt gebyr, går til hende.  

 Ad 9.: Vi skal senere – inden næste sommerhalvår – søge Johs. Fog Fonden om støtte til indkøb af nye borde-bænke. De gamle trænger til udskiftning. Birte laver et udkast til ansøgningen.

Der er intet nyt vedr vores lejeaftale med kommunen. Kommunen har modtaget den, men har endnu ikke reageret.

Næste møde den 18.9. kl 17.

 Birte Bøgeløv, sekretær.

Referatet godkendt den 18.9. kl 17.

 

Bestyrelsesmøde den 5.7.17

Referat.

Tilstede: Dorthe Bøgelund Frisch, Anette Theis, Pia Christensen, Olfert Brink, Birte Bøgeløv.

Dagsorden:

  1. Orientering fra Dorthe
  2. Opgavefordeling
  3. Liste over stikord til årshjul
  4. Fremadrettet fokus, bl.a Præmiefest den 27.8. på H/F Stadion
  5. Eventuelt

 

Ad 1. Orientering.

Dorthe har talt med Park og Vej, Lyngby-Tårbæk kommune v/Michael ? . De har set på to haver i Bredely, hvor der er behov for, at kommunen udbedrer eller vedligeholder. Det drejer sig bl.a. om den invasive Pileurt, som nu er i en have og en del grene fra skovens træer, som hænger ind en anden have.

Michael er fremover vores kontaktperson, og han og Dorthe skal senere besigtige området for at få overblik over, hvad der er brug for, at kommunen løser opgaven samt inddrage de medlemmer, hvis haver det vedrører.

NOK har nu udformet et forslag til de generelle regler i den nye lejeaftale og dette sendes til kommunen den 7.7.17. Vi kender endnu ikke forslaget i detaljer. Dette forslag skal gælde alle haveforeninger i kommunen. Efterfølgende skal Bredelys særlige ønsker og behov drøftes og forhåbentlig tilføjes.

Ad 2. Opgavefordeling.

Dorthe har udarbejdet en liste med opgavefordeling mellem bestyrelsesmedlemmerne.

(Denne vedlægges)

Ad 3. Årshjul

Vi drøfter de faste møder, gøremål o.a., der pt kendes for det kommende år.

Pia vil komme med et forslag til kalender/årshjul.

Ad 4. Fremadrettet fokus.

Anette, Dorthe og Pia tilmeldes jurakurset, som afholdes den 10.9.17

Birte opsætter, senest den 13.8., en orientering i skabene om præmiefesten den 27.8. i H/F Stadion.

Bredely skal også holde en præmiefest. Vi stiler mod fredag den 1.9. kl 18. Dorthe kontakter Festudvalget. Der er søgt økonomisk støtte til kurvene hos Bikuben (det blev efterflg oplyst, at vi har fået tildelt et beløb)

Næste år i august har vores haveforening 80 års jubilæum. Det vil kræve en del planlægning, hvorfor vi allerede nu skal begynde at overveje hvilken form, indhold og økonomi, vi skal arbejde med. Festudvalget skal inddrages.

Ad 5. Eventuelt.

Vi skal orienterer nuværende medlemmer om, at der ikke er en 2 års regel for, hvornår man kan købe et andet hus i Bredely.  De, der evt er interesseret, kan lade sig skrive op på den interne venteliste og vil så få forkøbsret, når et hus sættes til salg. Det har tidligere været drøftet/besluttet på en generalforsamling, men der er kommet nye medlemmer til – eller det gået i glemmebogen.

Der er pt en del henvendelser fra borgere i kommunen, som ønsker at blive skrevet på venteliste.

Vi aftaler at fastholde bestyrelsesmøder 1 x mdl., men kan aflyse mødet, hvis der ikke er aktuelle – presserende emner. Derudover forsøger vi at holde november og december mødefri. Januar mødet har normalt mange emner og opgaver.

Næste møde mandag den 14.8. kl 17.

 

Virum den 14.7.17

Birte Bøgeløv, sekretær

 

Referat af bestyrelsesmødet den 1.6.17

 

Tilstede var : Dorthe Bøgelund Frisch, Annette Theis, Pia Christensen, Olfert Blink, Birte Bøgeløv

 

Dagsorden:

  1. Konstituering af bestyrelse
  2. Orientering fra Annette. Hvad er der pt gang i.
  3. Orientering fra Dorthe.
  4. Fremadrettet fokus
  5. Evt.

Ad 1. Konstituering af bestyrelsen.

Dorthe er på generalforsamlingen valgt som formand

Pia er på generalforsamlingen valgt som kasserer.

Annette fortsætter som næstformand

Birte, sekretær

Olfert, ordinært medlem

 

 Ad 2. Orientering fra Annette.

Annette har deltaget i tre hussalg.

Nr 28  er solgt . Tidligere ejer  har forespurgt  sit forsikringsselskab om ejerskifteforsikring og fået oplyst, at det ikke kan tegnes. Derfor har de nye ejere købt havehuset som beset, hvilket er nedskrevet i et bilag og ikke i kontrakten. Det undersøges nu af forbundets advokat, om det bør/kan indgå som en del af købsaftalen.

Nr 22 har været fremvist til de fleste fra ventelisten, men de ønskede ikke at købe. Derimod kan et af haveforeningens  købe med forkøbsret, hvis det bliver aktuelt.

Nr 21 er blevet solgt. Også her blev salgsprisen reduceret svarende til 20 m2 af bygningerne,  og de overbebyggede m2  indgik ikke i salgsprisen

Ad 3. Orientering fra Dorthe.

  1. Dorthe sætter sedler op med orientering om tidspunkt, og at man skal melde fra, hvis man ikke ønsker at deltage. Efter haverundgangen inviterer bestyrelsen gæsterne på en bid mad.
  2. Dorthe tager kontakt med VVS med henblik på opsætning af høj vandhane på toilettet, som vedtaget på generalforsamlingen.
  3. Kolonihaveforbundet afholder forskellige kurser, og Dorthe anbefaler, at vi deltager i jura/bestyrelsesansvar den 10.9.17. H/F betaler kursusgebyret a kr 250,-. Birte kan ikke deltage pga ferie. Olfert melder fra. Øvrige vil senere give endeligt svar . Tilmeldingsfrist 7.8.17
  4. Olfert kigger på døren til depotrummet. Den binder.
  5. Vi skal have fokus på, at vi næste år har 80 års jubilæum, så vi i god tid finder ud af, hvordan vi vil markere det. Bestyrelse og festudvalg vil indledningsvis mødes, og der skal søges fondsmidler/sponsorstøtte.
  6. Nordøstsjællandskredsen (NOK) har fået nyt domicil på Lindegården i Bondebyen. Næste kredsmøde er den 12.6.17.

Ad 4. Fremadrettet fokus.

  1. Vi skal have afklaret tidspunkt for de gensidige havevurderinger. Vi ved endnu ikke, hvem der besøger os, og hvilken H/F vi skal besøge.
  2. Som vi blev orienteret om på generalforsamlingen har Lyngby-Tårbæk kommune bedt Kolonihaveforbundet om et forslag til en ny lejeaftale. Det er for tidligt at sige noget om, hvordan forslaget bliver, eller hvordan kommunen vil forholde sig til det. Kredsens næstformand Carsten Christensen oplyste på generalforsamlingen, at man vil inddrage havemedlemmerne – via bestyrelserne – i kommunens haveforeninger,  før det endelige forslag færdiggøres.

Pt er det kredsens hensigt at få lovliggjort de eksisterende bygninger – dvs uden nedrivning – og         fremover tillade en bebyggelsesgrad på 10% af grundens størrelse. Det er pt usikkert, hvordan drivhuse skal indgå, men eksisterende  drivhuse søges lovliggjort, som de er. Vi håber på en positiv udmelding, når kredsbestyrelsen mødes den 12.6.  Da Dorthe og Annette deltager i mødet, vil vi søge at give dem information og argumenter med, som kan støtte vores forslag.

  1. Referenten sender referatet til godkendelse hos øvrige bestyrelsesmedlemmer, og derefter lægges det på haveforeningens hjemmeside.

 Næste bestyrelsesmøde: den 5.7.17 kl 17.

Birte orienterer suppleanterne, Karina og Helle, m.h.b deres evt deltagelse.

  

Referent,

Birte, sekretær.