Referat af bestyrelsesmøde 3. juni 2024  
I Fælleshuset

Til stede: Nadia have 29, Lis have 20, Bent have 35, Pia Have 10 og Anette have 16

Godkendelse af sidste referat: godkendt

1. Konstituering af bestyrelsen:
   Bestyrelsen fortsætter uændret:
   Næstformand: Kjeld, træder til i formandens fravær
   Sekretær: Nadia

2. Godkendelse af referat fra GF:
   Der er lige et par rettelser, men ellers er det godkendt. Anette får det underskrevet og så sendes det ud til alle medlemme
3. Orientering fra formanden:
   Opfølgning på fællespligt fra foråret. Alle, der meldte afbud har efterfølgende fået opgaver, som de har udført. Der mangler opfølgning på en enkelt og en som udfører sine opgaver i den kommende tid.
   
   Anette har kontakt med banken om opsparing. Der kan ikke laves en bundet opsparing på kr. 150.000 i 6 måneder. Det kræver en opsparing på kr. 2 mill. Der kan oprettes en konto med en renteindtægt på 1,75%, men som koster penge at hæve på. Anette undersøger HVAD prisen er og om der er andre muligheder. Der mangler svar fra banken på den seneste kontakt
   
   Anette efterlyser forslag tilsteder at søgefondsmidler ud over Fog, Nordea og DDB. Prøver at søge dem, men kom gerne med andre forslag. Anette vil prøve at tale med den tidligere formand fra Lundtoftehaverne, hun har søgt mange fondsmidler.
   
   Vi skal have havebedømmelser i juni og juli måned. Der vil blive skrevet ud til medlemmerne og hængt opslag om.

 

4. Status fra kassereren
   Der har ikke været særlig mange bevægelser siden sidste møde. Lis fremlægger kvartalsregnskab ved næste møde
5. .

 

4.  

     

Orientering fra bestyrelsen:

Forespørgsel til, om der findes regler for bredden på vores hække. Der er nogle steder hvor havegangen er meget smal fordi hækkene er meget brede. Vi aftaler at, når vi sætter opslag om klipning af hække til august, opfordrer vi også til at hækkene klippes ind.

 

Drøftelse af det gode fællesskab. Nogle medlemmer oplever, at der er nogen som ikke hilser. Det kan vi kun opfordre til at man gør.

 

Af hensyn til børn og hunde opfordrer vi til at lågerne i stå åbne, men at man lukker dem efter sig.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• Planlægning af kommende arrangementer

Spille/hyggedag i går var en rigtig god dag. Vi kan kun opfordre til at flere deltager næste gang. Der var spil, kage og kaffe, masser af hyggeligt samvær og en super dejlig buffet til egen grillmad.

 

Dato for sommerfest bliver 24/8 eller 31/8.

 

 

• Næste møde:

Mandag d. 29/7- 24 kl. 10-12 i fælleshuset

 

Referat af bestyrelsesmøde 15/04 2024

 Til stede: Kjeld have 32, Nadia have 29, Lis have 20, Bent have 35 og Anette have 16

 Godkendelse af sidste referat 11/03 2024:

Referat godkendt.

2. Orientering fra formanden:

Drøftelse om udlejning af fælleshuset.

Pr. 1. maj henter Forsyningen vores affald, som de plejer at gøre, så efter fællesarbejdet, kan vi begynde at smide skrald i containerne og på et tidspunkt kommer der også en sorteringsordning.

3. Status fra kassereren, herunder budget 2024

      Som tidligere nævnt, er forsikringen steget, el er steget, Kredsen, haveleje til Kommunen osv.

      Derfor kan der blive tale om en haveleje stigning i det nye år, men det vil blive drøftet på GF.

      4. Orientering fra bestyrelsen:

Der er kommet et tilbud på gulv i fælleshuset på 24.000,- plus moms.

Anette vil søge legater til forbedringer i vores Forening, så vi kunne få gulvet indover.

5. Planlægning af fællesarbejde 20/04 2024

Der vil være frokost efter fællesarbejdet.

6. Forberedelse af GF

Vi har drøftet GF og alt er godt.

Anette er trådt ud af vurderingsvalget i Kredsen og Søren er blevet spurgt og har takket ja, men skal først vælges af havemedlemmerne.

HUSK at sætte kryds😉

– Spilledag 02/06 2024 (Udendørs spil og hygge)

– Sankt Hans 23/06 2024

– Sommerfest 17/08 2024

7. Næste møde:

03/06 2024 kl 10.00 i Fælleshuset.

 

Referat af bestyrelsesmøde 11/03 2024

Til stede: Kjeld have 32, Nadia have 29, Lis have 20, Bent have 35 og Anette have 16

1. Godkendelse af sidste referat:
   godkendt
2. Orientering fra formanden:

– Vores havekonsulent Grethe Bjerregaard tilbyder at komme på besøg og give gode råd, hvis der skulle være brug for det. Det er dog et krav at 10% af haveforeningen er til stede. Før i tiden betalte vi den ene halvdel til Grethe og den anden til Kredsen. Kredsen tager ikke længere penge for det.

– Der vil være præmiefest søndag d 18/08 kl 10.00 i Solvang i Gentofte og alle er velkomne. Det er en hyggelig dag med præmieoverrækkelser, frokost og god stemning.

Der er problemer med låsen  i lågen til havegang 2. Kontakter låsesmed.

3.  Status fra kassereren, herunder budget 2024

      -Alt i alt, ser det fint ud og årsregnskabet stemmer. Budget vil blive udarbejdet.

 – Alting stiger, forsikring, el og Kredsen og der er derfor tale om en haveleje stigning, som vi vil  drøftes til GF.

4. Orientering fra bestyrelsen:

Venter på et tilbud fra gulvmanden vedr. ny gulvbelægning i fælleshuset.

5. Planlægning af fællesarbejde 20/04 2024

Der vil være frokost efter fællesarbejdet.

Afbud er begyndt at komme. Vi kigger på opgavelisten ved næste møde.

6. Forberedelse af GF

– Der vil være kaffe/te og croissanter.

– Lis, Keld og Nadia er på valg i år og genopstiller.

– Anne-Mette Dall er revisor og er også på valg og genopstiller.

– Der vil bl.a. blive drøftet haveleje, grøn container, klipning af hæk ift om vi skal tilbage til en fast   dato.

– Svar på lås på døren til mellemgangen fra Keld.

– Festudvalg

7. Fester/arrangementer 2024

– Vi har besluttet os for, at sætte nogle datoer for sommerens aktiviteter, så vi håber at alle, allerede nu, kan sætte kryds i kalenderen.

– Sankt Hans 23/06 2024

– Sommerfest 17/08 2024

– Spilledag 02/06 2024 (Udendørs spil og hygge)

8. Næste møde:

15/04 2024 kl 10.00

 

Referat af bestyrelsesmøde

Mandag d. 18. se 2023 kl. 10. 00 i Fælleshuset

Til stede: Anette (have 16), Kjeld (have 32)), Bent (have 35), Nadia (have 29) og Heidi Andersen (have 33 – suppleant,

Fraværende: Lis Hansen (have 20) og Pia Christensen (have 10 – suppleant)

Referent: Sekretær Nadia

Dagsorden/referat:

1. Opfølgning på sidste referat

Referat godkendt

2. Orientering fra formanden

Vi har fået henvendelse fra et medlem, som ønsker flere nyheder, men vi har valgt at holde det simpelt og kun sende nyheder ud efter vores bestyrelsesmøder eller hvis der sker noget i mellem møderne. Intet nyt er godt nyt. Enighed om at vi oplever ro i foreningen. Det glæder os.

Vi har tidligere aftalt først at tage kontakt til Ulrik Skovgaard på kommunen mår vi havde endeligt svar på henvendelsen til Borgmesteren, men vi har endnu intet hørt. Derfor kontakt til Ulrik vedr. tag på fælleshus, afløb fra fælleshus, hegn langs kanten til skoven, samt i have 37 og en snak om beskæring som ligger i skoven op af hegnet.

Drøftelse af el-prisen på 10 kr pr kvt. Enighed om at vi fastholder prisen på el på 10,-, da vi har tjekket prisen igen og i øjeblikket ligger den på ca. 7,85 incl alle afgifter mm,- og går op og ned, og ellers går overskuddet jo til fælleskassen.

Efter 1/10 sparer vi kr. 1.000 på at oprette vi en mobilepay-konto, hvis man ønsker at betale til leje af fælleshus mm. Gebyr pr. handel er på 1%, svarende til 1 kr. pr. 100 kr.

3. Status fra Kassereren

11 lejere mangler at betale haveleje… der kan stadig betales kontant på  lørdag til fællesarbejdet

4. Orientering fra bestyrelsen

Intet

5. Stiftelsesfest 14/10

Heidi og Nadia søger efter sponsorgaver. Søren ændrer fane på hjemmesiden fra ”nyttige links” til ”Bredelys venner” – til sponsor navne.

Anette bestiller mad. Heidi undersøger muligheden for kage med marcipanbånd ”Bredely 85 år” til fornuftig pris.

Vi arbejder på at få 25 tilmeldinger. Vi planlægger et festmøde når tilmeldingerne er i hus. Bliver mandag d. 2. oktober kl. 10 i fælleshuset.

6. Planlægning af fællesarbejde 23/9

Ordne 70-80 cm i skoven op til hegnet samt klippe grene – 6

Bed/sti/store græsplæne ved gl. fælleshus – 8

Rengøring af fælleshus – 3

Omkring fælleshuset – 6

Male fælleshus – dør og vinduer – Anne Marie

Male det gamle fælleshus – 3 – udsat

Tagrender på fælleshus – Søren T.

Beskære træer – Dan

Anette handler ind til frokost, Pia og Nadia serverer.

Indkøb: (Anette)

• Snack og drikkevarer
• Malerdragter, pensler, maling,

7. Lukning af vand d. 29/10

Steffen og Kjeld lukker kl. ca 10

8. Samle blade d.26/11

Frivilligt at deltage. Vi ser hvilke opgaver der er tilbage efter fællesarbejdet, men ellers beder vi dem der skal have opgave om at deltage d. 26.

9. Næste møde

Mandag d. 23/10 kl. 10-12, enten i fælleshuset eller hos Anette. Bliver sidste møde i år. Vi planlægger et møde i januar 2024.

 

10. Eventuelt

 

 

Referat af bestyrelsesmøde

Mandag d. 21. august 2023 kl. 10. 00 i Fælleshuset

 Til stede: Anette (have 16), Kjeld (have 32), Lis Hansen (have 20), Heidi Andersen (have 33 – suppleant,)

Fraværende: Nadia (have 29), Bent (have 35) og Pia Christensen (have 10 – suppleant)

 Referent: Anette (have 16)

Dagsorden/referat:

1. Opfølgning på sidste referat

Referat godkendt

2. Orientering fra formanden

Fra 2024 bliver det gratis for foreningerne at få havekonsulent Grethe Bjerregaard på besøg i foreningerne en gang om året i op til 3 timer. Hun kan komme med et oplæg efter ønske og/eller gå på havevandring eller hvad foreningen måtte ønske 10% af haverne skal deltage.

Der vil også blive arrangeret en event, for alle kredsens medlemmer,  med Grethe Bjerregaard. Den vil blive præsenteret senere, men vil blive afholdt ved næste sæsons begyndelse.

Ulrik Skovgaard fra kommunen er kontaktet vedr. den gren der er faldet ned og har ødelagt hegnet ved havegang 1. Han kommer og kigger på det.

Vi har modtaget mail fra et medlem om manglende referater fra vores møder på hjemmesiden. Godt at der bliver reageret, så vi kan rette op på det.

Anette har fået et tip fra en anden foreningsformand om Nordea fonden. Vi aftaler at prøve at søge midler der. Vi overvejer et nyt gulv i fælleshuset – Kjeld får et tilbud. Vores 2 grill er også slidte og mangler lavasten. Vi taler om det på næste møde igen. Vi søger først når vi har nogle priser.

3. Status fra Kassereren

Kassereren oplyser, at alt ser fint ud. Der bruges ikke mange penge, primært på faste udgifter til driften.

4. Orientering fra bestyrelsen

Heidi fortæller, at de i have 33 forsøger at dække af for ræve under deres hus. Henrik har også lappet et hul i hegnet, hvor rævene er set gå i gennem.                 

5. Stiftelsesfest 2/9

Der er ikke tid nok til 2/9, så vi forsøger at flytte festen til d. 16/9- 23 kl. 11.00.

Der skal mindst deltage 25 personer.

Forslag om egenbetaling.

6. Fællesarbejde 23/9 – med frokost?

Festudvalget arrangerer frokost.

Vi tager udgangspunkt i listen fra forårets fællesarbejde. Dertil kommer:

Male det gamle fælleshus.

Male dør og toiletvinduer på fælleshuset, samt rette fejl fra tidligere.

7. Næstemøde

Mandag d. 18. september 2023 kl. 10 i fælleshuset

 Eventuelt

Ved fællesarbejde skal skal havegangen tages helt ned til have 37, dog ikke 30-40 cm fra hækken, som de enkelte havelejere skal skal holde, i lighed med alle andre haver.

 

Referat af bestyrelsesmøde

Mandag d. 19.. juni 2023kl. 10. 00 i Fælleshuset

 Til stede: Anette (have 16), Kjeld (have 32), Nadia (have 29), Lis Hansen (have 20), Bent Karll /Have 35) Heidi Andersen (have 33 – suppleant, deltog i de første 30 minutter)

 Fraværende:

 Referent: Nadia (have 29)

Dagsorden:

1. Opfølgning på sidste referat

Referat godkendt

2. Orientering fra formanden

Opsummering af brev til borgmesteren

Venter på skriftlig tilbagemelding fra kommunen ift at åbne lågen ind til skoven

Udvikle en lejekontrakt til leje af fælleshuset

Kjeld kigger på om det kan lade sig gøre med nøgle til døren fa gangen til fælleshuset, eller om man fortsat skal udenom

I sommerhalvåret skal lågerne være åbne fra 08-21 hver dag. Anette og Søren åbner om morgenen og lukker af kl 21.00

Hvornår og om der skal klippes hæk 2 gangeårligt bliver frivilligt, dog skal der klippes hæk 1 gang og skal gøres senest første weekend i september. Tages op på GF næste år og skrives evt. ind i ordensreglerne.

Vedr. havebedømmelser er 8 haver sendt til vurdering hos Havekonsulent  Grethe Bjerregaard.

3. Status fra Kassereren

Regnskab følger budget. God indtægt på udlejning af fælleshuset til Kredsmøder.

Orientering godkendt.

4. Orientering fra bestyrelsen

Nadia fortæller, at der har været tvivl om omfanget af almindeligt fællesarbejde. Tidligere var det fra cykelskuret og til have 25. Hvis det er længere er det meget tidskrævende.

Det blev ændret ved GF i 2022, spørgsmålet er om det skal ændres tilbage igen. Alle haver skal jo passe hæk og gangareal foran egne haver? Det vil vi overveje at bringe op på GF næste år.

Af de gældende ordensregler står der:

Almindeligt fællesarbejde omfatter:

• Det store bed langs med skoven renses for ukrudt.
• Plænen bagved have 12 slås og rives.
• Gangareal ved cykelskur ved have nr. 6 til og med have 17 samt gangarealet fra have 25 til have 37, renses for ukrudt og rives.
• Areal ved fælleshus, plænen slås, fliserne fejes, arealet rundt om huset renses og rives.
• Bedet mod Bredebovej og bed mod have 8 (det med møllehjulet) renses for ukrudt.

5. Fondsmidler

På GF blev det besluttet at afskaffe vores præmiekurve. Bestyrelsen beslutter, at der alligevel søges det vanlige beløb til brug for fællesskabet.

6. Festudvalg – arrangementer – økonomi

Haven fylder 85 år i år (Stiftelsesfest)

Forventes afholdt lørdag d. 2. september

Der er i budgettet afsat kr. 5.500 til festen.

7. Opfølgning på jurakursus

Anette, Kjeld og Nadia deltog i jurakursus.

Det var et godt og gennemskueligt kursus. Bredely er meget godt med på reglerne.

Ellers er der adgang til juridisk bistand i Forbundet. Det er muligt at tilkøbe en gennemgang af vores vedtægter i juridisk afdeling i Forbundet. Anette undersøger prisen.

Anette følger op på reglerne om overdragelse til medlejer.

8. Næstemøde

Mandag d. 21. august 2023 kl. 10 i fælleshuset

9. Eventuelt

God sommerferie

 

Referat af bestyrelsesmøde

Mandag d. 22. maj 2023kl. 14.00 i Fælleshuset

Til stede: Anette (have 16), Kjeld (have 32), Nadia (have 29), Bent Karll /Have 35)

 Fraværende: Kasserer Lis (Have 30)

 Referent: Nadia (have 29)

Dagsorden:

1. Opfølgning på sidste referat

Referat godkendt

 

2. Orientering fra formanden

. Konstituering af bestyrelsen:

Kjeld: næstformand

Nadia: sekretær

Bent: bestyrelsesmedlem

Anette orienterede fra mødet med borgmesteren.

Gruppen, som havde aftalt mødet med borgmesteren, har skrevet et resume fra mødet og sendt til borgmesteren og formanden for Byplan. Det vil senere blive udsendt til alle medlemmer.

Anette skriver også til dem om lågen til skoven, om bagatelgrænser i forbindelse med lovliggørelse og et forslag til fordeling af bebyggelsesgrad.

Kredsformanden er også orienteret.

3. Orientering fra bestyrelsen

Intet                                                                                                                                                        

4. Status fra kassereren, herunder budget 2023

Udsættes til næste møde. Anette og Lis er i kontakt med hinanden. 

5. Evaluering af fællesarbejde d. 22. april

Dagen gik godt. Vi sluttede kl. 11 pga Søren Lykkes bisættelse. De, som havde meldt afbud, gjorde arbejdet færdigt d. 6. maj, hvor vi dog ikke fik malet fælleshuset, Anette sender mail ud med forslag til datoer, hvor det kan blive malet

6. Evaluering af GF

Gik godt.

Anette inviterer Ulrik fra LTK til at komme i forhold til tag, hegn og brønd.

Kjeld undersøger priser i forhold til lås på døren til gangen. 

7. Havebedømmelser

På GF blev det besluttet at vi kun indstiller til 1. præmie. Anette laver aftaler med en anden haveforening om gensidigt at bedømme haver. Det bliver i løbet af juni. Anette skriver ud til medlemmerne.

8. Næstemøde

Mandag d. 19. juni kl. 10 i fælleshuset 

9. Eventuelt

Intet

                     

Referat af bestyrelsesmøde

19. april 2023 kl. 14-16 hos Anette

Til stede: Anette (have 16), Kjeld (have 32), Nadia (have 29), Lis Hansen (have 20) og suppleant Vibeke (have 15)

Fraværende: ingen

Referent: Nadia (have 29)

Dagsorden:

1. Opfølgning på sidste referat

Er gennemgået.
Referat godkendt

2. Orientering fra formanden

Mikkel fra have 1, tog billeder da vi samlede blade væk i november. Anette kontakter med dem der er med på de gode billeder. Må vi bruge billederne, enten til ophængning i Fælleshuset eller på vores hjemmeside? Eller vil de selv have billederne? Kontakten kan evt. ske på GF

Overskydende borde fra vores nuværende fælleshus, er kommet ned i vores gamle fælleshus til opbevaring.

Vi har modtaget 30 L maling fra kommunen, til maling af fælleshuset.

Vi har sendt blomster til Sørens begravelse og blomster hjem til Tove.

3. Orientering fra bestyrelsen

Vi synes at det kunne være en god idé, hvis vi fandt et nyt festudvalg, så vi kunne få vores frokost tilbage efter fællesarbejdet og skabe et hyggeligt og godt sammenhold. Nadia melder sig som den første….                                              

4. Status fra kassereren, herunder budget 2023

Alt ser fint ud.

        5.  Brev fra Kolonihaveforbundet

Aftalt at følge oplægget fra NOK mødet og sende breve ud til alle medlemmer

6. Planlægning af fællesarbejdet d. 22/4-2023

Vi følger planen med de opgaver vi har aftalt. Vi må tage højde for at flere gerne vil til Sørens Lykkes bisættelse kl. 13.

7. Forberedelse af GF, herunder beretning

Vi er klar til GF. Anette skriver et forslag til beretningen og sender den ud til bestyrelsen.

Anette fremlægger regnskab 2022 og budget 2023, idet Anette har bogført det meste af 2022 og fået regnskabet revideret.

På dagen mødes bestyrelsen kl. 9.

8. Næstemøde

Mandag d. 22. maj kl. 14 i Fælleshuset.

        9. Eventuelt

Intet

 

 

 

 

 

Til stede: Anette (have 16), Kjeld (have 32)), Bent (have 35), Nadia (have 29) og Heidi Andersen (have 33 – suppleant,

 

 

Fraværende: Lis Hansen (have 20) og Pia Christensen (have 10 – suppleant)

 

Referent: Sekretær Nadia

 

Dagsorden/referat:

 

1. Opfølgning på sidste referat

Referat godkendt

 

2. Orientering fra formanden

Vi har fået henvendelse fra et medlem, som ønsker flere nyheder, men vi har valgt at holde det simpelt og kun sende nyheder ud efter vores bestyrelsesmøder eller hvis der sker noget i mellem møderne. Intet nyt er godt nyt. Enighed om at vi oplever ro i foreningen. Det glæder os.

 

Vi har tidligere aftalt først at tage kontakt til Ulrik Skovgaard på kommunen mår vi havde endeligt svar på henvendelsen til Borgmesteren, men vi har endnu intet hørt. Derfor kontakt til Ulrik vedr. tag på fælleshus, afløb fra fælleshus, hegn langs kanten til skoven, samt i have 37 og en snak om beskæring som ligger i skoven op af hegnet.

 

Drøftelse af el-prisen på 10 kr pr kvt. Enighed om at vi fastholder prisen på el på 10,-, da vi har tjekket prisen igen og i øjeblikket ligger den på ca. 7,85 incl alle afgifter mm,- og går op og ned, og ellers går overskuddet jo til fælleskassen.

 

Efter 1/10 sparer vi kr. 1.000 på at oprette vi en mobilepay-konto, hvis man ønsker at betale til leje af fælleshus mm. Gebyr pr. handel er på 1%, svarende til 1 kr. pr. 100 kr.

 

3. Status fra Kassereren

11 lejere mangler at betale haveleje… der kan stadig betales kontant på  lørdag til fællesarbejdet

 

4. Orientering fra bestyrelsen

Intet

                                           

 

 

 

 

 

 

 

5. Stiftelsesfest 14/10

Heidi og Nadia søger efter sponsorgaver. Søren ændrer fane på hjemmesiden fra ”nyttige links” til ”Bredelys venner” – til sponsor navne.

Anette bestiller mad. Heidi undersøger muligheden for kage med marcipanbånd ”Bredely 85 år” til fornuftig pris.

Vi arbejder på at få 25 tilmeldinger. Vi planlægger et festmøde når tilmeldingerne er i hus. Bliver mandag d. 2. oktober kl. 10 i fælleshuset.

 

6. Planlægning af fællesarbejde 23/9

Ordne 70-80 cm i skoven op til hegnet samt klippe grene – 6

Bed/sti/store græsplæne ved gl. fælleshus – 8

Rengøring af fælleshus – 3

Omkring fælleshuset – 6

Male fælleshus – dør og vinduer – Anne Marie

Male det gamle fælleshus – 3 – udsat

Tagrender på fælleshus – Søren T.

Beskære træer – Dan

 

Anette handler ind til frokost, Pia og Nadia serverer.

 

Indkøb: (Anette)

• Snack og drikkevarer
• Malerdragter, pensler, maling,

 

7. Lukning af vand d. 29/10

Steffen og Kjeld lukker kl. ca 10

 

8. Samle blade d.26/11

Frivilligt at deltage. Vi ser hvilke opgaver der er tilbage efter fællesarbejdet, men ellers beder vi dem der skal have opgave om at deltage d. 26.

 

9. Næste møde

Mandag d. 23/10 kl. 10-12, enten i fælleshuset eller hos Anette. Bliver sidste møde i år. Vi planlægger et møde i januar 2024.

 

10. Eventuel

 

 

Referat af bestyrelsesmøde

Mandag d. 3. marts 2023 kl. 14-16 hos Anette

 Til stede: Anette (have 16), Kjeld (have 32), Nadia (have 29), Lis Hansen (have 20) og suppleant Vibeke (have 15)

 Fraværende: Søren Lykke (have 13)

 Referent: Nadia (have 29)

Dagsorden:

1. Opfølgning på sidste referat

Er gennemgået.

Referat godkendt

2. Orientering fra formanden

. Ifølge medier og Forsyningens hjemmeside, må borgere i LTK ikke selv åbne de blå cylindere i fortovet. Anette har ringet til Forsyningen og talt med leder Mikkel Nielsen. Aftalen er, at HF Bredely fortsat åbner og lukker for vandet som vi plejer.

Mikkel fra have 1, tog billeder da vi fejede blade væk i november. Anette kontakter med dem der er med på de gode billeder. Må vi bruge billederne, enten til ophængning i Fælleshuset eller på vores hjemmeside? Eller vil de selv have billederne? Kontakten kan evt. ske på GF

Repræsentantmøde 20/3 i Kredsen, Anette, Kjeld og Nadia deltager.

Bestyrelsen fortolker lejekontrakten vedr. drivhus, som at man må have et drivhus på 10 m2, eller 2  på 5m2 hver. Blot de 10 m2 samlet set overholdes.

Prisen på gas er steget. Ved udlejning af grill stiger gas prisen til 25 kr. pr. kg.

Have 13 er sat til salg. Vi afholder Åbent Hus på søndag d. 5. marts kl. 11. Anette, Kjeld, Nadia og Vibeke deltager. Der er tilmeldt 12 fra ventelisten, som er opdelt i 3 hold.

3. Orientering fra bestyrelsen

Festudvalget er indtil videre Nadia have 29 og Pia have 10, så vi skal derfor finde 2 personer mere som vil være med.                                                                                                                                                                                                                                    4.  Status fra kassereren, herunder budget 2023

Regnskab for 2022 er gennemgået. Anette får regnskabet revideret d. 22. marts 2023.

Forslag til budget for2023 blev fremlagt og godkendt.

Til GF anbefales havelejen fastholdes uændret, med mindre der opstår ændringer på GF.

5. Forberedelse til GF 2023

Anette sender et forslag til indkaldelse ud til bestyrelsen. Vi har i dag gennemgået punktet om valg af tillidsfolk. Anette spørger Bent om han genopstiller som revisor.

Vi skal have et punkt om Festudvalg og om Fælleshuset.

Vedr. badebassin i haverne, tages det med i beretningen.

6. Fællesarbejde 22. april

Vi har talt om følgende opgaver:

• Ordne 70-80 cm i skoven op til hegnet samt klippe grene – 6
• Bed/sti/store græsplæne ved gl. fælleshus – 8
• Rengøring af fælleshus – 3
• Omkring fælleshuset – 6
• Male fælleshus – 5+ (hvis vi når at få maling)
• Tagrender på fælleshus – Søren T. + 1
• Pudse vinduer på fælleshus – 2
• Vaske gardiner – 1

7. Næstemøde

Onsdag d. 19. april kl. 14 hos Anette

 Eventuelt

Intet

 

Referat af bestyrelsesmøde

Mandag d.25. januar 2023 kl. 14-16 hos Anette

 Til stede: Anette (have 16), Søren (have 13), Kjeld (have 32), Nadia (have 29) og suppleant Vibeke (have 15)

 Fraværende: Lis (have 20)

 Referent: Nadia (have 29)

Dagsorden:

1. Opfølgning på sidste referat

Er gennemgået.

Referat godkendt

2. Orientering fra formanden

Hængt ny kalender for2o23 op i fælleshuset.

Anette har lavet ny kode til vores nøgleboks i ”telefonboksen”.

Anette har talt med Ulrik fra kommunen ang hegn, maling af huset, åbning af port mod skoven, skovens træer, rensning af taget plus kloak. Afventer at Ulrik kommer med en dato for møde med ham.

3. Orientering fra bestyrelsen

Vi synes at det kunne være en god idé, hvis vi fandt et nyt festudvalg, så vi kunne få vores frokost tilbage efter fællesarbejdet og skabe et hyggeligt og godt sammenhold. Nadia melder sig som den første….                                                                                                          

Status fra kassereren, herunder budget 2023

Udsættes til næste møde

5. Brev til medlemmerne med datoer m.m.

Udkast til brev og fællesarbejde er gennemgået og rettet til.

Vi afholder generalforsamling d 14. maj

Vi udsender brev med datoer for næste sæson ca 1. feb

6. Forberedelse til GF 2023

Udsættes til næste møde

7. Bestyrelsesmiddag hos Kjeld?

Udgået

8. Næstemøde

Onsdag d.22. feb kl 14.00 hos Anette

 Eventuelt

Intet

Referat af Bestyrelsesmøde

Onsdag d. 16. november 2022

Hos Anette

 Til stede: Lis have 20, Kjeld have 32, Vibeke (suppleant) have 15, Nadia Have 29 (suppleant) og Anette have 16

Fraværende: Karina have 21 og Søren Have 13

 Referent: Nadia                                                                                                                                

1. Ændring i bestyrelsen

Karina er trådt ud af bestyrelsen af personlige årsager. Nadia Bak er, som suppleant, trådt ind i bestyrelsen som sekretær.

1. Opfølgning på sidste referat

Ingen kommentarer til sidste referat.

2. Orientering fra formanden

3 personsager drøftet.

Vandforbrug blev aflæst i forbindelse med lukning af vandet. Der er brugt stort set den samme mængde vand på havegang 1, 3 og 4. Men på havegang 2 er der forbrugt dobbelt så meget. Anette skriver til medlemmerne på havegang 2.

Vi har modtaget en mail fra en ejendomsmægler, som tilbyder at udfærdige salgspapirer i forbindelse med handler.. Vi vælger at beholde vores nuværende advokat.

3. Orientering fra bestyrelsen

Intet

 Status fra kassereren

Kassereren udleverede oversigt over posteringer.

Kassereren gennemgik regnskabet.

5. Vintersæsonen – er der noget vi skal?

Vi skal planlægge næste sæson. Det gør vi i januar. Anette gennemgår vedtægter og ordensregler og ser om der er noget der skal revideres.

6. Frivilligt fællesarbejde med at samle blade d.19/11

Det ser ud til at vi bliver ca. 10.

Anette sørger for suppe og brød. Maja Have 28 kommer og hjælper i fælleshuset.

7. Næste møde og evt. bestyrelsesmiddag

Næstemøde hos Anette onsdag d. 25. januar 2023 kl. 14

Bestyrelsesmiddag afholdes hos Kjeld. Dato følger senere.

8. Eventuelt

Intet

 

Referat af Bestyrelsesmøde

Referat af Bestyrelsesmøde

Torsdag d. 14. september 2022

Hos Anette

Til stede: Søren have 13, Lis have 20, Kjeld have 32, Vibeke (suppleant) have 15 og Anette have 16

Fraværende: Karina have 21 og Nadia (suppleant) have 29

Referent: Anette                                                                                                                               

1. Opfølgning på sidste referat

Ingen kommentarer til referatet.

Vi mangler fortsat at få købt en computer til sekretæren. Kjeld har ikke mulighed for at få rabat. En pc vil koste ca 2.500 med tillæg af udgift til officepakken. Vi aftaler at  købe en renoveret brugt pc med officepakken, ca. kr. 2.000 i alt. Anette går videre med det.

2. Orientering fra formanden

Anette har været på Kolonihaveforbundets Kongres i Aalborg, hvor vores kredsformand Karsten Kehlet blev valgt til Forbundsformand.
Kredsen forventer at afholde et ekstraordinært repræsentantskabsmøde i oktober/november måned m.h.p. valg af en ny kredsformand. Nuværende næstformand Carsten Christiansen er kredsens indstilling.

Der afholdes afskedsreception for afgående Forbundsformand i Forbundet fredag d. 24/9-22. Invitation er hængt op på opslagstavlen.

Danske Bank har bekræftet, at Lis Hansen nu er vores kasserer. Anette overdrager til Lis d. 16/9-22.

3. Status fra kassereren

 Bogføring for september blev udleveret og drøftet.

Lis har ikke en printer. Det skal der findes en løsning på.

4. Evaluering af høstfesten

Enighed om at det var et godt og hyggeligt arrangement med god stemning.
Bestyrelsen er ked af at festudvalget er trådt tilbage, men håber at andre vil melde sig på den kommende GF.

 Fællesarbejde 24/9

Der udarbejdes en liste over opgaver, som Søren Lykke præsenterer på dagen.

Vi starter som vanligt kl. 9 og forventer at slutte senest kl. 12. Da festudvalget er trådt tilbage, vil der ikke være fællesspisning efter fællesarbejde.

6. Næste møde

Aftales efter behov

 Eventuelt

Intet

 

 

 

                                                                                                                                               

 

 

 

 

Torsdag d. 18. august 2022

I Have 15

Samt

Ekstra møde mandag d. 22

I have 13

Til stede: Søren have 13, Lis have 20, Karina have 21, Vibeke (suppleant) have 15 og Anette have 16

Fraværende: Kjeld have 32 og Nadia (suppleant) have 29

Referent: Anette                                                                                                                               

 

1. Opfølgning på sidste referat

Ingen kommentarer til referatet.

Vi mangler fortsat at få købt en computer til sekretæren. Anette følger op på det.

 

2. Orientering fra formanden

Der afholdes NOK møde onsdag d. 24/8 på Lindegården. Anette deltager og Søren tilmeldes.

Danske Bank har bekræftet at de har modtaget alle nødvendige dokumenter for at gennemføre et kassererskifte. I nærfremtid sender de en kontrakt, som elektronisk skal underskrives af formand og kasserer.

Formanden har aftalt et telefonmøde med bankrådgiver Regitze midt i januar 2023 mhp på status. I den forbindelse vil banken orientere om hvilke forsikringer de kan tilbyde foreningen.

Anette har anmodet om lov til at afholde kredsbestyrelsesmøder i Bredelys fælleshus. Det vil gøre det lettere for hende.

Vi aftaler at Kedsen skal betale halv udlejningspris, da det kun er et møde på max 4 timer, svarende til 250 kr pr møde samt afregne el efter forbrug.

Møderne skrives på kalenderen.

I forbindelse med kassererskifte aftales det at den nye kasserer overtager opgaverne i forbindelse med vores venteliste. Mail via hjemmesiden sendes både til formand og kasserer.

Vi aftaler et max på ventelisten på 25 opskrivninger.

Der er flere af de nye borde i fælleshuset end der er plads til at sætte op. Vi aftaler at vi på sigt vilinvestere i en hyndeboks, som placeres i den gamle fælleshus og sætter de overskydende borde i den. På den måde kan vi passe på dem og ved hvor de er hvis der bliver brug for dem

 

3. Status fra kassereren

 Bogføring for juli og august blev udleveret og drøftet.

Prisen på el er steget fra 3 kr til 6 kr pr.kvm siden vores GF i maj. Der er varsel om at prisen kan stige til 10-12 kr pr kvm.

Prisen vil derfor stige ved udlejning og brug af fælleshuset til aktiviteter, til 10 kr pr kvm.

Dette skrives ud til medlemmerne i en mail.

 

4. Høstfest 3.september

Der har været ønske fra flere medlemmer om at fester også kan afholdes i dagtiden. Vi foreslår derfor festudvalget dette.

Af hensyn til vores budget gør den fungerende kasserer opmærksom på at vi skal holde udgifterne nede. Vi aftaler max 75 kr pr person.

Anette holder møde med festudvalget.

 

5. Låse/nøgler

Der er kommet en mail fra et medlem, som gør opmærksom på at flere har problemer med at låse sig ind i fælleshuset ved døren til toiletterne.

Det er en bekostelig affære at omstille alle låse og lave nye nøgler til alle. Det kan vi ikke gøre udenom GF.

Vi aftaler at opfordre medlemmet til at stille forslaget til GF i foråret. I mellemtiden undersøger bestyrelsen muligheder og priser. Søren påtager sig opgaven.

Efterfølgende har det vist sig at det kan lade sig gøre at få lavet en ny cylinder til døren, så de gamle nøgler kan bruges. Låsesmeden bestilles til udskiftning af cylinderen samt gennemgang og småreperationer på de øvrige låse i låger og det gamle fælleshus.

6. Opslagstavler

Bestyrelsen har modtaget mails fra flere medlemmer med forskellige ønsker til brug af vores opslagstavler. Vi beslutter følgende:

• Den store nye opslagstavle på fælleshuset er udelukkende til meddelelser til medlemmerne fra bestyrelsen
• Højre side af opslagstavlen i mellemgangen i fælleshuset er til kalender, oplysning om navne på bestyrelsen m.m.
• Venstre siden af samme opslagstave bliver til ”Medlem til medlem” informationer. Her kan der sættes opslag om aktiviteter m.m.
• Skabene på de 4 havegange (som Søren så flot har skabt, hovedsagelig af genbrugsmaterialer) er til egne ønsker. Bestyrelsen skal have plads til datoer om fællesarbejde, men vi gør sedlen mindre til den kommende sæson.

Vi beder til at aktiviteter og andet sættes op i alle fire skabe og fjernes igen når det ikke længere er aktuelt.

 

7. Næste møde

Onsdag d. 14/9 kl. 16.30-18.30 i fællrdhuset.

 

8. Eventuelt

Klippe hække inden d. 19/9

Opfordring til at minde medlemmerne om at rengøre gangarealet og hække foran egen have..

 

Referat af Bestyrelsesmøde

onsdag den 29. juni 2022 kl. 16.30 – 18.00

I Fælleshuset

Til stede: Søren, have 13, Lis have 21, Karina have 21, Kjeld have 32 og Anette have 16

Referent: Anette                                                                                                                               

1. Konstituering af bestyrelsen

Sekretær: Karina

Næstformand: Kjeld og Søren

Karina har ingen computer. Der skal derfor indkøbes en computer til foreningen. Karina og Kjeld undersøger mulighederne for et godt køb.

En liste med navne og kontaktoplysninger kommer op på opslagstavlen i fælleshuset og på hjemmesiden.

Kort orientering fra formanden. Af hensyn til beskyttelse af personoplysninger kommer der til at stå navne, havenumre, funktion i bestyrelsen samt e-mail til bestyrelsen.

2. Orientering fra formanden

Fra Kolonihaveforbundet er der plakater på vej til haveforeningen ”Om dit tip til den bæredygtige kolonihave”. Formålet er at dele alle bæredygtige initiativer med hinanden. Der kommer 3 plakater, som vi hænger op.

Søren Theis, have 16 udlejer fælleshuset. Han hjælper med diverse opgaver i fælleshuset, herunder at fylde op med papirhåndklæder og toiletpapir.

Det lille toilet er ofte stoppet. Søren og Søren har spulet brønden og konstateret at der var mange papirhåndklæder. Der er nu hængt en papirkurv op på det lille toilet til papirhåndklæder.

Kredsen afholder præmiefest i HF Lundtoftegård søndag d. 21/8-22 kl. 10.30.

I Bredely stiles mod præmie- og høstfest lørdag d. 3/9-22. Der har været flere ønsker om et frokostarrangement. Dette drøftes med festudvalget.

3. Status fra kassereren

Regnskab til dato, balance og bevægelser i maj måned udleveret af Anette. Gennemgået.

Aftalt at Anette sender papirer til banken mhp at få ændret kasserer. Alle i bestyrelsen skal aflevere legitimation (kopi af sundhedskort samt kørekort/pas)

Indtil videre fortsætter Anette.

4. Hvordan skal vi arbejde?

Vi melder intet ud før der er enighed i bestyrelsen.

Der skal altid være 2 bestyrelsesmedlemmer til stede ved kontakt med medlemmer i bestyrelsesmæssig sammenhæng.

Møder bliver aftalt fra gang til gang. Varighed max 2 timer. Der stiles mod møder i januar, marts, april, maj, juni, august, september, og oktober). I alt 8 møder. Ellers indkaldes ad hook. I de kolde måneder afholdes møderne privat.

Vi arbejder på at undgå at sende for mange mails til hinanden. De ting der kommer mellem møderne gemmer vi så vidt muligt til næste møde. Ellers stikker vi hovederne sammen eller ringer sammen.

Enighed om at vi hjælper hinanden.

Enighed om at invitere suppleanterne til bestyrelsesmøderne.

Følgende emner blev berørt. Dem skal der arbejdes videre med:

• nyt toilet eller reparation?
• Nyt gulv i fælleshuset
• Nye låse?

5. Næste møde

Onsdag d. 17/8-22 kl. 16.30 i have 21.

6. Eventuelt
   Enighed om at vi havde et godt og sjovt møde.

                                                                                                               

Referat af bestyrelsesmøde torsdag den 28. april 2022

Til stede: Anette, Nina, Annie, Anne-Mette og Vibeke

Dagsorden:

1. Valg af referent
2. Referatet fra sidste møde – opfølgning
3. Orientering fra formanden
4. Status fra kassereren
5. Orientering fra bestyrelsen i øvrigt
6. Forberedelse af generalforsamling – fordeling af diverse praktiske opgaver
7. Evaluering af fællesarbejde den 23.4
8. Lån af stige mm. fra fælleshuset – hvordan håndterer vi dette?Eventuelt herunder pkt. til næste møde

Ad. 1. Annie

Ad. 2. Intet at bemærke

Ad. 3. Forslag om at lave en pårørende seddel, som alle medlemmer kan udfylde, med oplysninger om nærmeste pårørende i tilfælde af pludselig opstået sygdom eller alvorlig ulykke i haven. Have 3 er stadig ledig, ny fremvisning den 3.5. Der har været afholdt repræsentantskabsmøde – intet at bemærke.

Ad. 4. Status på regnskabet gennemgås, gennemgang af regnskab og budget til generalforsamlingen. Påmindelse om, at alle hver især skal have en brandforsikring på deres hus, en regel fra Forbundets kongres i 2018, hvor det pålægges de enkelte bestyrelser at tjekke dette en gang om året.

Ad. 5. Stadig en gåde, hvordan vores vandrør løber ind i de enkelte haver. Der arbejdes videre på at få en professionel til at tjekke det eller leje en metaldetektor. Intet nyt om ræven, den er fredet til 1.9.

Ad. 6. Pga generelle stigninger på elafgift så sættes prisen op på el ved udlejning af fælleshuset, så prisen matcher den faktisk afgift. Anne-Mette vil blive foreslået til at tage referat til GF.

Problemet med nye udhængsskabe drøftes på GF. Fordeling af roller – hvem tager sig af hvad. Aftale om diverse indkøb. Vi starter med en sang. Hvis evt. ekstraordinær GF, så fastsættes datoen for dette til den 19.5 kl. 18. I så tilfælde bliver der udsendt en officiel indkaldelse.

Ad. 7. Dejlig dag med godt humør og god energi. De, som af en eller anden grund ikke kan deltage i fællesarbejdet, skal melde afbud på formandsmailen eller på formandens telefon, hvis det er akut samme morgen. Arbejdsopgaver til de forhindrede vil i fremtiden planlægges på efterfølgende bestyrelsesmøde.

Ad. 8. Formanden var blevet forkert orienteret omkring lån af stor stige og beklager henvendelsen til alle. Bestyrelsen vil snarest finde en løsning omkring stigen – det bliver meldt ud på mail til alle.

Ad. 9. Pkt. til næste bestyrelsesmøde: regler for brug af fælleshuset. Steffen har tilbudt at lave nye brønddæksler og halvtag på fælleshuset. For fremtiden begynder vi hvert bestyrelsesmøde med en haverunde.       

 

Referat af bestyrelsesmøde torsdag den 24. marts 2022

Dagsorden:

1. Valg af referent

2. Referatet fra sidste møde – opfølgning

3. Orientering fra formanden

4. Status fra kassereren

5. Orientering fra bestyrelsen i øvrigt

6. Kurser for bestyrelsesmedlemmer

7. Forberedelse af generalforsamling – udkast til dagsorden, bestyrelsens forslag til beslutninger (containere, havebedømmelser, fællesarbejdet …)

8. Gennemgang af vedtægterne

9. Gennemgang af ordensregler

10. Forberedelse af fællesarbejde den 23.4

11. Eventuelt herunder pkt. til næste møde

Til stede: Anette, Annie, Nina, Anne-Mette og Vibeke

Ad. 1. Annie

Ad. 2. Ingen bemærkninger

Ad. 3. Formand har forsøgt at få kortlagt alle vandrør i haven, hvor de ligger. Vi kan umiddelbart kun få oplysninger om hovedrør på havegangene. Bestyrelsen vil undersøge andre muligheder for at få kortlagt vandrør fx via Radius, metaldetektor, en VVS.

Kommunen er blevet bedt om at redegøre for proceduren ved nyt hus i en have, hvis det gamle skal rives ned. Når den endelige procedure foreligger, bliver det meldt ud til alle medlemmer.

Opdatering på ventelisten – ingen nye

Salg af have 29 er stadig i gang, forventes afsluttet i løbet af april.

Repræsentantskabsmøde 11.4 – Anette, Anne-Mette og Vibeke deltager.

Ved beskæring af skoven er hegnet flere steder ødelagt, dele af hegnet er allerede udbedret.

Rengøring af toiletter ved sæsonens start 1.4.

Ad. 4. Kasserer gennemgik regnskab til dato. Alle medlemmer har betalt haveleje. Budgettet fremlagt, vil også blive fremlagt til generalforsamlingen.

Ad. 5. Intet

Ad. 6. Drøftelse af kurser for bestyrelsen. God ide, at der på første bestyrelsesmøde i januar hvert år aftales kurser af hensyn til budgetlægning.

Ad. 7. Gennemgang af dagsorden for kommende generalforsamling, vil snarest blive udsendt til alle. Der blev bl.a. drøftet medlejer af haven som en mulighed, hvor en ny medlejer af haven, som skal have bopæl i kommunen, vil blive opkrævet et engangsbeløb på i alt 2900 kr. – 1500 kr. som indmeldelsesgebyr, 1400 kr. til fælleshuset. Den nye medlejer skal også underskrive en lejeaftale. Vedrørende fællesarbejdet vil bestyrelsen foreslå en ændring til at de ugentlige fællesarbejde ændres til hver 14. dag. Forslag fra bestyrelsen vedr. afskaffelse af grøncontainer samt ændring af procedure ved havebedømmelse. Forslag fra Dorthe have 32. Fast pkt på dagsorden – taletid til festudvalget.

Ad. 8. Forslag til tilføjelse vedr. salg af hus – skal drøftes og besluttes af generalforsamlingen.

Ad. 9. Forslag til tilføjelse vedr. salg af hus samt ændringer vedr. fællesarbejde – skal drøftes og besluttes af generalforsamlingen.

Ad. 10. Fællesarbejde den 23. april kl. 9. Arbejdsopgaver: rengøring af fælleshuset, opsætning af nye udhængsskabe havegang 3 og 4, udhængsskabe havegang 1 og 2 kan repareres og males, male flagstang og vinduer og døre i fælleshuset, nye dæksler til vandbrønde, ordne udeområde omkring fælleshuset, havegang og bed langs hele skoven, område omkring det gl. fælleshus, så grusareal ved gl. fælleshus, tagrender, haveborde og låge til skoven skal have goribehandling

Ad. 11. Næste møde: de sidste forberedelser til generalforsamling, opsamling på fællesarbejde.

 

Referat af bestyrelsesmøde den torsdag den 24. februar 2022

Til stede: Anette, Vibeke, Anne-Mette og Nina

Dagsorden:

1. Valg af referent
2. eferatet fra sidste møde – opfølgning
3. Orientering fra formanden
4. Status fra kassereren
5. Orientering fra bestyrelsen i øvrigt
6. Forberedelse af generalforsamling – hvem er på valg, udkast til dagsorden
7. Gennemgang af vedtægterne
8. Gennemgang af ordensregler
9. Eventuelt herunder pkt. til næste møde

 

Ad.1: Nina

Ad.2: Godkendt

Ad.3: Beskæring af store grene langs skover, der hænger ind over husene, er påbegyndt igen ved kommunen.

• Have 29 der har været sat til salg, er solgt til en intern køber.
• Bestyrelsen har modtaget et tilbud om fællesforsikring af alle kolonihavehuse i foreningen fra Tryg forsikring, bestyrelsen vil undersøge tilbuddets relevans og gøre opmærksom på den findes.
• Formanden vil sørge for at den interne venteliste i haveforeningen opdateres.
• Bestyrelsen har fået info, fra det sidste møde, interessegruppen for fælleshuset har afholdt.
• Bestyrelsen har brug for et overblik over, hvor alle vandrør løber og vil forsøge at finde oplysninger om dette.

Ad.4: Kassereren har gennemgået regnskabet til dd. for 2022

Ad.5: Der er igen observeret flere ræve i haveforeningen og bestyrelsen undersøger mulighed for råd og vejledning af dette problem.

Ad.6: Følgende er på valg, kassereren, revisor suppleant, 2 bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter.

Ad.7: Gennemgang af vedtægter og ordensregler, forslag til ændringer fremlægges ved generalforsamlingen.

Ad.8: Fællesarbejde skal drøftes på generalforsamlingen, bestyrelsen kommer med forslag til ændringer i dette arbejde.

Ad.9: Næste møde d 24 marts 2022, hvor der bl.a. skal arbejdes med fortsat forberedelse af generalforsamlingen

 

Bestyrelsesmøde torsdag den 3. februar 2022

Dagsorden:

1. Valg af referent
2. Referatet fra sidste møde – opfølgning
3. Orientering fra formanden
4. Status fra kassereren
5. Orientering fra bestyrelsen i øvrigt
6. Drøftelse af brev fra NOK vedr. vurderingsrapport og el tilslutning
7. Drøftelse af ud kast til årshjul
8. Planlægning af kommende sæson – dato for åbning og lukning af vand, fællesarbejde mm.
9. Drøftelse og beslutning om containere til grønt affald og småt brandbart affald
10. Eventuelt herunder pkt. til næste møde

Til stede: Vibeke Lenskjold, Annie Smith, Anette Theis

Afbud: Nina Gibson, Anne Mette Samsø Jensen

Referat:

1. Valg af referent
   Anette Theis
   

2. Referat fra sidste møde – opfølgning
   Referat godkendt. Intet yderligere.

3. Orientering fra formanden
   Et hus er blevet vurderet mhp salg.
   
   Der er spørgsmål til hvordan vores interne venteliste fungerer. Man kontakter formanden og bliver skrevet på den interne venteliste. Så vil man blive kontaktet når der er et hus til salg. Proceduren skal måske gentages på GF.
   
   Formanden vil snart indkalde gruppen om aktiviteter i Fælleshuset til et møde. Når der planlægges aktiviteter i fælleshuset skal Søren (have 16) orienteres og det skal skrives på kalenderen i fælleshuset.

4. Status fra kassereren
   Der udleveres årsregnskab 2021, samt regnskab, posteringer og bankudskrift for januar 2022. Desuden fremlægges forslag til budget for 2022. Nogle poster blev drøftet haveleje, advokatudgifter, gaver og udgifter til el- og vandforbrug. Havelejen er igen tilbage på kr. 2.275 for have 1-5 og kr. 2.375 for have 6-37.
   
   Det er svært at lave budget over gaver fordi vi mangler oplysning om rigtig mange fødselsdage. Vi blev enige om at opdatere vores GDPR oplysninger. I den forbindelse vil vi gøre opmærksom på at hvis man ikke udfylder oplysning om fødselsdag er man indforstået med ikke at modtage gaver.
   
   Kassereren lave en opgørelse over hvilke gaver vi giver og fremlægger ved GF. 

5. Orientering fra Bestyrelsen i øvrigt
   Intet.

6. Drøftelse af brev fra NOK vedr. vurderingsrapport og el tilslutning
   Der sendes en automatisk vurdering fra vurderingssystemet til formandsmailen, når der er lavet en ny vurdering. Den skal man bare se bort fra og vente på den der kommer direkte fra Kredsen. Det er den fra Kredsen der skal sendes ud til medlemmet.
   
   Ved en vurdering af et hus, hvor der er tilsluttet el og hvor det ikke tidligere er vurderet med denne strøm, skal der foreligge dokumentation for eltilslutningen. Den kan altid indhentes hos udbyder.

7. Drøftelse af ud kast til årshjul
   Der blev lavet nogle rettelser. Vi aftalte at have det med på hvert bestyrelsesmøde og skrive videre på det hver gang noget opstår. Årshjulet skal befinde sig i proceduremappen.

8. Planlægning af kommende sæson – dato for åbning og lukning af vand, fællesarbejde mm.
   Den vanlige seddel blev gennemgået og de vigtige datoer aftalt. Resten retter Vibeke til.
   
   Havelejen fremgår under punkt 4.
   
   Listen sendes ud snarest muligt så medlemmerne kan blive orienteret , herunder også om betaling af haveleje.

9. Drøftelse og beslutning om containere til grønt affald og småt brandbart affald
   Enighed om ikke at planlægge en dato for en grøn container, men beslutte på GF om vi skal have en grøn container eller spare de kr. 4.000, den koster. På fællesarbejde bruger vi grønne spande og papirsække, som vi sørger for at have nok af

10. Eventuelt
    Intet

 

Referat af bestyrelsesmøde torsdag den 2. december 2021

Dagsorden:

1. Valg af referent
2. Referatet fra sidste møde – opfølgning
3. Orientering fra formanden
4. Status fra kassereren
5. Orientering fra bestyrelsen i øvrigt
6. Opfølgning på proceduremappen
7. Fastsættelse af bestyrelsesmøder for første halvdel af 2022
8. Drøftelse af fællesarbejdet generelt
9. Havevurderinger i fremtiden
10. Eventuelt herunder punkter til næste møde

Til stede: Vibeke, Anette, Annie, Nina og Anne-Mette

Ad.1: Anne-Mette

Ad.2: Ingen bemærkninger til referatet

Ad.3: Have 3, drivhuset er reduceret, det er målt op af havelejer, bestyrelsen skal også måle, inden det kan godkendes. Der skal laves en ny ansøgning med tegning, da der er valgt et andet hus. Når den nye ansøgning kommer, skal hele bestyrelsen underskrive den.

Fuldmægtig Henrik Eilsøe havde i sommer givet udtryk for ønske om at se haveforeningen. Bestyrelsen inviterede derfor til et uformelt møde med kommunen. Mødet gik godt under de forudsætninger, der var. Det var indtrykket, at de forstår vores problematikker vedr. husenes størrelser uden at der på nogen måde er lukket op for egentlig forhandling. Der blev gået en tur rundt i haveforeningen.

Landmåleren der måler havelodderne op, forventes at være færdig fredag den 3. december 2021.

Ad.4: Regnskabet til dato blev gennemgået. Kassereren arbejder på en mere læsevenlig udgave til generalforsamlingen.

Der bliver afholdt en telefonmøde/kursus i 2022 med Danske Bank med henblik på tjek af forsikringer.

Ad.5: Ingen orientering fra den øvrige bestyrelse.

Ad.6: Bestyrelsen er gået i gang med at udfærdige procedure på alle de ting, som bestyrelsen tager sig af. Der er fx lavet en procedure vedrørende åbning og lukning af vand og køb og salg af huse.

Der skal laves en procedure vedrørende havebedømmelser men først efter generalforsamlingen 2022.

Vibeke laver et udkast til et årshjul som også skal i proceduremappen.

Ad.7: Vi beholder torsdag som mødedag. Vibeke kommer med forslag til datoer for første halvdel af 2022.

Ad.8: Der var en drøftelse af fællesarbejdet generelt.

Bladopsamlingen vil bestyrelsen gerne indføre som fast frivillig tradition i slutningen af november. Dato for denne sættes på oversigten over fællesarbejdet.

Vi drøftede at gå fra det ugentlige fællesarbejde til fællesarbejde hver anden uge. Dette tages op på generalforsamlingen som forslag til afstemning. Der skal på oversigten over fællesarbejde skrives kort og præcist, hvad der skal laves på fællesarbejdet.

Der blev talt om, hvad der trænger til udskiftning eller reparation. Blandt andet de små informationskasser ved hver havegang. Anette taler med Steffen om disse. Låg/dæksel ved vandtilslutningerne trænger til udskiftning.

Ad.9: Det er en fejl, at der står havevurderinger i dagsordenen. Der menes de årlige havebedømmelser, som er en tradition fra forbundet. Vi diskuterede punktet. Der kommer et forslag til på generalforsamlingen.

Ad.10: Alle datoer, både for bestyrelsesmøder og for fællesarbejdet skal være klar til næste møde.

Affaldscontainere til grønt og småt brandbart skal på som punkt til næste møde.

 

Datoer for kommende bestyrelsesmøder: 20.1, 24.2, 24.3, 28.4, 19.5 og 30.6 fra kl. 16.15

 

Referat af bestyrelsesmøde torsdag den 7. oktober 2021

Dagsorden:

1. Valg af referent
2. Konstituering af bestyrelsen
3. Referatet fra sidste møde – opfølgning
4. Orientering fra formanden
5. Status fra kassereren
6. Orientering fra bestyrelsen i øvrigt
7. Opfølgning af medejerskab af huse og lejekontrakt – se vedhæftede dokument
8. Forberedelse af kaffemøde med Henrik Eilsøe
9. Brug af toiletter hen over vinteren
10. Eventuelt herunder pkt. til næste møde

Til stede: Anette, Nina, Annie og Vibeke

Ad.1: Vibeke

Ad. 2: Velkommen til Annie som nyt medlem af bestyrelsen. Annie blev valgt til ny næstformand.

Ad. 3: Ingen bemærkninger til referatet

Ad. 4: Have 3 skal reducere drivhus til max 10 m2, før kommunen kan behandle ansøgning om opførsel af lille hus på max 20 m2.

Forslag fra et medlem om at samle blade i november med efterfølgende varm suppe – rigtig god ide. Bestyrelsen melder noget ud til alle medlemmer.

Ad. 5: Alle har betalt haveleje, regnskabet er i balance i ft budgettet.

Ad. 6: Flagstangen rejst igen – tak til Steffen og Nina. Skal males igen til foråret og får også ny snor. Der skal købes nye pensler, når borde/bænke igen skal have olie.

Ad. 7: Komplekst dilemma omkring delvis overdragelse af medejerskab af huse. Vores advokat Jesper Gaarn påpeger problemet, at efterfølgende delvis overdragelse af et hus er at betragte som et salg, hvor huset skal vurderes og lovliggøres. Hvis et medlem uden om bestyrelsen overdrager halvdelen af huset til et familiemedlem, så kan bestyrelsen ikke opfylde sin forpligtelse at forestå køb og salg og dermed ikke sikre, at et delvist salg foregår efter forskrifterne. Dvs. at bestyrelsen ikke kan efterleve lejekontrakten med kommunen eller forbundets vedtægter, at det altid er bestyrelsen, som skal forestå salg ud fra en vurdering af huset.

Bestyrelsen vil til næste generalforsamling fremsætte forslag til vedtægtsændringer.

Ad. 8: Den 4.11 afholdes et uforpligtende kaffemøde med fuldmægtig Henrik Eilsøe og tilsynsførende Ulrik Jensen fra kommunen. Til mødet vil deltage Karsten Kehlet fra kredsen, Anette, Annie og Vibeke fra bestyrelsen.

Ad. 9: Rengøring af toiletter slutter 1.11.21 og genoptages igen den 2.4.22 ifølge generalforsamlingsbeslutning om ikke at have betalt rengøring vinteren over. Toiletterne vil dog fortsat være åbne, så man både kan komme på toilettet og hente vand. Der vil blive tændt lidt for varmen for at undgå frostskader.

Ad. 10: Pkt. til næste møde den 2.12: Drøftelse af fællesarbejdet generelt. Havevurderinger i fremtiden. Møderække første halvdel af 2022.

Referent Vibeke Lenskjold

Referat fra bestyrelsesmøde d. 02.09.21

På bestyrelsesmødet deltog Anette Theis, Vibeke Lenskjold, Be-te Strøm, Anne-Mette Samsøe Jensen og Nina Gibson.

Dagsorden:

1. Valg af referent
2. Referat fra sidste møde
3. Orientering fra formand
4. Status fra kassereren
5. Orientering fra bestyrelsen i øvrigt
6. Planlægning af fælles arbejde d. 25.9.21
7. Opfølgning af medejerskab af huse og lejekontrakt
8. Opdatering af ventelisten
9. Status på indberetning til kommunen om havernes bygninger
10. Eventuelt
11. Ekstra punkt, overbebyggelse

Ad.1. Nina GibsonAd.2. Godkendt

Ad.3. – Der er foretaget salg af have 1 og 36. Endelig købsaftale forventes medio september.

• Forestående repræsentantskabsmøde i kredsen på Lindegården d. 8.9.21
• Tove, have 13 er fyldt 70 år og har i den forbindelse modtaget gave fra haveforeningen

Ad.4. Gennemgang af regnskab fra kassereren

Ad.5. Drøftelse af nyt punkts indhold til bestyrelsesmøderne

Ad 6. Drøftelse af forestående praktiske opgaver til fællespligt d. 25.9.21

• der laves en liste over de forskellige opgaver til dagen
• frokosten arrangeres i samarbejde med festudvalget
• der bliver uddelt havepræmier under frokosten

Ad.7. Bestyrelsen afventer endelig afklaring fra advokaterne, med henblik på medejerskab af huse

Ad.8. Venteliste til opskrivning på huse i foreningen åbnes igen

Ad.9. Der er i forbindelse med indhentning om husenes størrelser fra Lyngby-Taarbæk kommune, lavet en rettidig indberetning om dette til dem

Ad.10. Be-te meddeler, at hun ønsker at trække sig fra bestyrelsesarbejdet, da det er begyndt at fylde for meget

Ekstra punkt: Som udgangspunkt er det sælgers pligt at sørge for, at huset er lovliggjort i ft lejekontrakten. Hvis lovliggørelsen overlades til køber, vil det i købsaftalen fremgå, at køber selv har ansvar for, at den samlede bebyggelse ikke overskrider 20 kvadratmeter.

Næste bestyrelsesmøde d. 7.10.21, kl.16.00

Referat af bestyrelsesmøde torsdag d. 12. august 2021

 På bestyrelsesmødet deltog Vibeke Lenskjold, Anette Theis, Be-te Strøm, Nina Gibson og Anne-Mette Samsø Jensen

Dagsorden:

1.Valg af referent

2.Referatet fra sidste møde – opfølgning

3.Orientering fra formanden

4.Status fra kassereren

5.Opfølgning havepræmiering

6.Opfølgning af ekstraordinær generalforsamling

7.Fremtidig administration af hjemmesiden

8.Medejerskab af huse og lejekontrakt

9.De blå containere til alm affald – hvad må de indeholde

10.Eventuelt

Ad.1. Anne-Mette

Ad.2.Referat godkendt. Invitationen til et møde om brug af fællesarealet ved det gamle fælleshus kommer ud midt/slut august fra Be-te.

Ad.3. – Have 1 og have 36 er sat til salg, der holdes åbent hus søndag d. 15.august klokken 10. Alle på ventelisten er blevet inviteret, 9 har meldt tilbage at de kommer. Vibeke og Anette står ved hver sin have. Anne-Mette og Nina er ved fælleshuset og guider eventuelle forsinkede til hvor de skal gå hen. I have 36 skal huset reduceres.

• Der er afleveret et excelark med husstørrelse og højde til kommunen. Det er overdraget til juridisk afdeling for at sikre at de får godkendelse fra Naturfredningsnævnet. Der røres ikke ved haveforeningen.
• Kommunen reagerede hurtigt på henvendelsen vedr. den store gren der var faldet ned og få dage efter var den fjernet. Den nye driftschef har været at kigge på de mange store grene der hænger ind over hegnet. Han udviste bekymring for den meget store visne gren mellem havegang 3 og 4 den har førsteprioritet i at blive fjernet. Det er en stor opgave der skal varetages af professionelle og opgaven er sendt i licitation.
• Fælleshusets arbejdsgruppe har haft møde. Der skal laves en kalender hvor der bliver sat datoer/bookinger ind til arrangementer m.m. Der er kun en der skal kunne skrive datoer ind, da der ellers hurtigt kan gå uorden i det. Webmaster Søren Theis vil hjælpe med en løsning på kalenderbooking. Der er udsendt idéliste på aktiviteter samt godkendelse af deling af mail til alle medlemmer.

Ad.4.Kassereren fremlagde årsregnskab til dato.

Ad.5.De haver der modtager præmier er nu fundet. Kredsens Havenominering foregår søndag den 22/8 i Wesselsminde HF og foreningens egen præmiering foregår lørdag den 28/8.

Ad.6.Det var en god ekstraordinær generalforsamling, hvor det blev besluttet at hæve havelejen med 200 kr. for andet halvår af 2021. Det var hyggeligt at mange medlemmer blev bagefter og småsnakkede. Kassereren sender besked ud om vedtagelse af beløbet på den midlertidige lejeforhøjelse.

Ad.7.Be-te har ønsket ikke længere at administrere hjemmesiden. Det er igen overgået til Søren Theis have 16. Formanden meddeler dette skriftligt til Søren. Formanden giver besked til Søren når noget skal lægges på hjemmesiden.

Ad.8.Medejerskab af hus og medejerskab af lejekontrakt skal fremadrettet adskilles. Ved medejerskab af hus skal der formodentlig ske en ny vurdering med efterfølgende nedrivning til lovliggørelse, da det juridisk bliver betragtet som værende et salg. Kolonihaveforbundet har dog meddelt noget andet. Formanden spørger forbundets jurister og så forholder vi os til hvad der bliver meldt ud og derefter tales der med vores advokat.

Ad.9.Da vi som haveforening er registreret med et cvr nummer er vi ”et erhverv” og så må vi komme det i de blå containere som ikke er omfattet af andre affaldsordninger vi er tilmeldt. Bestyrelsen henstiller til at de blå containere primært bruges til køkkenaffald. Sække skal være i gennemsigtig plast. Der bliver sat en klar plastpose op til dåser og småt metal. Husk at benytte flaske- og aviscontainerne ved Netto. Formanden skriver ud til medlemmerne med en henstilling

Ad.10. Vi skal prøve at få samlet en liste med fødselsdage (Dato – måned – år) så vi kan være opdateret på runde fødselsdage. Medlemmerne må gerne give formanden besked ellers er det svært at give gaver.

Punkter til eventuelt skal meldes ud senest 8 dage før næste møde.

Kommende punkt på næste møde er planlægning af fællesarbejdet og opfølgning på medejerskab af huse.

Kommende bestyrelsesmøder er 2/9, 7/10, 4/11 og 2/12

 

HF Bredely, Bredebovej, 2800 Lyngby
Referat af: Ekstraordinært bestyrelsesmøde onsdag den 14. juli 2021
Dagsorden:
1. Nyt bestyrelsesmedlem
2. Fastsættelse af havelejen
3. Planlægning af ekstraordinær generalforsamling
Ad. 1: Velkommen til nyt bestyrelsesmedlem Anne-Mette Samsøe Jensen, have 23, som hurtigt har tiltrådt bestyrelsen efter, at Vibeke Sørensen, have 15 med dags varsel trådte ud af bestyrelsen.
Ad. 2: Bestyrelsen var af den klare opfattelse, at generalforsamlingen 2.5.21 havde givet bestyrelsen bemyndigelse til at fastsætte havelejen ud fra den betingelse, at budgettet skulle balancere og ikke give underskud. Beklagelig vis står det ikke klart i referatet. Da
fastsættelse af havelejen altid skal besluttes af generalforsamlingen, må bestyrelsen indkalde til ekstraordinær generalforsamling.
Ad. 3: Der vil den 14.7.21 blive indkaldt til ekstraordinær generalforsamling. Ifølge vedtægterne skal en ekstraordinær generalforsamling afholdes senest 3 uger efter indkaldelsen. Derfor afholdes den ekstraordinære generalforsamling tirsdag den 3.8.21 kl. 17
i fælleshuset.
Referent: Vibeke Lenskjold, formand

Referat af: Bestyrelsesmøde d.1. juli 2021
Referent Nina

Tilstede: Be-Te, Vibeke, Vibekel L., Anette, Nina

Dagsorden:
1. Valg af referent
2. Referatet fra sidste møde-opfølgning
3. Orientering fra formanden
4. Status fra kassereren
5. Opfølgning havepræmiering
6. Sommerens begivenheder
7. Fælleshuset-hvordan kommer vi videre
8. Eventuelt

Ad.1 Nina
Ad.2 Godkendt
Ad.3 Haveforeningen har modtaget 2500 kr. i sponsor legat fra Danske Bank. Opfølgning arrangeres med gruppe for indretning af fælleshus, efter sommerferien. Kommunen har via formanden bedt om
bygningsmål på alle huse i haveforeningen, deadline august -2021.
Have 1 bliver sat til salg. Der ventes med at skrives ud om til evt. interesseret, til efter sommerferien.
Ad.4 Ifølge budgettet, s balance, fremgår det at havelejen skal sættes op med 200 kr. pr have til september 2021. Der skrives til medlemmer om dette.
Ad.5-6 Otte nominerede haver er sendt ind til kredsen. Havekonsulent Grethe kommer og vurderer vores haver i uge 27-28. Præmiefest i HF Wesselminde er d. 22/8-21
Ad.7 Der skal udarbejdes en beskrivelse af hvordan fællesmail og fælleshus skal benyttes, så alle kan føle sig trygge.
Ad. 8 Be-te sender mail ud til havemedlemmer og inviterer til idégruppe om hvordan fællesareal, ved det gamle fælleshus, kan forskønnes.

Referat af bestyrelsesmøde 25. marts 2021 

Deltagere: Vibeke Lenskjold, Kirsten Hvidt Jensen, Vibeke Sørensen, Anette Theis, Be-te Strøm 

 Dagsorden: 

1. Valgaf referent 
2. Referatfra sidste møde – opfølgning 
3. Orienteringfra formanden 
4. Statusfrakassereren 
5. Foreningensvedtægter – skal rette til ift. ny lejekontrakt – vi skal beslutte. hvad vi lægger op til GF. Udkast til drøftelse vedhæftet. 
6. Foreningenshusregler/ordensregler – de oprindelige vedhæftet 
7. Forberedelseaf fælles arbejdsdag alle haver d. 24. april 2021 
8. Forberedelseaf GF d. 2. maj 2021 
9. Eventuelt
    

Ad 1) Be-te og Vibeke L 

Ad 2) Referatet godkendt og ingen yderligere bemærkninger til det 

Ad 3) Der havde været en rigtig god fremvisning af have 28, som var sat til salg.  

Mange interesserede fra ventelisten var, efter tilmelding, mødt op og blev vist hus og have i små grupper. Hver fremvisning var af ca. ½ times varighed med tid til spørgsmål. Bestyrelsen vil for fremtiden vælge at fremvise i mindre grupper. 

Huset blev solgt med nedslag I prisen på kr. 6.000,00  til nedrivning af et skur. 

Vibeke, formand var med en person fra kommunen rundt for at se på det noget nedslidte hegn langs skoven. Der vil blive sendt folk ud for at rette op på de værste skader. Men det er haveforeningens ansvar at sørge for vedligeholdelse af hegnet. 

Desværre bliver den, af kommunen, boltede låge ud til skoven ikke genåbnet lige pt. Men vi må arbejde videre på, at det kommer til at ske. 

 Der vil blive leveret grus til alle havegange. Forhåbentlig bliver det leveret, så vi kan sprede det ud i fællesskab til vores første fællesarbejde d. 24. april. 

Keld, have 32 fyldte 70 år i denne måned og fik overrakt en gave af formanden fra foreningen. 

Der er i øjeblikket en have, der ønsker at bygge hus. Bestyrelsen ser til, at der bygges lovligt efter forskrifterne, når byggemyndighederne har godkendt en dispensation for skovbyggelinjen. 

 Ad hoc gruppen vedr. fremtidig brug af fælleshuset. Der har meldt sig 5 personer og første møde blev afholdt i fælleshuset d. 27. marts. Nærmere følger. 

Kommunen opsætter nye vandmålere, som aflæses automatisk. 1 på hver havegang og 1 til fælleshuset. 

Rengøring af toiletterne i fælleshuset fortsætter hver 14. dag indtil maj md., hvor vores aftale evt. skal genforhandles. 

Hvis vi ønsker, at få gjort rent 1 x hver uge i havesæsonen, vil dette blive besluttet på generalforsamlingen. 

 Ad 4) Kasserer har haft møde med revisor, som har sagt god for og påtegnet regnskab 2020 og budget 2021. Både regnskab og budget forelægges generalforsamlingen til godkendelse. Formanden ønsker for fremtiden, at regnskab og budget særskilt drøftes med formanden, inden møde med revisor.  

Ventelisten opdateres i maj md. Der vil fortsat være loft på 30 opskrivninger.
 

Ad 5) Gennemgang af reviderede vedtægter, som fremlægges på GF. Vedtægter er revideret ift ny lejekontrakt og forbundets retningslinjer for vedtægter. 

 

Ad 6) Gennemgang af reviderede Ordensregler for HF Bredely. Fremlægges på GF. Ordensregler revideret ift ny lejekontrakt og generelt opdateret. 

Ad 7) Der bliver set på hegnet i april md. af en medarbejder fra Kommunen. 

Hvad kan vi gøre for at holde rævene ude af haverne? 

Evt. store træstammer på jorden langs med hegnet udefra. Kan evt. ordnes på vores første fælles arbejdsdag d. 24.4. 21. 

Oplæg til arbejdsopgaver: 

Flagstang samt vinduer i fælleshus males 

Arealer v/ gl fælleshus 

Arealer v/ fælleshus 

Tagrender på fælleshuset renses 

Borde/bænke sættes i stand. Afrenses for mos og alger. Slibes og evt. olieres. 

Indendørs rengøring af fælleshus 

Bed og gangareal mod skoven 

      

Bestyrelsen køber ind til et mindre stående traktement. 

Ad 8) Vi talte om, at afholde GF udendørs på plænen ved det gl. fælleshus. Hver især kan tage en stol med, så vi kan holde afstanden. 

Vi opfordrer til, at der kun møder 1 person fra hver have. 

   Indkomne forslag til GF skal være indsendt/overbragt til bestyrelsen senest 8 uger før. Der er ikke kommet nogen, men ad hoc gruppe om fælleshus vil fremlægge et forslag og Be-te har formuleret et forslag. 

 

Referat af bestyrelsesmøde torsdag den 25. februar 2021

Dagsorden:

1. Valg af referent
2. Referatet fra sidste møde – opfølgning 
3. Orientering fra formanden
4. Status fra kassereren bl.a. årsregnskab 2020 og budget 2021
5. Foreningens vedtægter – skal rettes til i ft. ny lejekontrakt – de oprindelige fra 2016 samt udkast til rettelser er vedhæftet
6. Proceduremappe for bestyrelsesarbejdet – brainstorming over mulige emner og fordeling af beskrivelser.
7. Fælleshuset – hvordan kan det gøres hyggeligere og kan det åbnes mere for medlemmerne
8. Eventuelt

Referat:

Tilstede: Vibeke Lenskjold, Anette Theis, Vibeke Sørensen, Be-te Strøm

 Ad 1) Vibeke L og Be-te 

 Ad 2) Ingen på den interne venteliste ønskede at købe huset, som er til salg.

Huset bliver nu udbudt til salg på den eksterne venteliste.

Der er flere interesserede og huset vil blive fremvist lørdag d. 6.3.21 fra kl 10.00 i mindre grupper á ½ times intervaller for de tilmeldte.

Genudlejningskontrakt er sendt til Forbundet, men de har endnu ikke vendt tilbage med deres kommentarer.

Ad 3) Der er sendt en anmodning om byggetilladelse via bestyrelsen til kommunen. 

Der er usikkerhed omkring, hvordan og hvornår kommunen godkender. Formanden vil undersøge sagen i ft. Lejekontrakten.

 Ad 4) Anette fremlagde regnskab og budget. Budgettet for 2021 betyder øgede udgifter især pga. forhøjet vandafgift og rengøring af toiletter.

Anette vil udarbejde en oversigt således, at vi kan se, hvor meget den enkelte have betaler til Forbundet, Kommunen og Bredely. Dette bliver præsenteret på generalforsamlingen, så alle medlemmer kan se, hvad deres kontingent går til.

 Ad 5) Da foreningens vedtægter, i hovedtræk, gerne skulle være i overensstemmelse med Forbundets vedtægter, er vi i gang med at læse og sammenholde de 2 sæt vedtægter. Når det er gjort, vil vedtægterne skulle godkendes på Bredelys næste generalforsamling.

 Ad 6) Da der er mange forskellige arbejdsopgaver i bestyrelsen, som for det meste er mundtlig overleverede og dermed svært for nye bestyrelsesmedlemmer at få indblik i, blev vi enige om, at oprette en proceduremappe. I denne mappe er der foreløbig nedennævnte opgaver:

 Venteliste – Anette Theis

Fællesarbejde, alle haver og fællesarbejde 4 haver – Vibeke L

Hjemmeside, opdateringer mm – Be-te 

Udlejning af fælleshuset, brug af – Anette 

Årsplan, praktiske opgaver i årets løb – Vibeke L

Procedurer for havesalg er lavet af Vibeke L. 

Åbning og lukning af vand er lavet af Steffen

Informationer, i fælleshus og opslagsskabe på havegangene

 Ad  7) Vi vil spørge medlemmerne om der er nogen, der er interesseret i at være med i en ide ad hoc gruppe.

Foreløbige ideer; oprydning i skabe ved opsætning af flere hylder, reoler til bøger (til læsning og bogbytning)

Vibeke L vil sende en invitation til medlemmerne om at deltage i ide ad hoc gruppe.

 Ad 8) Tilmelding til bestyrelseskurser via Formandsportalen

Punkter til videre drøftelse: Gøre området ved fælleshuset mere åbent (ny hæk eller en kraftig beskæring af eksisterende fyr og gran). Pris for leje af fælleshuset. Honorarer til formand og kasserer. Rengøring af toiletter (betale eller gøre det v/ fællesarbejde?).

Vedr. honorar og rengøring af toiletter så bliver det punkter til generalforsamlingen.

Formanden kontakter kommunen vedr. hegn til skoven og grus på havegangene.

 Næste bestyrelsesmøde afholdes torsdag d. 25.3.2021 kl. 15.00.

Her skal vi primært forberede generalforsamlingen samt fællesarbejdet 24. april.

Såfremt, der er nogen, der ønsker et punkt på dagsordenen, bedes I skrive til formanden@hf-bredely.dk

 

)2021

Deltagere pr. mail: Vibeke L, Anette, Be-te, Kirsten og Vibeke S

Referat af bestyrelsesmøde torsdag den 21. januar 2021

Dagsorden:
1. Valg af referent
2. Referatet fra sidste møde – opfølgning
3. Orientering fra formanden
4. Status fra kassereren samt uddybning af de enkelte posteringer
5. Lejekontrakten og genudlejningskontrakten – sidste behandling af vores udkast, afventer advokatens sidste bemærkninger
6. Foreningens vedtægter – skal rettes til ift. ny lejekontrakt – de oprindelige fra 2016 er vedhæftet
7. Årets fællesarbejde – datoer og beskrivelse af opgaver
8. Ventelisten – skal ventelisten begrænses?
9. Eventuelt

Ad. 1: Pga. meget skrappe corona restriktioner blev dette møde afholdt via mail.
Ad. 2: Anette vil bestille en ny postkasse meget snart. Vedr. procedurer så vil vi på næste møde lave en liste over mulige procedurer, som den enkelte kan melde sig på. Vibeke L. har
lavet udkast til procedure for køb og salg af haver. Steffen har lovet at hjælpe med at åbne og lukke for vandet.
Ad. 3: Der er lavet ændringer på virk.dk – tidligere formands oplysninger erstattet af nuværende. Formanden har indberettet vandforbrug til kommunen. Have 28 bliver sat til salg, så snart kredsen vender tilbage med dato for vurdering. Det planlagte møde med de andre formænd er foreløbig udskudt pga. corona restriktioner.
Ad. 4: Der er sket meget lidt med økonomien i december, få regninger er blevet betalt.
Kasserer arbejder pt med årsregnskab og budget for 2021.
Ad. 5: Alle i bestyrelsen blev enige om at sende det seneste udkast til genudlejningskontrakten til forbundet til deres kommentarer.
Ad. 6: Der skal umiddelbart ændres lidt i vedtægterne i forhold til ny lejekontrakt.
Bestyrelsen vil arbejde videre med et udkast til ændringer, som så skal på generalforsamlingen til maj til drøftelse og beslutning.
Ad. 7:
Be-Te har foreslået, at vi ændrer pligtarbejde til at hedde fællesarbejde, da det er vores fælles ansvar at vedligeholde fællesarealet. I vores vedtægter bruges også benævnelsen
fællesarbejde. Fremover bruger vi ordet fællesarbejde.
Kirsten har arbejdet med datoer for fællesarbejde (oversigten er lagt op her på siden under Aktivitetskalender) og åbning og lukning af vandet. Vibeke, formand retter brevet til medlemmerne med vigtige oplysninger til medlemmerne. Det hele sendes ud til alle medlemmer i begyndelsen af februar. Mht. rengøring af toiletter så skal der gøres rent igen hver weekend, når sæsonen starter.
Bestyrelsen har drøftet, om man evt. kunne lade rengøring af toiletter indgå som del af det ugentlige pligtarbejde og dermed spare foreningen for udgifter. Det kommer på som punkt til
generalforsamlingen.
Ad. 8: Foreningen har lige nu 32 personer på ventelisten. Det er mange i betragtning af, at der ikke er så mange haver, der opsiges. Bestyrelsen har derfor besluttet at lukke ventelisten ved de 30 og gøre opmærksom på dette på vores hjemmeside.
Ad. 9: Forslag til næste bestyrelsesmøde – Fælleshuset, hvordan kan vi gøre det hyggeligere og mere tilgængeligt for alle medlemmer? Redigering af husorden/ordensregler (udkast til ændringer skal også være klar til generalforsamlingen). Opfølgning af vedtægts-ændringer.
Budget for 2021.
Referat skrevet af formand Vibeke ud fra de enkelte bestyrelsesmedlemmers mail kommentarer.

2020

Bestyrelsesmødet den 26 november 2020

Deltagere: Vibeke L. ,Anette, Be-te, Vibeke S. og Kirsten. 

1. Valg af referent
   Kirsten.
2. Referatet fra sidste møde – opfølgning.
   Mødet d. 26. oktober 2020 blev afholdt via mail, så det var kun det mest nødvendige der blev debatteret og skrevet til referat, og sendt til godkendelse. Opfølgning på overdragelse af hjemmesiden til Be-te. Be-te administrerer nu hjemmesiden, men indtil videre med Søren som Backup.
3. Orientering fra formanden.
   Formanden har holdt møde med de andre haveforeningers formænd, og der var kommet en forening mere til siden sidste møde. Mødet handlede mest om genudlejningskontrakten, som alle foreninger skal have udarbejdet. Formandsmøde igen til januar 2021 og det er denne gang hos H/F Lundtoftegård

Formanden har fået en henvendelse fra et medlem vedr. lovliggørelse af huset ved arv eller overdragelse til medejer. En medejer er ejer og skal ikke have foretaget ny vurdering. Ved arv skal huset vurderes og dermed lovliggøres.

4. Status fra kassereren samt uddybning af de enkelte posteringer.
   Den tidligere kasserer er fortsat den eneste med adgang til vores konti. Der skal udfyldes et bilag med oplysninger om fuldmagt og sendes til banken. Uvist hvor lang tid der går før det hele er på plads i banken. Det tager altid sin tid at skifte kasserer.

Der er ønske i bestyrelsen om at nogle konti i regnskabet uddybes yderligere. Da regnskabet for 2020 er påbegyndt af den tidligere kasserer, fortsættes og færdiggøres det på samme måde. Så må vi tale om nye tiltag for 2021.

Siden sidste måned er der afholdt udgifter til Ørsted, gaver og indkøb af nyt varmepanel til det store toilet.
Difference i balancen er en bogføringsfejl, som bliver rettet.

5. Lejekontrakten og genudlejningskontrakten.
   5. Der er mange haveejere der aldrig har fået en lejeaftale og kontrakt. Det skal der ses på, så alle har en ordentlig lejekontrakt. Det er kun de nyeste haveejere der har en Det skal alle have. Vi har ventet på den endelige lejekontrakt fra kommunen. Den foreligger nu, så arbejdet med lejeaftaler kan snart gå i gang. 

Hvert medlem skal selv sørge for at have en husforsikring, herunder en brandforsikring.

Genudlejningskontrakten blev gennemgået og blev udfyldt i enighed. Formanden skriver den rent og sender den ud til resten af bestyrelsen. Aftalt at alle læser den grundigt igennem og kommer med evt. rettelser og/eller tilføjelser.

6. Opstart af proceduremappe – hvem gør hvad hvornår og hvordan.
   Der etableres en proceduremappe. I mappen placeres beskrivelser af alle opgaver og procedurer, og hvem der gør hvad. Det er en mappe der hele tiden er under udvikling.
7. Eventuelt.

Spørgsmål om brug af fælleshuset og gøre det lidt hyggeligere. Tages op på næste bestyrelsesmøde, hvor der også skal ses på ventelisten, vedtægter fra 2016, næste års pligtarbejde incl. Rengøring af toiletter samt gaver til hvem og hvormeget. Kan evt. stilles som forslag til Generalforsamlingen. 

Postkassen er utæt og breve bliver våde. Enighed om at Anette køber en ny postkasse.

Næste møde torsdag den 21. januar 2021.

 Referent: Kirsten Hvidt.

Referat af: Bestyrelsesmøde mandag den 26. oktober 2020

Deltagere: mødet er blevet afholdt via mail, da nogle bestyrelsesmedlemmer fandt det utrygt at mødes pga. nye corona retningslinier

1. Valg af referent – Vibeke formand

2. Referatet fra sidste møde – opfølgning: ingen bemærkninger

3. Orientering fra formanden: jeg har haft et kort kaffemøde med vores advokat Jesper Gaarn Pedersen. Han ser desværre ingen mulighed for at genforhandle kontrakten men efterspurgte en fremlejekontrakt. Denne efterspørgsel sendte jeg videre til forbundet, som undskyldte, at de ikke selv havde fået gjort det arbejde færdigt. Nu har vi og alle haveforeninger i kommunen et udkast. Jeg har holdt et møde med nogle af de andre formænd, da vi er flere som kan se en ide i løbende at udveksle erfaringer til glæde for de enkelte foreninger. Vi havde en kort runde med præsentation af hinanden og vores foreninger. Vi drøftede primært lejekontrakten, som bestemt ikke alle foreninger er begejstret for, da nogle har samme udfordringer som os med for store huse. Derfor besluttede vi at forsøge et møde med kredsen. Dette er der gået fuldstændig kuk i, så nu mødes formændene bare igen midt november.

4. Status fra kassereren: perioderegnskab forelagt. Der efterlyses på kommende møde en gennemgang af de enkelte posteringer i regnskabet. Pga. skifte af kasserer skal meget ordnes og skiftes i banken. Alle bestyrelsesmedlemmer skal aflevere kopi af sundhedskort og kørekort/pas. Anette har en seddel, som alle skal udfylde med navn og adresse og underskrift.

5. Ræve i haverne – hvordan løser vi problemet: Vibeke S. påtog sig at kontakte vildtkonsulenten. Han mente ikke der var noget at stille op. Hvis de var til meget stor gene, kunne vi få en jæger til at skyde dem. Der er ikke stemning for i bestyrelsen at skyde rævene. Resultatet er nok, at vi indtil videre må leve med rævene, men at alle havelejere bør gennemgå deres huse og skure for at undgå, at ræven kan trænge ind og bygge rede til kommende unger. Hvis nogle føler sig voldsomt generet af ræve, må man selv kontakte vildtkonsulenten.

6. Diverse om mails – fælles mail bestyrelsen, kommunikation mellem medlemmer og bestyrelsen mm.: For fremtiden bruges alene formandens mail, som fællesmail for bestyrelsen. Alle i bestyrelsen vil modtage kode til mailen. Det vil lette kommunikationen med medlemmerne og skabe gennemsigtighed for alle, hvad der kommunikeres med hvem. Medlemmerne vil få besked på, at de alene skal bruge formandens mail. Som udgangspunkt er det formanden, som læser og besvarer mails. Mails vedrørende økonomi og ventelister tager Anette kasserer sig af. Alt vedrørende hjemmesiden tager Be-Te næstformand sig af, alt vedrørende de praktiske ting som lukning af vand, pligtarbejde mm tager Kirsten sekretær sig af. Alle må gerne læse alle mails, men man skal huske at markere mailen som ulæst efterfølgende.

Be-Te overtager administration af hjemmesiden. Søren vil snarest lave en overdragelse.

Administration af udlejning af fælleshuset tages op på næste bestyrelsesmøde, da der er flere facetter, der skal drøftes nøje.

7. Lejekontrakten: Foreningen har som alle de andre haveforeninger i kommunen modtaget en genudlejningskontrakt fra Forbundet. Vi skal have en genudlejningskontrakt, da hovedkontrakten med kommunen alene er underskrevet af kredsen, ikke vores egen haveforeningen. Det betyder, at kredsen lige nu har forpligtelsen til at overholde lejekontrakten med alt hvad det indebærer. Det var et meget svært pkt at håndtere på mail. Formanden har haft et telefonmøde med vores advokat Jesper Gaarn Pedersen. Hans råd var, at bestyrelsen skal sikre, at alle forhold i lejekontrakten, som vedrører bestyrelsens og havelejernes ansvar, skal stå lige så klart i genudlejningskontrakten. På næste bestyrelsesmøde vil dette arbejde udføres sammen

8. Eventuelt: Formanden havde brug for at understrege, hvor vigtigt det er med en ordentlig tone og adfærd generelt i haveforeningen. Bestyrelsen skal gå forrest med altid at tale ordentligt og venligt og imødekomme medlemmernes spørgsmål og ideer. Bestyrelsen er valgt af og er til for medlemmerne. Bestyrelsens erklærede mål er at skabe gode rammer og vilkår for at glæde og fællesskabsfølelse kan komme i højsædet for alle medlemmerne. Dette er alle i bestyrelsen enig i.

Toiletter forbliver åbne hele vinteren, så alle stadig har mulighed for at komme på toilettet eller hente vand til en kop kaffe/te at varme sig på. Varmen bliver tændt for at undgå frostsprængninger – Vibeke formand sørger for besked til medlemmerne, at varmen ikke må slukkes på toiletterne. Der er aftalt rengøring hver 14 dag indtil videre.

Forslag til kommende møder: genudlejningskontrakt, brug af fælleshuset, uddybning af regnskaber, proceduremappe (hvem gør hvad), gaver til hvem og hvor meget, ventelisten, bålfade i haverne, brug af fællesareal ved gl fælleshus, genetablering af fælleshække, årshjul for bestyrelsen, forventningsafstemning i bestyrelsen.

Næste møde er torsdag den 26.11 kl. 15 i fælleshuset.

 

 

Venlig hilsen

Vibeke Lenskjold, formand

Bestyrelsesmøde den 15.september 2020

Fremmødte: Vibeke Lenskjold, Vibeke Sørensen, Kirsten Hvidt Jensen, Anette Theis, Be-te Elsebeth Strøm

Dagsorden:

1. Velkommen til ny bestyrelse
2. Fordeling af posterne næstformand og sekretær
3. Forberedelse af fælles pligtarbejde den 26.9
4. Møderække for kommende bestyrelsesmøder
5. Eventuelt

Ad 1) Velkommen til ny bestyrelse

Vi blev budt velkommen af foreningens nye formand Vibeke Lenskjold, have 22, som glæder sig til samarbejdet og til at komme i gang med de forestående opgaver.

Ad 2) Fordeling af posterne næstformand og sekretær

Fremgår af den tidligere udsendte mail af 17. sept. 2020 fra formanden, men nævnes også her for god ordens skyld

Formand – Vibeke, have 22

Næstformand – Be-te, have 8

Kasserer – Anette, have 16

Sekretær – Kirsten, have 6

Medsekretær – Vibeke, have 15

I øvrigt ville Be-Te sammen med Søren Theis, som administrerer hjemmesiden, se på om hun kan overtage hjemmesiden.

Ad 3) Forberedelse af fællesarbejde alle haver, lørdag d. 26.9.2020

Vi gik en tur i haveforeningen, for at se på, hvilke områder, der kunne trænge til en kærlig hånd nu, hvor vi ikke skal ordne fortov på Bredebovej eller hegnet ved skoven.

Efter turen blev der udarbejdet en liste over, hvilke opgaver der ønskes ordnet på lørdag. Liste herunder.

Opgaver: male fælleshusets vinduer og døre, male flagstang, container til køkkenaffald skal gøres rent efter 1.10.20, arealet omkring fælleshuset, rengøring i fælleshuset, arealet omkring gl. fælleshus fra cykelskuret, flytte bænke fra fælleshus til fællesareal ved gl. fælleshus, klippe buske og grene lags hegnet ved skoven, køre de gamle græsslåmaskiner samt stålstolper på genbrug, beskæring af nåletræer ved fælleshus (bliver lidt senere på året af hensyn til træerne), ordne tagrender på fælleshus.

Pga. covid 19 tilbydes ikke fællesfrokost bagefter men i stedet lidt snack og drikkelse i pausen.

Ad 4) Møderække for kommende bestyrelsesmøder

Vi vil bestræbe os på, at afholde bestyrelsesmøder 1 x mdtl. Mødedatoer vil blive lagt op på vores hjemmeside.

Er der medlemmer, der ønsker, at få et punkt på dagsordenen, modtages dette gerne ca en uges tid før mødet.

Næste møde afholdes torsdag d. 22. oktober 20, kl. 15.00 i Fælleshuset.

Ad 5) Eventuelt

Vi talte om genåbning for udlejning af fælleshuset og løst og fast. Ingen beslutninger, kun løse drøftelser om kommende opgaver.

Ref: Be-te og Vibeke L

Bestyrelsesmøde d. 24. august 2020.

Deltagere: Dorthe, Nina, Anette, Kirsten og Be-te.

 

Dagsorden:        1. Planlægning af generalforsamling.

2. Gennemgang af regnskabet – Nina.
3. Bredely´s hjemmeside – vedligeholdelse og opdatering – Be-te.
4. Arkivregler – gennemgang/tilgængelighed – Be-te.
5. Foreningens forsikringer – evt. med hjælp fra advokat Jesper – Be-te
6. Fuld genåbning af toiletterne i resten af perioden – Be-te.
7. Jeg synes også at bestyrelsen bør have en fælles mailadresse                      f.eks. bestyrelsen@bredely.dk således, at det er alle bestyrelses-                 medlemmer, der får samme henvendelse på samme tidspunkt. – Be-te
8. Evt.

 P.1. På valg er kasseren, 2. bestyrelsesmedlem, 2. suppleanter til bestyrelsen,

1. revisor og 1. revisor suppleant.

   Anette sørger for stemmesedler.

P.2. Har fået regningen på LTK arealleje for ¾ år, og med opkrævningen for det sidste kvartal, kommer fremtidig beløb.
Codan: arbejdsskade forsikringen vil stige med 2000,00 kr.
Præmie pengene til havebedømmelse (der har ikke været bedømmelse i år) er brugt til værnemidlerne på toiletterne. Regnskabet til d.d. er fremlagt og godkendt.

P.3. Be-te mener at hjemmesiden mangler logisk opbygning. Bete blev spurgt om hun kan lave en bedre hjemmeside og det mener hun, at hun kan. Det er en opgave hun gerne påtager sig, hvis hun bliver valgt til bestyrelsesmedlem. Da der ikke nogen der ville påtage sig opgaven, har Søren påtaget sig det efter bedste evne.
Hvor mange bruger mon siden?.

P.4. I arkivskabet er det gamle foto og avisartikler og andre sjove gamle ting der omhandler Bredely.
Alt hvad formanden får på mail, som vedrører haveforeningen, videresendes til den øvrige bestyrelse.

P.5. Foreningen har forsikring for kassereren, forsikring ved hussalg, bestyrelsen hæfter ikke for noget. Husene skal reduceres til der kun på grunden er 20 m2,  inden de kan vurderes. Advokaten føre ind i kontrakten, at bestyrelsen ikke hæfter for noget ved salg.

P.6. Åbner toiletterne, alle dage, på prøve i 14 dage, for at se om afspritningen og deslige overholdes. Der skal tændes for vandvarmeren i løbet af fredagen, så der varmt vand til rengøringen om lørdagen. Der slukkes for vandvarmeren søndag aften.

P.7. Vi benytter ikke en fælles mailadresse, men bruger vores private. Det viser sig at der er en fælles til formanden og kassereren, men den er ikke blevet brugt.

P.8. Indkøb af gaver er uddelegeret.

 

Referent: Kirsten Hvidt.

  

 

Bestyrelsesmødet d. 22. maj 2020 i fælleshuset.

Til stede. Dorthe, Nina, Anette, Susanne og Kirsten.

 Dagsorden.                

1. Fremlæggelse af regnskab.
2. Indkøb af ny plæneklipper.
3. Toiletterne fremover.
4. Generalforsamlingen, hvad gør vi.
5. Opfølgning på fællespligtarbejde, udgået.
6, Evt.

1. Regnskabet fremlagt og blev godkendt. Der mangler opkrævning på arealleje fra LTK. Nina rykker for den. 

2. Da plæneklipperen er kaput, er der indkøbt en ny som er batteridrevent, som skal have batteriet opladt efter brug, hver gang. Der bliver sat en hylde op i gangen i fælleshuset, hvor batteriet skal sættes til opladning. 

3. Fællestoiletterne er der ingen ændringer med. Bestyrelsen for HF. Bredely henholder sig til de retningslinjer  vi modtager fra Kolonihaveforbundet og Lyngby-Tårbæk kommune, hvorfor toiletterne fortsat vil være aflåst. For at åbne toiletterne igen, er det et krav med daglig hovedrengøring med brug af de korrekte rengøringsmidler og værnemidler. Der vil skulle opsættes spritdispenser uden for fælleshuset, uden for toiletterne og inde på toiletterne. Det vil beløbe sig til omkring 5000. kr. Det betyder at der skal komme et professionelt rengøringsfirma, hvilket vi ikke har økonomi til. Bestyrelsen følger udviklingen tæt, og toiletterne bliver selvfølgelig åbnet så snart der bliver givet grønt lys for det. Før åbning skal der gøres hovedrent af et rengøringsfirma.Kolonihaveforbundet har en Corona-hotline som adviserer om hvad retningslinjerne er. Aktuelt anbefales det fortsat at holde toiletterne aflåst. 

4. Så længe der er forsamlings forbud og krav om at holde 1.m afstand mellem personer, kan vi ikke afholde generalforsamlingen i fælleshuset. Vi følger regeringens anvisning tæt og håber at vi kan komme til at afholde den, hvis ikke før så efter sommerferien. 

5. Udgået. 

6. I referatet af 23 februar 2020, er der oplyst at alle kolonihaver skal være brandforsikret. Bestyrelsen bad om at få oplyst jeres police nr. det er desværre ikke nok. På Kolonihaveforbundets kongres er det pålagt bestyrelserne, både at se police og Sidste indbetaling.

 

Referent:   Kirsten Hvidt Jensen.

Bestyrelsesmødet den 23. januar 2020.

Til stede: Dorthe, Nina, Anette og Kirsten. Susanne udeblev.

 

Dagsorden:

1.  Fremlæggelse af regnskab & budget for 2020.
2.  Brandforsikringer.
3.  Salgskontrakter om dato for lovliggørelse.
4.  Solgte haver.
5.  Brev til medlemmer samt pligtarbejdes liste.
6.  Dato for udsendelse af materiale til generalforsamling.
7.  Evt.

 

1. Årsregnskabet gennemgået og ser fint ud. Venter på revision. Budgettet fremlagt og er overskuelig, men der mangler bare nogle ting vi ikke har fået opgørelse på endnu, så budgettet er ikke helt komplet. Da det har taget temmelig lang tid med banken, at få overførsel til ny kasserer, har Pia måtte fungere som forbindelse til bankkontoen. Derfor har bestyrelsen vedtaget, at Pia skal have ½ haveleje i år.

 2. På Kolonihaveforbundets kongres er det vedtaget, at alle kolonihaver skal være brandforsikret, hvilket ikke tidligere har været et krav. Vi skal derfor bede jer tjekke om I har en brandforsikring, og hvis ikke få tegnet en. Selskab og police nr. bedes oplyst til bestyrelsen senest d. 1. august 2020.

 3. Vi afventer stadig en revideret kontrakt fra L.T.K.

 4. Der er solgt 3 haver og de nye ejere er: have nr. 1. Agnete, have nr.  12.  Annette, have nr. 26. Hanne.

 5. Brev og pligtarbejdslisten er lavet.

 6. Brev og pligtarbejdsliste vil blive udsendt d.3. februar.
Indkaldelse til generalforsamling udsendes sidst i marts. 

7. Intet under evt.

 

       Næste møde: tirsdag den 18. februar kl.18.00, hos Anette.

Referent: Kirsten.

2019

Bestyrelsesmødet d.29. oktober.

Til stede: Dorthe, Nina, Anette, Susanne og Kirsten.

 Dagsorden:    

1. Dagsorden
   1. Opfølgning på regnskab – NK
   2. Ny lejekontrakt DF+AT
   3. Hvor langt er vi nået i forhold til kassererskifte AT
   4. fra formand – kasserer møde – DF + AT
   5. Oprettelse af deponeringskonto til brug ved salg af haver AT
   6. Fællespligten + klage til LTK fra beboer i forbindelse med fællespligtarbejdet DF
   7. Beløb til bestyrelsesmiddag DF
   8. Rest beløb fra BG Fonden til stiftelsesfest DF
   9. Evt

    

1. Regnskabet gennemset. Kassereren fremviste regnskabet og det blev gennemgået. Kassereren har gjort et stort arbejde, med hurtigt at sætte sig ind i hvordan det fungerer i vores forening.

 2. Der er forevist en standard kontrakt, som skal tilpasses de forskellige foreninger. Vi har fået en henvendelse fra en haveejer, der fejlagtig er blevet informeret om, af en formand fra en anden haveforening, at vores lejekontrakter er til diskussion, og at der skulle være en svarfrist til       kommunen. Dette er IKKE korrekt. Kommunen har tage beslutning, og mangler at tilpasse de enkelte kontrakter til de enkelte foreninger.

 3.  Afventer stadig tilbagemelding fra banken, trods gentagende rykkere.

  4   Gennemset standard kontrakter som ikke var tilpasset de enkelte H/F. det skal kommunen nui gang med. Når vi har modtaget den, bliver den straks udsendt til vores havemedlemmer. Der er fundet gift i jorden i H/F Majsletten i forbindelse med jordbundsprøver, og man anbefaler, at folk indfører højbede til urter. Kommunen er meget obs. på problemet. Om adfærd over for frivillige tillidsfolk, skal man huske at vores bestyrelser er valgt af havemedlemmerne og at de lægger et stort stykke frivilligt arbejde i haveforeningen. Desværre har man i en haveforening været ude for, at nogle medlemmer rundsendte smædeskrivelser om formanden        til både kredsen og kolonihaveforbundet. Det er utilstedelig opførsel at komme med beskyldninger uden hold i.

 5.  Venter på banken.

 6.  Fællespligt gik nogen lunde. Det sidste stykke af fortovet fra gelænderet og ned til skoven, ved  have 34,skal også renses. Det bliver næsten altid glemt. 2 beboere fra Islandsvej, har klaget til kommunen over at vi skulle have smidt haveaffald i skoven. Formanden fik tilsendt klagen fra Kolonihaveforbundet og Kredsen til udtalelse. Formanden      sendte et svar til alle, både Kredsen, Kolonihaveforbundet og Kommunen, om at vi har en gammel aftale med Kommunen, der går på at vi må køre skovens blade tilbage i skoven, og at vi også holder det stykke langs hegnet i skoven, fri for ukrudt i ca. 80cm. bredde, samt at vi selv beskærer de lavt hængende grene, som hænger ind over vores sti langs hegnet. Vi lægger jo mellem 5-6 mennesker 2x årlig af ca. 3 timer i det.      Kommunen oplyste at de var tilfreds med svaret, og ikke vil foretage sig yderligere. Vi skal så lige endnu engang gøre opmærksom på, at haveaffald selvfølgelig ikke må henkastes i skoven, ej hellere frugt.    

7. Overskuddet fra det beløb vi har fået fra Bikubefonden, lader vi gå videre til stiftelse og høstfest i 2020. 

8. Tak for i aften og Anettes gode boller.

         Mødes hvis der er nyt om lejekontrakten. Ellers er næste møde torsdag d. 16. januar 2020, hos Anette kl. 18.00.

 

Referent: Kirsten Hvidt Jensen.

Bestyrelsesmøde d. 29.08.2019.

Til stede er: Dorthe, Nina, Anette, Susanne og Kirsten.

 Dagsorden:  1. Opfølgning på regnskabet.

2. Møde med Advokat Jesper Gaarn Pedersen, Dorthe og Anette.
3. Evaluering på præmiefesten.
4. Fællespligtarbejde, er der noget specielt vi skal være opmærksom på
5. Opvaskemaskine.
6. Evt.

 

P.1. Regnskabet fremlagt og godkendt.
 Få lavet et punkt der hedder præmiefest.

 P.2. Havde et godt møde med Advokat Jesper Gaarn Pedersen, og vi har valgt ham da han er yderst kompetent, til at udfærdige vores salgs kontrakter ved havesalg. Han har udfærdiget dokumenterne for kolonihaveforbundet, med udgangspunkt i at holde bestyrelserne skades fri, i forbindelse ved salg. Ved salg vil udgiften til Advokaten blive pålagt køber.       

P.3. Præmiefesten var vellykket og gav et overskud på kr. 3068,87. Vi havde fået Kr. 7000. fra kredsen, for at afholde arrangementet. Overskuddet måtte vi beholde.

 P.4. Der er det sædvanlige som altid skal gøres og så er der nogle enkelte ting som fjernelse af nogle udgåede buske.

 P.5. Susanne havde forespørgelse om opvaskemaskine, men det kan ikke lade sig gøre, først er der pladsen i køkkenet og så er kloak forholdene ikke i top. Dernæst er der ikke plads på el-tavlen. Ny gruppe skal installeres, der skal laves nye installationer under vasken, det bliver dyrt. Ligeledes er der også vvs installationer for tilslutning af opvaskemaskinen. Der er en forhindring i skabet, for der sidder vandaflæseren.
Dernæst er der blevet indhentet tilbud på forskellige modeller, almindelige husholdningsmaskiner, som ikke kan tage ret meget af gangen, og tager lang tid, og industrimaskiner som er hurtige og meget dyre, ca. 30.000 kr. Skal det være en industrimaskine, hvilket giver mest mening, skal der være plads til 2 5.liters dunke, flydende sæbe og afspændingsmiddel. Den plads mangler.
Da det bliver en dyr invertering, vil der blive en leje forhøjelse af Fælleshuset, da vandforbruget vil stige betragtelig.
Under alle omstændigheder, skal det op på en generalforsamling.

 P.6. Næste møde torsdag d.10. oktober, kl. 17.30.

 Referent: Kirsten Hvidt Jensen.

Bestyrelsesmøde den 16. juli 2019.

Til stede: Dorthe, Anette, Nina, Susanne og Kirsten.

Dagsorden.

1. Opfølgning på regnskab.
2. Hvor længe skal vi gemme gamle regnskaber, Nina foreslår 5 år.
3. Køb/salgskontrakter i forhold til sidste referat.
4. Opfølgning på ekstraordinær generalforsamling.
5. Skal vi have suppleanter med til bestyrelsesmøder? Begge? Første suppleant? Eller ingen
6. Hvem vil påtage sig at lave salgspapirer med/som stand in for AT
7. Vi skal finde en løsning for rengøring af vores toiletter, opfyldning  af toiletpapir og vask af håndklæder.
8. Lidt mere fælles samarbejde ved arrangementer.
9. Når ref. udsendes af sekretæren og skal godkendes.
10. Evt

1. Regnskabet fremlagt og gennemgået og renovation og containere er efter aftale på sidste møde, lagt ud som 2 poster.
   
2. Regnskabsbilag gemmes i 5 år. Bilag fra tidligere år kasseres.
3. I forbindelse med udfærdigelsen af køb/salgskontrakter, skal der være 2 personer til at udfylde den. Bestyrelsesmedlemmer skal være ansvarlige for opgaven, med at udfylde salgskontrakter mm. Vi har ikke haft overblik over salgskontrakter mens Forbundet har haft opgaven. Da der ikke er andre i bestyrelsen end Anette der ville påtage sig det ansvar, vil vi kontakte en advokat evt. en koloniha-veforbundet kan stille til rådighed el. en her fra Lyngby som Dorthe kender noget til.
4. Ingen kommentarer til ekstraordinær generalforsamling. Referatet er godkendt.
5. Spørgsmålet om suppleanterne kom til afstemning, 3 stemte for at de ikke skal deltage, 2 undlod at stemme. Det blev bestemt et lige så snart referatet er godkendt får suppleanterne det personligt udleveret.
6. Udgår, da det er besvaret under punkt 3.
7. Det er utilladeligt at man tager vasketøj fra toilettet og lægger i et bestyrelses- medlems vindfang. Vi må have en ordning på rengøringen af toiletterne. Til næste år bliver det lagt til det ugentlige pligtarbejde. Resten af året påtager bestyrelsen sig arbejdet. Nina påtager sig at lave en turnus ordning. Der vil blive gjort rent ind til der bliver lukket for vandet.
8. Formanden ønsker at der er noget mere samarbejde når der er arrangementer, både før og efter.
9. Når referatet bliver sendt til godkendelse, komme med evt. rettelse og godkendelse inden for en uge. Kommentarer sendes i en mail til alle i bestyrelsen
10. Præmiefest afholdes d. 25. august. Høst og præmiefest afholdes d.14 sept.

 

Referent: Kirsten Hvidt.   

 

Bestyrelsesmøde d. 9. maj 2019.

 

Til stede Dorthe, Anette, Susanne, Nina og Kirsten.

 Dagsorden: Forventningsafstemning.

                   Hvornår er der overdragelse fra P C til N K.

                   Opfølgning på generalforsamling.

                   Evt.

 

P.1.  Kassereren skal fremlægge dags dato regnskab til hver bestyrelsesmøde. Aflægge ½ årlig regnskab.

Der skal være 2 underskrifter på alle bilag.

Planlagte møder:
Torsdag d. 20. juni kl. 17.00,i kælderen.
Tirsdag d. 9. juli kl. 17.00 i have nr. 21. 

P.2.  Nye kasserer Nina, aftaler overdragelse med afgået kasserer Pia.

 P.3.  Der er ønske om at referatet fra generalforsamlingen bliver hængt

op i Fælleshuset. Det blev det også sidste år men det forsvandt.

Årets referat bliver hængt op når det er godkendt og underskrevet.

Forslag til næste års generalforsamling fra bestyrelsen, om de 1400.kr.

til fælleshuset.

 P.3. Den 23. august afholdes NoK den årlige præmie uddeling. Det foregår i Bredely.

 

Referent Kirsten Hvidt.

  

Bestyrelsesmøde d. 28 marts hos Anette.

Til stede: Dorthe, Anette, Pia og Kirsten.

Dagsorden:  

Gennemgang af årsregnskab.

Gennemgang af budget.

Udfærdigelse af materiale indkaldelse til generalforsamling.

P.1. Gennemgået årsregnskabet med rettelser.
Pia vil se bilagene igennem for evt. tastefejl.
Pia vil bruge weekenden på at efterse og opstille et nyt regnskab,
så det kan blive revideret og afleveret inden hun tager på ferie.

P.2. Budgettet blev gennemgået.
Kassereren færdiggører udfærdigelsen et budget for 2019.

 

Referent: Kirsten Hvidt.

Bestyrelsesmødet d. 22 januar 2019.

 

Deltagere: Dorthe, Anette og Kirsten.

 Dagsorden.

1. Planlægning af pligtarbejde i 2019.
2. Forventninger til opgaver.
3. Forventninger til åbning – lukning af vand.
4. Orientering af salg af haver.
5. Fremlæggelse af regnskab og budget
6. Referat til hjemmesiden.
7. Referat fra forrige møde.
8. Evt.

 Referat

1. Planlægning og pligtarbejds sedlerne er klar til afsendelse.
2. Er udsat
3. Er udsat
4. Have 22 er solgt og overdraget. Have 33 er igangværende med salg.
5. Udgår på grund af fravær af kassereren.
6. Formanden skal give Søren besked når det må sættes på hjemmesiden.
7. Man kan ikke ændre i referatet, uden at den øvrige bestyrelse er enig deri.
8. Intet under evt.

 

Referent: Kirsten Hvidt.

2018

Bestyrelsesmøde den 7. november 2018.

     Dagsorden:

1. Gennemgang af halvårsregnskab/PC
2. Hjemmesiden.
3. Opgaver der skal løses i vinter.
4. Evaluering af jurakursus.
5. Orientering Om vurderinger.
6. Ventelisten/ i forhold til salg.
7. Opgaver til dem der ikke var på fællespligtarbejde.
8. Evt.

 Referat:

1. Gennemgang af regnskab som løber fra januar og til dags dato.
   Det er et nyt regnskabsopstilling, som vi ikke rigtig kunne gennemskue.
   Kassereren vil kontakte udbyderen. Fremlægger et nyt regnskab senest den 22 november.
2. Hvad skal hjemmesiden bruges til?. Der er ikke kommet gang i de ting som siden kan bruges til. Forslag fra bestyrelsen, om at der kommer billeder og stillingsbetegnelse af bestyrelsen på hjemmesiden.
3. I løbet af vinteren kigge på Vedtægter og Husorden.
4. Fire bestyrelsesmedlemmer har været på jurakursus og det var givtig.
5. Ved vurdering forlanger L.T. at husene reduceres, så der kun er en bebyggelses grad på 20 m2. el. der bliver vurderet 20 m2 og en reducering i prisen af overbebyggelsen.
6. Alle på ventelisten indkaldes ved salg af haver.
7. Ved udeblivelse fra fællespligtarbejdet, skal vi være hurtigere til at tildele opgaver.
8. Når man har købt have, skal der fremover være en blanket hvorpå der står hvor mange nøgler man har modtaget. 

Referent:  Kirsten Hvidt.

Referat af bestyrelsesmøde torsdag d. 27. september 2018

Tid:            kl. 17.30
Sted:          hos Anette, Bredebovej 23
Til stede:    Dorthe Frisch (DF), Olfert Blink (OF), Pia Christensen (PC), Anette Theis (AT)
Afbud:       Kirsten Hvidt (KH)
Referent:    Anette Theis

Dagsorden:
Gennemgang af halvårsregnskab (PC)

1. Bank (AT)
2. BBR (PC)
3. Ventelisten (DF)
4. Kolonihaveforbundets salg af have (AT+DF
5. Jubilæumsfesten (alle)
6. Præmiefest (AT+DF)
7. Haveforhold
8. Eventuelt

Ad. 1         Gennemgang af halvårsregnskab
PC har fået anbefalet et regnskabssystem, som koster 49 kr. pr. måned. PC har mulighed for en måneds prøveperiode. Det hun har afprøvet synes hun virker godt og nemt.
Enighed i bestyrelsen om at tegne et abonnement.
PC gennemgik de poster hun havde tastet ind i regnskabssystemet. Der var ikke tale om et halvårsregnskab. Ved næste bestyrelsesmøde skal PC fremlægge et færdigt halvårsregnskab.

Udgiften til Ørsted blev drøftet. Det undrer at vi betaler hver måned, men et forskelligt beløb. Hvordan er ordningen? PC oplyser, at vi har fået en opkrævning på over kr. 5.000 efter den seneste aflæsning. En undersøgelse af forbruget viser at vinteren var dyr, primært fordi der var varme på 10 grader i huset hele vinteren. Skal drøftes igen på næste bestyrelsesmøde.

Udgifterne til bestyrelsesmøder er større end budgetteret.

Ad. 2         Bank
AT orienterede om kontakterne med banken i forbindelse med lukningen af vores konti lige op til jubilæumsfesten.

Ad. 3         BBR
PC henviser til en artikel fra havebladet, hvoraf det fremgik at vores huse skal være BBR registreret. I den forbindelse viser det sig at Dan fra have 4 er BBR registreret på fælleshuset. Det skal der tages kontakt til kommunen om, da det er kommunen der ejer fælleshuset.

Det aftales, at DF og AT i første omgang drøfter BBR og tinglysning med kredsens formand.

Ad. 4         Ventelisten
Enighed om at lukke ventelisten hver gang der står 20 på den.

Ad. 5         Kolonihaveforbundets salg af have
Det har taget 3 måneder at færdiggøre det første salg via forbundet. Der er enighed i bestyrelsen om at det er alt for lang tid, især fordi vi mener at det var et meget simpelt salg.

Vi aftaler, at DF kontakter forbundet og beder om et møde, hvor DF og AT deltager.
Hvis 3 måneder er normen må vi overveje et opsige kontrakten igen. AT synes også at overblikket er mistet.

Ad. 6         Jubilæumsfesten
Enighed om at det var et rigtig godt arrangement.

Ad. 7         Præmiefest
Skal næste år afholdes i Bredely.

Ad. 8         Haveforhold
Udgår pga personlige oplysninger.

Ad. 9         Eventuelt
Næste møde tirsdag d. 30/10-18 kl. 17.30 hos Anette

Afsnit udgår pga personlige oplysninger

Bestyrelsesmødet den 2. august 2018.

1. NOK Præmiefest den 19. august i Birkerød.
2. Jubilæumsfesten, skal fastlægge i hvilken rækkefølge det forskellige skal foregå.
3. Festudvalget og bestyrelsen afholder fælles møde torsdag den 23. august kl. 17.00
4. Vedrørende affaldscontænerne har der været nogle gange at de ikke er blevet tømt. Bestyrelsen har ellers låst lågen op, men andre har låst den igen. Nu prøver vi på at stille dem uden for tirsdag aften.
5. Haveforhold er behandlet.
6. Under evt. ingen emne
7. Næste møde tirsdag den 18.september kl. 17.00

 

Bestyrelsesmødet den 21. juni 2018.

 

1. Gennemgang af forsikringer hos Codan/PC.
   Forsikringer gennemgået. 

1. Gennemgang af foreningsservice – salgskontrakt, skal
   gennemgås på næste møde den 2. august.
   Nej til tinglysning.
   Underskrifter tilfalder formand og næstformand. 

1. Hjemmeside – venteliste.
   Ventelisten både til formanden og kassereren. 

4..Mail og sms. 

1. Salg af have 3.
   Helle må selv fremvise haven og sælge, finde køber.
   Bestyrelsen har haft fremvisning.
   Bestyrelsen skal være til stede ved salg.
   Haven skal være solgt senest 30.august. 

1. Evt.
   Kun et bestyrelsesmedlem i festudvalget.
   Til kommunen om slamsugning.
   Husholdningscontainerne sættes uden for lågen
   tirsdag aften. Olfert påtager sig det. Søren står i
   beredskab. 

   Referent: Kirsten Hvidt.

Bestyrelsesmødet d. 17. maj.

  Fremlæggelse af nyt udarbejdet budget ved kassereren.

 Kassereren fremlagde regnskab for den første del af året.

 Angående Fælleshuset, skal lejen forhøjes, vi blev enige om at det bliver ved de 500 kr. + strøm, som hidtil.

Lejen af Fælleshuset afleveres ½ årlig.

 Evalueringen af generalforsamlingen. Carsten Christensen udtalte at stemningen havde været positiv og det syntes vi andre også.

 Vedrørende LTK arrangement, Golden Days, bliver den 16. september mel. 11-13.

 Dorthe har ikke kunne få fat i Sofie Tønsberg fra Plus Pictures.

 Persondataforordningen. Der er flere der ikke har givet samtykker.

Anette og Pia indhenter underskrift fra dem der mangler.

 Der var medlemmer på generalforsamlingen der ytrede ønske om at få lejekontrakten. Det nuværende er kun et midlertidig udkast, som nu er forkastet.

I sommersæsonen vil der være møde hver måned, dog undtagen i juli måned.

De næste møder er fastsat til: 21. juni kl. 17.30 og 2.august kl.17.30.

 

Referent: Kirsten Hvidt.

Referat. Bestyrelsesmødet den 12.4.18.

I mødet deltog: formand Dorthe Frisch, næstformand Anette Theis, kasserer Pia Christensen, Olfert Blink og sekretær Birte Bøgeløv (referent)

Dagsorden:

1. Fremlæggelse af kvartalsregnskab ved kassereren
2. Referat fra best.møde den 6.3.18
3. Generalforsamlingen
4. Henvendelse fra LTK vedr. arrangement i sepbember
5. Henvendelse fra Plus Pictures vedr. TV-program
6.  
7. Dato for næste møde.

 Ad 1. Kvartalsregnskab.

Pia fremlagde regnskabet for første kvartal 2018. Det blev gennemgået og godkendt.

Ad 2. Referat fra sidste møde.

Efter nogle rettelser blev det godkendt.

Ad 3. Generalforsamlingen.

Vi gennemgik dagsorden og det mere praktiske/arbejdsfordelingen i forbindelse med generalforsamlingen.

Ad 4. Henvendelse fra LTK

Dorthe har modtaget en henvendelse fra LTK, idet man er interesseret i at besøge vores haveforening i forbindelse med Golden Days.

Dette skal forelægges generalforsamlingen.

Ad 5. Henvendelse fra Plus Pictures.

Henvendelse vedr et TV-program, hvori man ønsker at vise haveforeninger som et socialt engageret sted. Vi mangler nogle mere uddybende og konkrete oplysninger, hvorfor Dorthe vil henvende sig og forhøre sig nærmere.

Denne henvendelse skal ligeledes forelægges generalforsamlingen.

 

Ad 6. Eventuelt.

Intet under dette punkt.

Ad 7. Dato for næste møde.

Torsdag den 17.5. kl 17.30

 

Birte Bøgeløv

Sekretær.

Referat af bestyrelsesmødet den 6.3.18.

I mødet deltog: formand Dorthe Frisch, næstformand Anette Theis, kasserer Pia Christensen, Olfert Blink og sekretær Birte Bøgeløv (referent).

Pia deltog fra punkt 3.

Dagsorden:

1. Revidering af husorden og vedtægter.
2. Forberedelse til indkaldelse af generalforsamling – aftale datoer.
3. Deadline for aflevering af bilag til kassereren fra øvrige bestyrelsesmedlemmer
4. Orientering fra møde med festudvalg.
5. Persondataforordningen træder i kraft 28 maj 2018.
6. Eventuelt
7. Dato for næste møde.

Ad 1.

Husorden/haveregler skal revideres, men vi mangler stadig den nye lejekontrakt.

Der skal ske en vedtægtsændring i forbindelse med, at kassereren fremover kan få adgang til bankkontoen uden andre fra bestyrelsens medvirken.

Ad 2.

Dorthe foreslår, at hun og Anette forbereder generalforsamlingen med dagsorden, diverse bilag o.a. Dette sendes til øvrige bestyrelsesmedlemmer til godkendelse.

Forud for generalforsamlingen gennemgår bestyrelsen sammen opgavefordeling o.a. i forbindelse med generalforsamlingen.

Dette godkendes.

Ad 3

Det aftales, at bestyrelsen afleverer bilag til kassereren mdl/ifm bestyrelsesmødet.

Ad 4.

Pia orienterer fra festudvalget.

Ad 5.

Vi er obs på ændringer i persondataforordningen.

Ad 6.

Pia er på ferie den 17.3., hvor personlig indbetaling af haveleje kan ske. Anette overtager det.

Det aftales, at når et bestyrelsesmedlem sender mail/brev til nogen udenfor bestyrelsen, sendes det også til mindst et af de andre bestyrelsesmedlemmer til orientering/godkendelse.

Ad 7.

Dato for næste møde: Torsdag den 12.4.18 kl 17.

Referent:

Birte Bøgeløv, sekretær

Godkendt den. 

Godkendt den.16.4.18

Referat af bestyrelsesmøde den 13.2.18.

Tilstede: formand Dorthe Frisch, næstformand Anette Theis, kasserer Pia Christensen, sekretær Birte Bøgeløv. Afbud fra Olfert Brink.

Dagsorden:

1. Revidering af husorden og vedtægter .
2. Opfølgning på sidste års generalforsamling.
3. Forberedelse til indkaldelse af generalforsamling.
4. Gennemgang af forslag indsendt af Birte.
5. Persondataforordning.
6. Eventuelt.
7. Dato for næste møde.

Ad.1.

Ajourføring af haveregler/husorden må fortsat vente til vi har modtaget den nye lejeaftale fra kommunen.

Banken har foreslået en vedtægtsændring, således at kassereren fremover kan disponere over bankkonto/ netbank uden, at formanden eller den samlede bestyrelse skal være medunderskrivere, når der hæves fra kontoen. Dette har bestyrelsen tilsluttet sig.

Ad 2.

Bortset fra justering af husorden, som må afvente, har bestyrelsen udført de opgaver, som blev os pålagt ved sidste års generalforsamling.

Ad 3.

Det besluttes at tage forberedelse af den kommende generalforsamling på som pkt på bestyrelsesmødet i marts.

Ad 4.

Birte har sendt en del spørgsmål/ forslag til bestyrelsen, som vedrører bestyrelsens arbejdsgange, ansvarsområder og planlægning.

Forslagene gennemgåes, drøftes og afklares.

Ad 5.

Dorthe orienterer om ændringerne i persondataloven, som træder i kraft 28.5.18. Det indebærer, at vi ikke må registrere persondata uden tilladelse fra de pågældende. Det vil især dreje sig om ventelisten og medlemsoplysninger. Dette skal  tages op på generalforsamlingen.

Ad 6

Intet nyt om lejeaftalen. Kommunen har endnu ikke afklaret og forelagt aftalens udformning.  Både Nok og Forbundets jurist rykker for afgørelse.

Ad 7.

Næste bestyrelsesmøde aftales til den 6.3.18 kl 17.30.

Referent

Birte Bøgeløv, sekretær

 

Godkendt den  22.2.18

Referat, Bestyrelsesmødet den 9.1.18

Tilstede: Dorthe Frisch, Anette Theis, Pia Christensen, Olfert Blink, Birte Bøgeløv.

Dagsorden:

Pkt 1: Planlægning af fællesarbejde 2018.

Pkt. 2: Fastsættelse af haveleje for 2018.

Udover  kommunens lejeforhøjelse er kontingentet til Kolonihaveforbundet er steget med  kr 50/årl pr have. Det betyder en samlet lejeforhøjelse på kr 75,-  ½ årl. pr have.

Pkt. 3: Bestilling af containere.

Pkt 4: Datoer for betaling af haveleje.

Pkt. 5: Dato for åbning af vand.

Datoer og andre informationer under pkt 1,2,3,4 og 5 vil fremgå af det brev, der sendes til medlemmerne omkring den 16.2.18.

Pkt. 6: Indkøb til fælleshuset.

Der mangler stadig nogle småting, bl.a. termokander.

Vi vil gerne anskaffe en ny græsslåmaskine, som er nem at betjene for alle  – men hvilken type?. Der er ingen stikkontakt til en el-maskine eller opladning af batterier. Det skal tages op på generalforsamlingen.

De gamle flagstænger, som bruges ved fælleshuset, er rådne, og der skal anskaffes nye. Dette vil Søren Theis gøre i begyndelsen af april.

 Pkt. 7: Eventuelt.

Dorthe oplyser, at NOK og Kolonihaveforbundet har haft et møde med Lyngby-Tårbæk kommune i december 2017, men der kom ikke nogen form for afklaring omkring den nye lejekontrakt. Repræsentanterne fra kommunen er meget lidt meddelsomme, og processen er langsommelig. Der er ikke aftalt nyt møde. Vi drøfter om – og hvordan – vi  evt selv kan komme i dialog med kommunen men må konkludere, at da kommunen tydeligt har afvist, at vi deltager, må vi fortsat  afvente NOK og Forbundets forhandlinger. Dorthe oplyser, at Kredsen støtter op om vores ønsker – bl.a. lovliggørelse af de nuværende bygninger og en fremtidig større bebyggelsesgrad – og forstår, at vi er pressede af, at det endnu ikke er afklaret/godkendt.

Vi skal ansøge Johs. Fog fonden om økonomisk hjælp til indkøb af nye borde-bænke.

Næste møde den 13.2.18 kl 17.30

 Referent:  Birte Bøgeløv, sekretær

Referatet godkendt den 13.1.18

2017

Referat af bestyrelsesmøde den 24.10.17

Tilstede: formand Dorthe Frisch, næstformand Anette Theis, Kasserer Pia Christensen, best.medlem Olfert Brink og sekretær Birte Bøgeløv

 Dagsorden.

1. H/F 80 års jubilæum. Festudvalget deltager
2. Indkøb til fælleshuset
3. Hækplantning og gennemgang af plantegning vedr. et medlems have.
4. Orientering fra Kredsbestyrelsesmødet
5. Eventuelt
6. Næste møde.

Ad 1. 80års jubilæet.

Festudvalget deltager under punktet.

Festudvalget undersøger muligheder og pris for evt leje af lokale, mad, musik o.a. Der skal være et minimums antal tilmeldte sig for at gennemføre festen. Festudvalget arbejder videre med et forslag.

Kontaktperson i bestyrelsen er fremover Pia.

Ad 2. Indkøb til fælleshuset.

Der mangler kun ganske få ting, som Anette indkøber.

Vi har brug for et skab, som kan aflåses, til opbevaring af bestyrelsens arbejdspapirer o.a.  Det undersøges i første omgang om nogle kan skaffe et sådant gratis/billigt.

Kaffemaskinerne bliver udskiftet til foråret.

Det kunne evt være godt med en opvaskemaskine i fælleshuset; især ifm udlejning og større arrangementer. Det tages op på generalforsamlingen.

Ad 3. Ændringer i et medlems have.

Kredsformanden har indskærpet bestyrelsen, at der kun kan gives tilladelse til at plante ligusterhæk. Derved ændres bestyrelsens tidligere vurdering af, at andre planter kunne godkendes.

Dette skal drøftes/besluttes af generalforsamlingen, således at det kommer til at fremgå af vores haveregler.

Et havemedlem har foretaget ændringer iht et godkendt tegning. Bestyrelsen vurderer at ændringerne er sket i overensstemmelse med denne godkendelse.

Det skal understreges overfor alle havemedlemmer, at ændringer i forhold til bebyggelser / hæk /skel skal forelægges bestyrelsen vedlagt en plantegning.. Først efter en godkendelse kan ændringerne foretages.

Ad 4. Orientering fra kredsbestyrelsesmødet. v/Dorthe.

Kolonihaveforbundet har varslet kontingentstigning med kr 50,- årl. Gældende fra 2018.

Ad 5. Eventuelt.

Det aftales, at sekretæren sender referatet til alle i bestyrelsen til evt kommentarer/rettelser. Der er 8 dg til at svare. Lægges derefter på hjemmesiden, når Dorthe har godkendt det.

Ad 6. Næste møde.

Der afholdes ikke bestyrelsesmøder i november og december, med mindre noget akut, vigtigt dukker op.

Næste møde bliver den 9.1.18 kl 17. Hos Anette.

Da der er erfaring for at være meget planlægning på dette første møde i året afsættes 3-4 timer til mødet.

Referent:  Birte Bøgeløv, sekretær

 

Referatet godkendt den 3.11.18