Referater fra bestyrelsen

2021

Referat af Bestyrelsesmøde, torsdag d. 27. maj 2021

Tilstede: Vibeke L, Anette Theis, Vibeke Sørensen, Nina Gibson,  Be-te Elsebeth Strøm

Dagsorden:
1. Valg af referent
2. Referatet fra sidste møde – opfølgning
3. Orientering fra formanden
4. Status fra kassereren
5. Konstituering af bestyrelsen
6. Evaluering af generalforsamlingen, hvilke opgaver ligger foran os
7. Drøftelse af hjemmesiden ved Be-Te
8. Forberedelse af havepræmiering
9. Kommende møder
10. Eventuelt

Ad. 1. Vibeke L, formand
Ad. 2. Ingen bemærkninger
Ad. 3. Der er nu installeret nye digitale vandmålere, så vi ikke mere behøver selv at aflæse og indberette til kommunen. Der er af kommunen sat nyt hegn op mod skoven i enden af havegang 4, hvor hegnet og hegnspæle var i stykker. Bestyrelsen har kun en mail –
formandsmailen, som alle bestyrelsesmedlemmer har adgang til og som alle i bestyrelsen skal benytte, når der skrives ud til medlemmerne. Man underskriver med sit eget navn.
Ad. 4. opdateret regnskab blev forelagt, ingen bemærkninger.
Ad. 5. Vibeke L. er ved generalforsamlingen genvalgt som formand, Anette blev ved forrige generalforsamling valgt som kasserer, Be-Te fortsætter som næstformand, Nina tager sig af skrivelser til udhængsskabe, Vibeke S. hjælper med praktiske ting, referater af
bestyrelsesmøder går på skift og vælges fra møde til møde.

Ad. 6. Stor tilfredshed med generalforsamlingen, stemningen var rigtig god og det var rart at sidde ude. Vi vil overveje om vi for fremtiden, når vejret tillader det, vil afholde generalforsamlinger på græsset ved gl. fælleshus.
Desværre var der mange afbud, vi håber på større fremmøde næste år.
Bestyrelsen fik generalforsamlingens godkendelse til at revidere budget 2021 og fastsætte kontingent, så der er balance i regnskabet. Anette vil på næste bestyrelsesmøde fremlægge rev. budget og forslag til fastsættelse af kontingent.
Generalforsamlingen godkendte åbning af fælleshuset for alle medlemmer. Der vil snarest blive opsat nøgleboks med nøgle til hoveddøren, så vi undgår at skifte lås og lave nøgler til
alle. Udvalget om fælleshuset vil snarest mødes og drøfte det videre forløb.
Næste år vil der ikke blive bestilt stor container til grønt affald, da alle nu kan stille ubegrænset grønt affald ud til afhentning hver 14. dag. Bestyrelsen vil til gengæld undersøge hvad en container til mere end småt brandbart vil koste.
Ad. 7. Der ligger en del gamle referater, som vil blive slettet.
Søren Theis skal stå som kontaktperson for udlejning af fælleshuset, teksten skal revideres.
Bestyrelsen ønsker at gøre hjemmesiden mere aktiv for medlemmerne, spørgsmålet er hvordan? Vi kan forsøge at henvise mere til hjemmesiden.
Ad. 8. Alle haver har haft mulighed for at melde fra at deltage i årets havevurdering. Der meldes snart en dato ud til de deltagende, hvornår der vil blive vurderet haver af en anden haveforening og hvornår kredsens overdommer Grethe Bjerregård vil vurdere haverne. Der
ud over har vores haveforening op til 5 præmier som også vil indgå i havevurderingen.
Bestyrelsen skal også ud at vurdere haver i en anden haveforening.
Kredsens præmiefest afholdes søndag d, 22. august i HF Wesselsminde
Ad. 9. Bestyrelsen fortsætter med at afholde møder om torsdagen en gang om måneden.
Vibeke L. kommer med udspil til mødedatoer frem til jul.
Ad. 10. Alle dokumenter og filer ligger på bestyrelsens egne private computere, det er sårbart. Vibeke L. vil undersøge, hvordan vi kan få alle bestyrelsens og foreningens dokumenter op i en sky, så alle i bestyrelsen har adgang til samtlige dokumenter.

Mødedatoer for bestyrelsen frem til jul: 1.7, 5.8, 2.9, 14.10, 4.11
Referat skrevet af Vibeke L.

Referat af Bestyrelsesmøde torsdag den 22april 2021  

Til stede: Vibeke Lenskjold, Kirsten Hvidt, Vibeke Sørensen og Anette Theis

Afbud: Be-te Strøm  

1. Valg af referent  Anette 

2. Referatet fra sidste møde – opfølgning  Referat godkendt. Intet yderligere. 

 3. Orientering fra formanden 

Der er et medlem, som ønsker at bygge nyt hus. Formanden har modtaget tegninger, som nu er sendt til Byggemyndigheden i LTK med ansøgning om at dispensere fra skovbyggelinjen. 

 Der er sendt en fondsansøgning til Danske Bank om midler til indretning af fælleshuset. 

 Formanden har lavet en aftale om leje af en mikrofon til Generalforsamlingen. Prisen er ca. kr. 300. 

 De tre medlemmer, som ikke kan modtage mails har vi desværre glemt at sende breve ud til vedr. indkaldelse til GF. Formanden skriver et lille brev med en undskyldning og Anette printer og sørger for at de får indkaldelsen med bilag. 

Fra nu af printer Anette de mails der sendes ud og hænger dem på opslagstavlen. 

 Vi aftaler, at der hænges en liste op på opslagstavlen med telefonnumre på alle i bestyrelsen. Formanden sørger for det. 

 4. Status fra kassereren  

Regnskab til dato gennemgået af kassereren.  

Kassereren har lavet udkast til gennemgang af faste udgifter pr. havelod, som vil blive gennemgået på GF. 

 5. De sidste forberedelser vedr. fællesarbejde den 24. april 

Der er kommet 6 afbud. 

Gennemgang af fordelingen af de forskellige opgaver. Den største opgave bliver at køre grus ind og fordele det på havegangene. 

 6. De sidste forberedelser vedr. generalforsamlingen den 2. maj 

Bestyrelsen møder kl. 9 og gør klar i fællesskab. 

Carsten Christiansen fra NOK har sagt ja til at være bestyrelsens kandidat til dirigentposten.  

Formanden sender forslag til beretningen ud til bestyrelsen i ugen op til GF. Vi taler lidt om hvad den skal indeholde. 

 7. Drøftelse af hjemmesiden ved Be-Te 

Udsat til et senere møde 

 8. Proceduremappen – hvor langt er vi kommet 

Anette har indkøbt et ringbind med indeks, så procedurebeskrivelserne kan sættes ind. Vi talte lidt om proceduren om udlejning af fælleshuset. Der er noget af det der står på hjemmesiden, der skal rettes. 

 9. Eventuelt 

Vi talte om at indkøbe en ekstra grøn spand til haveaffald til fælleshuset. Anette fortalte at hun har fået en stor spand fra ejendommen. Vil undersøge om vi kan få en til foreningen. Efterfølgende har vi fået 3 spande på hver 240 liter, de vanlige er på 120 liter. Det er undersøgt at de godt kan bruges. Der er sat 7 tal på i alt 4 grønne spande ved fælleshuset. 

 

Referat af bestyrelsesmøde 25. marts 2021 

Deltagere: Vibeke Lenskjold, Kirsten Hvidt Jensen, Vibeke Sørensen, Anette Theis, Be-te Strøm 

 Dagsorden: 

  1. Valgaf referent 
  2. Referatfra sidste møde – opfølgning 
  3. Orienteringfra formanden 
  4. Statusfrakassereren 
  5. Foreningensvedtægter – skal rette til iftny lejekontrakt – vi skal besluttehvad vi lægger op til GF. Udkast til drøftelse vedhæftet. 
  6. Foreningenshusregler/ordensregler – de oprindelige vedhæftet 
  7. Forberedelseaf fælles arbejdsdag alle haver d. 24. april 2021 
  8. Forberedelseaf GF d. 2. maj 2021 
  9. Eventuelt
     

Ad 1) Be-te og Vibeke L 

Ad 2) Referatet godkendt og ingen yderligere bemærkninger til det 

Ad 3) Der havde været en rigtig god fremvisning af have 28, som var sat til salg 

Mange interesserede fra ventelisten var, efter tilmeldingmødt op og blev vist hus og have i små grupperHver fremvisning var af ca. ½ times varighed med tid til spørgsmålBestyrelsen vil for fremtiden vælge at fremvise i mindre grupper. 

Huset blev solgt med nedslag I prisen  kr. 6.000,00  til nedrivning af et skur. 

Vibeke, formand var med en person fra kommunen rundt for at se  det noget nedslidte hegn langs skoven. Der vil blive sendt folk ud for at rette op  de værste skaderMen det er haveforeningens ansvar at sørge for vedligeholdelse af hegnet. 

Desværre bliver den, af kommunen, boltede låge ud til skoven ikke genåbnet lige pt. Men vi  arbejde videre , at det kommer til at ske. 

 Der vil blive leveret grus til alle havegangeForhåbentlig bliver det leveret, så vi kan sprede det ud i fællesskab til vores første fællesarbejde d. 24. april. 

Keld, have 32 fyldte 70 år i denne måned og fik overrakt en gave af formanden fra foreningen. 

 
Der er i øjeblikket en have, der ønsker at bygge husBestyrelsen ser til, at der bygges lovligt efter forskrifterne, når byggemyndighederne har godkendt en dispensation for skovbyggelinjen. 

 Ad hoc gruppen vedr. fremtidig brug af fælleshuset. Der har meldt sig 5 personer og første møde blev afholdt i fælleshuset d. 27. marts. Nærmere følger. 

Kommunen opsætter nye vandmåleresom aflæses automatisk. 1  hver havegang og 1 til fælleshuset. 

Rengøring af toiletterne i fælleshuset fortsætter hver 14. dag indtil maj md.hvor vores aftale evtskal genforhandles. 

Hvis vi ønsker, at  gjort rent 1 x hver uge i havesæsonenvil dette blive besluttet  generalforsamlingen. 

 Ad 4) Kasserer har haft møde med revisor, som har sagt god for og påtegnet regnskab 2020 og budget 2021. Både regnskab og budget forelægges generalforsamlingen til godkendelseFormanden ønsker for fremtiden, at regnskab og budget særskilt drøftes med formandeninden møde med revisor.  

Ventelisten opdateres i maj md. Der vil fortsat være loft  30 opskrivninger. 
 

Ad 5) Gennemgang af reviderede vedtægtersom fremlægges  GF. Vedtægter er revideret ift ny lejekontrakt og forbundets retningslinjer for vedtægter. 

 

Ad 6) Gennemgang af reviderede Ordensregler for HF BredelyFremlægges  GF. Ordensregler revideret ift ny lejekontrakt og generelt opdateret. 

 
Ad 7) Der bliver set  hegnet i april md. af en medarbejder fra Kommunen. 

Hvad kan vi gøre for at holde rævene ude af haverne? 

Evt. store træstammer  jorden langs med hegnet udefra. Kan evtordnes  vores første fælles arbejdsdag d. 24.4. 21. 

Oplæg til arbejdsopgaver: 

Flagstang samt vinduer i fælleshus males 

Arealer v/ gl fælleshus 

Arealer v/ fælleshus 

Tagrender  fælleshuset renses 

Borde/bænke sættes i stand. Afrenses for mos og algerSlibes og evtolieres. 

Indendørs rengøring af fælleshus 

Bed og gangareal mod skoven 

      

Bestyrelsen køber ind til et mindre stående traktement. 

 
Ad 8) Vi talte om, at afholde GF udendørs  plænen ved det gl. fælleshusHver især kan tage en stol med,  vi kan holde afstanden. 

Vi opfordrer til, at der kun møder 1 person fra hver have. 

   Indkomne forslag til GF skal være indsendt/overbragt til bestyrelsen senest 8 uger før. Der er ikke kommet nogen, men ad hoc gruppe om fælleshus vil fremlægge et forslag og Be-te har formuleret et forslag. 

 

 

 

Referat af bestyrelsesmøde torsdag den 25. februar 2021

Dagsorden:

  1. Valg af referent
  2. Referatet fra sidste møde – opfølgning 
  3. Orientering fra formanden
  4. Status fra kassereren bl.a. årsregnskab 2020 og budget 2021
  5. Foreningens vedtægter – skal rettes til i ft. ny lejekontrakt – de oprindelige fra 2016 samt udkast til rettelser er vedhæftet
  6. Proceduremappe for bestyrelsesarbejdet – brainstorming over mulige emner og fordeling af beskrivelser.
  7. Fælleshuset – hvordan kan det gøres hyggeligere og kan det åbnes mere for medlemmerne
  8. Eventuelt

Referat:

Tilstede: Vibeke Lenskjold, Anette Theis, Vibeke Sørensen, Be-te Strøm

 Ad 1) Vibeke L og Be-te 

 Ad 2) Ingen på den interne venteliste ønskede at købe huset, som er til salg.

Huset bliver nu udbudt til salg på den eksterne venteliste.

Der er flere interesserede og huset vil blive fremvist lørdag d. 6.3.21 fra kl 10.00 i mindre grupper á ½ times intervaller for de tilmeldte.

Genudlejningskontrakt er sendt til Forbundet, men de har endnu ikke vendt tilbage med deres kommentarer.

Ad 3) Der er sendt en anmodning om byggetilladelse via bestyrelsen til kommunen. 

Der er usikkerhed omkring, hvordan og hvornår kommunen godkender. Formanden vil undersøge sagen i ft. Lejekontrakten.

 Ad 4) Anette fremlagde regnskab og budget. Budgettet for 2021 betyder øgede udgifter især pga. forhøjet vandafgift og rengøring af toiletter.

Anette vil udarbejde en oversigt således, at vi kan se, hvor meget den enkelte have betaler til Forbundet, Kommunen og Bredely. Dette bliver præsenteret på generalforsamlingen, så alle medlemmer kan se, hvad deres kontingent går til.

 Ad 5) Da foreningens vedtægter, i hovedtræk, gerne skulle være i overensstemmelse med Forbundets vedtægter, er vi i gang med at læse og sammenholde de 2 sæt vedtægter. Når det er gjort, vil vedtægterne skulle godkendes på Bredelys næste generalforsamling.

 Ad 6) Da der er mange forskellige arbejdsopgaver i bestyrelsen, som for det meste er mundtlig overleverede og dermed svært for nye bestyrelsesmedlemmer at få indblik i, blev vi enige om, at oprette en proceduremappe. I denne mappe er der foreløbig nedennævnte opgaver:

 Venteliste – Anette Theis

Fællesarbejde, alle haver og fællesarbejde 4 haver – Vibeke L

Hjemmeside, opdateringer mm – Be-te 

Udlejning af fælleshuset, brug af – Anette 

Årsplan, praktiske opgaver i årets løb – Vibeke L

Procedurer for havesalg er lavet af Vibeke L. 

Åbning og lukning af vand er lavet af Steffen

Informationer, i fælleshus og opslagsskabe på havegangene

 Ad  7) Vi vil spørge medlemmerne om der er nogen, der er interesseret i at være med i en ide ad hoc gruppe.

Foreløbige ideer; oprydning i skabe ved opsætning af flere hylder, reoler til bøger (til læsning og bogbytning)

Vibeke L vil sende en invitation til medlemmerne om at deltage i ide ad hoc gruppe.

 Ad 8) Tilmelding til bestyrelseskurser via Formandsportalen

Punkter til videre drøftelse: Gøre området ved fælleshuset mere åbent (ny hæk eller en kraftig beskæring af eksisterende fyr og gran). Pris for leje af fælleshuset. Honorarer til formand og kasserer. Rengøring af toiletter (betale eller gøre det v/ fællesarbejde?).

Vedr. honorar og rengøring af toiletter så bliver det punkter til generalforsamlingen.

Formanden kontakter kommunen vedr. hegn til skoven og grus på havegangene.

 Næste bestyrelsesmøde afholdes torsdag d. 25.3.2021 kl. 15.00.

Her skal vi primært forberede generalforsamlingen samt fællesarbejdet 24. april.

Såfremt, der er nogen, der ønsker et punkt på dagsordenen, bedes I skrive til formanden@hf-bredely.dk

 

 

2021

Deltagere pr. mail: Vibeke L, Anette, Be-te, Kirsten og Vibeke S

Referat af bestyrelsesmøde torsdag den 21. januar 2021

Dagsorden:
1. Valg af referent
2. Referatet fra sidste møde – opfølgning
3. Orientering fra formanden
4. Status fra kassereren samt uddybning af de enkelte posteringer
5. Lejekontrakten og genudlejningskontrakten – sidste behandling af vores udkast, afventer advokatens sidste bemærkninger
6. Foreningens vedtægter – skal rettes til ift. ny lejekontrakt – de oprindelige fra 2016 er vedhæftet
7. Årets fællesarbejde – datoer og beskrivelse af opgaver
8. Ventelisten – skal ventelisten begrænses?
9. Eventuelt

Ad. 1: Pga. meget skrappe corona restriktioner blev dette møde afholdt via mail.
Ad. 2: Anette vil bestille en ny postkasse meget snart. Vedr. procedurer så vil vi på næste møde lave en liste over mulige procedurer, som den enkelte kan melde sig på. Vibeke L. har
lavet udkast til procedure for køb og salg af haver. Steffen har lovet at hjælpe med at åbne og lukke for vandet.
Ad. 3: Der er lavet ændringer på virk.dk – tidligere formands oplysninger erstattet af nuværende. Formanden har indberettet vandforbrug til kommunen. Have 28 bliver sat til salg, så snart kredsen vender tilbage med dato for vurdering. Det planlagte møde med de andre formænd er foreløbig udskudt pga. corona restriktioner.
Ad. 4: Der er sket meget lidt med økonomien i december, få regninger er blevet betalt.
Kasserer arbejder pt med årsregnskab og budget for 2021.
Ad. 5: Alle i bestyrelsen blev enige om at sende det seneste udkast til genudlejningskontrakten til forbundet til deres kommentarer.
Ad. 6: Der skal umiddelbart ændres lidt i vedtægterne i forhold til ny lejekontrakt.
Bestyrelsen vil arbejde videre med et udkast til ændringer, som så skal på generalforsamlingen til maj til drøftelse og beslutning.
Ad. 7:
Be-Te har foreslået, at vi ændrer pligtarbejde til at hedde fællesarbejde, da det er vores fælles ansvar at vedligeholde fællesarealet. I vores vedtægter bruges også benævnelsen
fællesarbejde. Fremover bruger vi ordet fællesarbejde.
Kirsten har arbejdet med datoer for fællesarbejde (oversigten er lagt op her på siden under Aktivitetskalender) og åbning og lukning af vandet. Vibeke, formand retter brevet til medlemmerne med vigtige oplysninger til medlemmerne. Det hele sendes ud til alle medlemmer i begyndelsen af februar. Mht. rengøring af toiletter så skal der gøres rent igen hver weekend, når sæsonen starter.
Bestyrelsen har drøftet, om man evt. kunne lade rengøring af toiletter indgå som del af det ugentlige pligtarbejde og dermed spare foreningen for udgifter. Det kommer på som punkt til
generalforsamlingen.
Ad. 8: Foreningen har lige nu 32 personer på ventelisten. Det er mange i betragtning af, at der ikke er så mange haver, der opsiges. Bestyrelsen har derfor besluttet at lukke ventelisten ved de 30 og gøre opmærksom på dette på vores hjemmeside.
Ad. 9: Forslag til næste bestyrelsesmøde – Fælleshuset, hvordan kan vi gøre det hyggeligere og mere tilgængeligt for alle medlemmer? Redigering af husorden/ordensregler (udkast til ændringer skal også være klar til generalforsamlingen). Opfølgning af vedtægts-ændringer.
Budget for 2021.
Referat skrevet af formand Vibeke ud fra de enkelte bestyrelsesmedlemmers mail kommentarer.

2020

Bestyrelsesmødet den 26 november 2020

Deltagere: Vibeke L. ,Anette, Be-te, Vibeke S. og Kirsten. 

  1. Valg af referent
    Kirsten.
  2. Referatet fra sidste møde – opfølgning.
    Mødet d. 26. oktober 2020 blev afholdt via mail, så det var kun det mest nødvendige der blev debatteret og skrevet til referat, og sendt til godkendelse. Opfølgning på overdragelse af hjemmesiden til Be-te. Be-te administrerer nu hjemmesiden, men indtil videre med Søren som Backup.
  3. Orientering fra formanden.
    Formanden har holdt møde med de andre haveforeningers formænd, og der var kommet en forening mere til siden sidste møde. Mødet handlede mest om genudlejningskontrakten, som alle foreninger skal have udarbejdet. Formandsmøde igen til januar 2021 og det er denne gang hos H/F Lundtoftegård

Formanden har fået en henvendelse fra et medlem vedr. lovliggørelse af huset ved arv eller overdragelse til medejer. En medejer er ejer og skal ikke have foretaget ny vurdering. Ved arv skal huset vurderes og dermed lovliggøres.

  1. Status fra kassereren samt uddybning af de enkelte posteringer.
    Den tidligere kasserer er fortsat den eneste med adgang til vores konti. Der skal udfyldes et bilag med oplysninger om fuldmagt og sendes til banken. Uvist hvor lang tid der går før det hele er på plads i banken. Det tager altid sin tid at skifte kasserer.

Der er ønske i bestyrelsen om at nogle konti i regnskabet uddybes yderligere. Da regnskabet for 2020 er påbegyndt af den tidligere kasserer, fortsættes og færdiggøres det på samme måde. Så må vi tale om nye tiltag for 2021.

Siden sidste måned er der afholdt udgifter til Ørsted, gaver og indkøb af nyt varmepanel til det store toilet.
Difference i balancen er en bogføringsfejl, som bliver rettet.

  1. Lejekontrakten og genudlejningskontrakten.
    5. Der er mange haveejere der aldrig har fået en lejeaftale og kontrakt. Det skal der ses på, så alle har en ordentlig lejekontrakt. Det er kun de nyeste haveejere der har en Det skal alle have. Vi har ventet på den endelige lejekontrakt fra kommunen. Den foreligger nu, så arbejdet med lejeaftaler kan snart gå i gang. 

Hvert medlem skal selv sørge for at have en husforsikring, herunder en brandforsikring.

Genudlejningskontrakten blev gennemgået og blev udfyldt i enighed. Formanden skriver den rent og sender den ud til resten af bestyrelsen. Aftalt at alle læser den grundigt igennem og kommer med evt. rettelser og/eller tilføjelser.

  1. Opstart af proceduremappe – hvem gør hvad hvornår og hvordan.
    Der etableres en proceduremappe. I mappen placeres beskrivelser af alle opgaver og procedurer, og hvem der gør hvad. Det er en mappe der hele tiden er under udvikling.
  2. Eventuelt.

Spørgsmål om brug af fælleshuset og gøre det lidt hyggeligere. Tages op på næste bestyrelsesmøde, hvor der også skal ses på ventelisten, vedtægter fra 2016, næste års pligtarbejde incl. Rengøring af toiletter samt gaver til hvem og hvormeget. Kan evt. stilles som forslag til Generalforsamlingen. 

Postkassen er utæt og breve bliver våde. Enighed om at Anette køber en ny postkasse.

Næste møde torsdag den 21. januar 2021.

 Referent: Kirsten Hvidt.

Referat af: Bestyrelsesmøde mandag den 26. oktober 2020

Deltagere: mødet er blevet afholdt via mail, da nogle bestyrelsesmedlemmer fandt det utrygt at mødes pga. nye corona retningslinier

  1. Valg af referent – Vibeke formand
  1. Referatet fra sidste møde – opfølgning: ingen bemærkninger
  1. Orientering fra formanden: jeg har haft et kort kaffemøde med vores advokat Jesper Gaarn Pedersen. Han ser desværre ingen mulighed for at genforhandle kontrakten men efterspurgte en fremlejekontrakt. Denne efterspørgsel sendte jeg videre til forbundet, som undskyldte, at de ikke selv havde fået gjort det arbejde færdigt. Nu har vi og alle haveforeninger i kommunen et udkast. Jeg har holdt et møde med nogle af de andre formænd, da vi er flere som kan se en ide i løbende at udveksle erfaringer til glæde for de enkelte foreninger. Vi havde en kort runde med præsentation af hinanden og vores foreninger. Vi drøftede primært lejekontrakten, som bestemt ikke alle foreninger er begejstret for, da nogle har samme udfordringer som os med for store huse. Derfor besluttede vi at forsøge et møde med kredsen. Dette er der gået fuldstændig kuk i, så nu mødes formændene bare igen midt november.
  1. Status fra kassereren: perioderegnskab forelagt. Der efterlyses på kommende møde en gennemgang af de enkelte posteringer i regnskabet. Pga. skifte af kasserer skal meget ordnes og skiftes i banken. Alle bestyrelsesmedlemmer skal aflevere kopi af sundhedskort og kørekort/pas. Anette har en seddel, som alle skal udfylde med navn og adresse og underskrift.
  1. Ræve i haverne – hvordan løser vi problemet: Vibeke S. påtog sig at kontakte vildtkonsulenten. Han mente ikke der var noget at stille op. Hvis de var til meget stor gene, kunne vi få en jæger til at skyde dem. Der er ikke stemning for i bestyrelsen at skyde rævene. Resultatet er nok, at vi indtil videre må leve med rævene, men at alle havelejere bør gennemgå deres huse og skure for at undgå, at ræven kan trænge ind og bygge rede til kommende unger. Hvis nogle føler sig voldsomt generet af ræve, må man selv kontakte vildtkonsulenten.
  1. Diverse om mails – fælles mail bestyrelsen, kommunikation mellem medlemmer og bestyrelsen mm.: For fremtiden bruges alene formandens mail, som fællesmail for bestyrelsen. Alle i bestyrelsen vil modtage kode til mailen. Det vil lette kommunikationen med medlemmerne og skabe gennemsigtighed for alle, hvad der kommunikeres med hvem. Medlemmerne vil få besked på, at de alene skal bruge formandens mail. Som udgangspunkt er det formanden, som læser og besvarer mails. Mails vedrørende økonomi og ventelister tager Anette kasserer sig af. Alt vedrørende hjemmesiden tager Be-Te næstformand sig af, alt vedrørende de praktiske ting som lukning af vand, pligtarbejde mm tager Kirsten sekretær sig af. Alle må gerne læse alle mails, men man skal huske at markere mailen som ulæst efterfølgende.

Be-Te overtager administration af hjemmesiden. Søren vil snarest lave en overdragelse.

Administration af udlejning af fælleshuset tages op på næste bestyrelsesmøde, da der er flere facetter, der skal drøftes nøje.

  1. Lejekontrakten: Foreningen har som alle de andre haveforeninger i kommunen modtaget en genudlejningskontrakt fra Forbundet. Vi skal have en genudlejningskontrakt, da hovedkontrakten med kommunen alene er underskrevet af kredsen, ikke vores egen haveforeningen. Det betyder, at kredsen lige nu har forpligtelsen til at overholde lejekontrakten med alt hvad det indebærer. Det var et meget svært pkt at håndtere på mail. Formanden har haft et telefonmøde med vores advokat Jesper Gaarn Pedersen. Hans råd var, at bestyrelsen skal sikre, at alle forhold i lejekontrakten, som vedrører bestyrelsens og havelejernes ansvar, skal stå lige så klart i genudlejningskontrakten. På næste bestyrelsesmøde vil dette arbejde udføres sammen
  1. Eventuelt: Formanden havde brug for at understrege, hvor vigtigt det er med en ordentlig tone og adfærd generelt i haveforeningen. Bestyrelsen skal gå forrest med altid at tale ordentligt og venligt og imødekomme medlemmernes spørgsmål og ideer. Bestyrelsen er valgt af og er til for medlemmerne. Bestyrelsens erklærede mål er at skabe gode rammer og vilkår for at glæde og fællesskabsfølelse kan komme i højsædet for alle medlemmerne. Dette er alle i bestyrelsen enig i.

Toiletter forbliver åbne hele vinteren, så alle stadig har mulighed for at komme på toilettet eller hente vand til en kop kaffe/te at varme sig på. Varmen bliver tændt for at undgå frostsprængninger – Vibeke formand sørger for besked til medlemmerne, at varmen ikke må slukkes på toiletterne. Der er aftalt rengøring hver 14 dag indtil videre.

Forslag til kommende møder: genudlejningskontrakt, brug af fælleshuset, uddybning af regnskaber, proceduremappe (hvem gør hvad), gaver til hvem og hvor meget, ventelisten, bålfade i haverne, brug af fællesareal ved gl fælleshus, genetablering af fælleshække, årshjul for bestyrelsen, forventningsafstemning i bestyrelsen.

Næste møde er torsdag den 26.11 kl. 15 i fælleshuset.

 

 

Venlig hilsen

Vibeke Lenskjold, formand

Bestyrelsesmøde den 15.september 2020

Fremmødte: Vibeke Lenskjold, Vibeke Sørensen, Kirsten Hvidt Jensen, Anette Theis, Be-te Elsebeth Strøm

Dagsorden:

  1. Velkommen til ny bestyrelse
  2. Fordeling af posterne næstformand og sekretær
  3. Forberedelse af fælles pligtarbejde den 26.9
  4. Møderække for kommende bestyrelsesmøder
  5. Eventuelt

Ad 1) Velkommen til ny bestyrelse

Vi blev budt velkommen af foreningens nye formand Vibeke Lenskjold, have 22, som glæder sig til samarbejdet og til at komme i gang med de forestående opgaver.

Ad 2) Fordeling af posterne næstformand og sekretær

Fremgår af den tidligere udsendte mail af 17. sept. 2020 fra formanden, men nævnes også her for god ordens skyld

Formand – Vibeke, have 22

Næstformand – Be-te, have 8

Kasserer – Anette, have 16

Sekretær – Kirsten, have 6

Medsekretær – Vibeke, have 15

I øvrigt ville Be-Te sammen med Søren Theis, som administrerer hjemmesiden, se på om hun kan overtage hjemmesiden.

Ad 3) Forberedelse af fællesarbejde alle haver, lørdag d. 26.9.2020

Vi gik en tur i haveforeningen, for at se på, hvilke områder, der kunne trænge til en kærlig hånd nu, hvor vi ikke skal ordne fortov på Bredebovej eller hegnet ved skoven.

Efter turen blev der udarbejdet en liste over, hvilke opgaver der ønskes ordnet på lørdag. Liste herunder.

Opgaver: male fælleshusets vinduer og døre, male flagstang, container til køkkenaffald skal gøres rent efter 1.10.20, arealet omkring fælleshuset, rengøring i fælleshuset, arealet omkring gl. fælleshus fra cykelskuret, flytte bænke fra fælleshus til fællesareal ved gl. fælleshus, klippe buske og grene lags hegnet ved skoven, køre de gamle græsslåmaskiner samt stålstolper på genbrug, beskæring af nåletræer ved fælleshus (bliver lidt senere på året af hensyn til træerne), ordne tagrender på fælleshus.

Pga. covid 19 tilbydes ikke fællesfrokost bagefter men i stedet lidt snack og drikkelse i pausen.

Ad 4) Møderække for kommende bestyrelsesmøder

Vi vil bestræbe os på, at afholde bestyrelsesmøder 1 x mdtl. Mødedatoer vil blive lagt op på vores hjemmeside.

Er der medlemmer, der ønsker, at få et punkt på dagsordenen, modtages dette gerne ca en uges tid før mødet.

Næste møde afholdes torsdag d. 22. oktober 20, kl. 15.00 i Fælleshuset.

Ad 5) Eventuelt

Vi talte om genåbning for udlejning af fælleshuset og løst og fast. Ingen beslutninger, kun løse drøftelser om kommende opgaver.

Ref: Be-te og Vibeke L

Bestyrelsesmøde d. 24. august 2020.

Deltagere: Dorthe, Nina, Anette, Kirsten og Be-te.

 

Dagsorden:        1. Planlægning af generalforsamling.

  1. Gennemgang af regnskabet – Nina.
  2. Bredely´s hjemmeside – vedligeholdelse og opdatering – Be-te.
  3. Arkivregler – gennemgang/tilgængelighed – Be-te.
  4. Foreningens forsikringer – evt. med hjælp fra advokat Jesper – Be-te
  5. Fuld genåbning af toiletterne i resten af perioden – Be-te.
  6. Jeg synes også at bestyrelsen bør have en fælles mailadresse                      f.eks. bestyrelsen@bredely.dk således, at det er alle bestyrelses-                 medlemmer, der får samme henvendelse på samme tidspunkt. – Be-te
  7. Evt.

 P.1. På valg er kasseren, 2. bestyrelsesmedlem, 2. suppleanter til bestyrelsen,

  1. revisor og 1. revisor suppleant.

   Anette sørger for stemmesedler.

P.2. Har fået regningen på LTK arealleje for ¾ år, og med opkrævningen for det sidste kvartal, kommer fremtidig beløb.
Codan: arbejdsskade forsikringen vil stige med 2000,00 kr.
Præmie pengene til havebedømmelse (der har ikke været bedømmelse i år) er brugt til værnemidlerne på toiletterne. Regnskabet til d.d. er fremlagt og godkendt.

P.3. Be-te mener at hjemmesiden mangler logisk opbygning. Bete blev spurgt om hun kan lave en bedre hjemmeside og det mener hun, at hun kan. Det er en opgave hun gerne påtager sig, hvis hun bliver valgt til bestyrelsesmedlem. Da der ikke nogen der ville påtage sig opgaven, har Søren påtaget sig det efter bedste evne.
Hvor mange bruger mon siden?.

P.4. I arkivskabet er det gamle foto og avisartikler og andre sjove gamle ting der omhandler Bredely.
Alt hvad formanden får på mail, som vedrører haveforeningen, videresendes til den øvrige bestyrelse.

P.5. Foreningen har forsikring for kassereren, forsikring ved hussalg, bestyrelsen hæfter ikke for noget. Husene skal reduceres til der kun på grunden er 20 m2,  inden de kan vurderes. Advokaten føre ind i kontrakten, at bestyrelsen ikke hæfter for noget ved salg.

P.6. Åbner toiletterne, alle dage, på prøve i 14 dage, for at se om afspritningen og deslige overholdes. Der skal tændes for vandvarmeren i løbet af fredagen, så der varmt vand til rengøringen om lørdagen. Der slukkes for vandvarmeren søndag aften.

P.7. Vi benytter ikke en fælles mailadresse, men bruger vores private. Det viser sig at der er en fælles til formanden og kassereren, men den er ikke blevet brugt.

P.8. Indkøb af gaver er uddelegeret.

 

Referent: Kirsten Hvidt.

  

 

Bestyrelsesmødet d. 22. maj 2020 i fælleshuset.

Til stede. Dorthe, Nina, Anette, Susanne og Kirsten.

 Dagsorden.                

1. Fremlæggelse af regnskab.
2. 
Indkøb af ny plæneklipper.
3. Toiletterne fremover.
4. Generalforsamlingen, hvad gør vi.
5. Opfølgning på fællespligtarbejde, udgået.
6, Evt.

  1. Regnskabet fremlagt og blev godkendt. Der mangler opkrævning på arealleje fra LTK. Nina rykker for den. 
  1. Da plæneklipperen er kaput, er der indkøbt en ny som er batteridrevent, som skal have batteriet opladt efter brug, hver gang. Der bliver sat en hylde op i gangen i fælleshuset, hvor batteriet skal sættes til opladning. 
  1. Fællestoiletterne er der ingen ændringer med. Bestyrelsen for HF. Bredely henholder sig til de retningslinjer  vi modtager fra Kolonihaveforbundet og Lyngby-Tårbæk kommune, hvorfor toiletterne fortsat vil være aflåst. For at åbne toiletterne igen, er det et krav med daglig hovedrengøring med brug af de korrekte rengøringsmidler og værnemidler. Der vil skulle opsættes spritdispenser uden for fælleshuset, uden for toiletterne og inde på toiletterne. Det vil beløbe sig til omkring 5000. kr. Det betyder at der skal komme et professionelt rengøringsfirma, hvilket vi ikke har økonomi til. Bestyrelsen følger udviklingen tæt, og toiletterne bliver selvfølgelig åbnet så snart der bliver givet grønt lys for det. Før åbning skal der gøres hovedrent af et rengøringsfirma.Kolonihaveforbundet har en Corona-hotline som adviserer om hvad retningslinjerne er. Aktuelt anbefales det fortsat at holde toiletterne aflåst. 
  1. Så længe der er forsamlings forbud og krav om at holde 1.m afstand mellem personer, kan vi ikke afholde generalforsamlingen i fælleshuset. Vi følger regeringens anvisning tæt og håber at vi kan komme til at afholde den, hvis ikke før så efter sommerferien. 
  1. Udgået. 
  1. I referatet af 23 februar 2020, er der oplyst at alle kolonihaver skal være brandforsikret. Bestyrelsen bad om at få oplyst jeres police nr. det er desværre ikke nok. På Kolonihaveforbundets kongres er det pålagt bestyrelserne, både at se police og Sidste indbetaling.

 

Referent:   Kirsten Hvidt Jensen.

Bestyrelsesmødet den 23. januar 2020.

Til stede: Dorthe, Nina, Anette og Kirsten. Susanne udeblev.

 

Dagsorden:

  1.  Fremlæggelse af regnskab & budget for 2020.
  2.  Brandforsikringer.
  3.  Salgskontrakter om dato for lovliggørelse.
  4.  Solgte haver.
  5.  Brev til medlemmer samt pligtarbejdes liste.
  6.  Dato for udsendelse af materiale til generalforsamling.
  7.  Evt.

 

  1. Årsregnskabet gennemgået og ser fint ud. Venter på revision. Budgettet fremlagt og er overskuelig, men der mangler bare nogle ting vi ikke har fået opgørelse på endnu, så budgettet er ikke helt komplet. Da det har taget temmelig lang tid med banken, at få overførsel til ny kasserer, har Pia måtte fungere som forbindelse til bankkontoen. Derfor har bestyrelsen vedtaget, at Pia skal have ½ haveleje i år.

 2. På Kolonihaveforbundets kongres er det vedtaget, at alle kolonihaver skal være brandforsikret, hvilket ikke tidligere har været et krav. Vi skal derfor bede jer tjekke om I har en brandforsikring, og hvis ikke få tegnet en. Selskab og police nr. bedes oplyst til bestyrelsen senest d. 1. august 2020.

 3. Vi afventer stadig en revideret kontrakt fra L.T.K.

 4. Der er solgt 3 haver og de nye ejere er: have nr. 1. Agnete, have nr.  12.  Annette, have nr. 26. Hanne.

 5. Brev og pligtarbejdslisten er lavet.

 6. Brev og pligtarbejdsliste vil blive udsendt d.3. februar.
Indkaldelse til generalforsamling udsendes sidst i marts. 

7. Intet under evt.

 

       Næste møde: tirsdag den 18. februar kl.18.00, hos Anette.

Referent: Kirsten.

2019

Bestyrelsesmødet d.29. oktober.

Til stede: Dorthe, Nina, Anette, Susanne og Kirsten.

 Dagsorden:    

  1. Dagsorden
    1. Opfølgning på regnskab – NK
    2. Ny lejekontrakt DF+AT
    3. Hvor langt er vi nået i forhold til kassererskifte AT
    4. fra formand – kasserer møde – DF + AT
    5. Oprettelse af deponeringskonto til brug ved salg af haver AT
    6. Fællespligten + klage til LTK fra beboer i forbindelse med fællespligtarbejdet DF
    7. Beløb til bestyrelsesmiddag DF
    8. Rest beløb fra BG Fonden til stiftelsesfest DF
    9. Evt

     

  1. Regnskabet gennemset. Kassereren fremviste regnskabet og det blev gennemgået. Kassereren har gjort et stort arbejde, med hurtigt at sætte sig ind i hvordan det fungerer i vores forening.

 2. Der er forevist en standard kontrakt, som skal tilpasses de forskellige foreninger. Vi har fået en henvendelse fra en haveejer, der fejlagtig er blevet informeret om, af en formand fra en anden haveforening, at vores lejekontrakter er til diskussion, og at der skulle være en svarfrist til       kommunen. Dette er IKKE korrekt. Kommunen har tage beslutning, og mangler at tilpasse de enkelte kontrakter til de enkelte foreninger.

 3.  Afventer stadig tilbagemelding fra banken, trods gentagende rykkere.

  4   Gennemset standard kontrakter som ikke var tilpasset de enkelte H/F. det skal kommunen nui gang med. Når vi har modtaget den, bliver den straks udsendt til vores havemedlemmer. Der er fundet gift i jorden i H/F Majsletten i forbindelse med jordbundsprøver, og man anbefaler, at folk indfører højbede til urter. Kommunen er meget obs. på problemet. Om adfærd over for frivillige tillidsfolk, skal man huske at vores bestyrelser er valgt af havemedlemmerne og at de lægger et stort stykke frivilligt arbejde i haveforeningen. Desværre har man i en haveforening været ude for, at nogle medlemmer rundsendte smædeskrivelser om formanden        til både kredsen og kolonihaveforbundet. Det er utilstedelig opførsel at komme med beskyldninger uden hold i.

 5.  Venter på banken.

 6.  Fællespligt gik nogen lunde. Det sidste stykke af fortovet fra gelænderet og ned til skoven, ved  have 34,skal også renses. Det bliver næsten altid glemt. 2 beboere fra Islandsvej, har klaget til kommunen over at vi skulle have smidt haveaffald i skoven. Formanden fik tilsendt klagen fra Kolonihaveforbundet og Kredsen til udtalelse. Formanden      sendte et svar til alle, både Kredsen, Kolonihaveforbundet og Kommunen, om at vi har en gammel aftale med Kommunen, der går på at vi må køre skovens blade tilbage i skoven, og at vi også holder det stykke langs hegnet i skoven, fri for ukrudt i ca. 80cm. bredde, samt at vi selv beskærer de lavt hængende grene, som hænger ind over vores sti langs hegnet. Vi lægger jo mellem 5-6 mennesker 2x årlig af ca. 3 timer i det.      Kommunen oplyste at de var tilfreds med svaret, og ikke vil foretage sig yderligere. Vi skal så lige endnu engang gøre opmærksom på, at haveaffald selvfølgelig ikke må henkastes i skoven, ej hellere frugt.    

  1. Overskuddet fra det beløb vi har fået fra Bikubefonden, lader vi gå videre til stiftelse og høstfest i 2020. 
  1. Tak for i aften og Anettes gode boller.

         Mødes hvis der er nyt om lejekontrakten. Ellers er næste møde torsdag d. 16. januar 2020, hos Anette kl. 18.00.

 

Referent: Kirsten Hvidt Jensen.

Bestyrelsesmøde d. 29.08.2019.

Til stede er: Dorthe, Nina, Anette, Susanne og Kirsten.

 Dagsorden:  1. Opfølgning på regnskabet.

  1. Møde med Advokat Jesper Gaarn Pedersen, Dorthe og Anette.
  2. Evaluering på præmiefesten.
  3. Fællespligtarbejde, er der noget specielt vi skal være opmærksom på
  4. Opvaskemaskine.
  5. Evt.

 

P.1. Regnskabet fremlagt og godkendt.
 Få lavet et punkt der hedder præmiefest.

 P.2. Havde et godt møde med Advokat Jesper Gaarn Pedersen, og vi har valgt ham da han er yderst kompetent, til at udfærdige vores salgs kontrakter ved havesalg. Han har udfærdiget dokumenterne for kolonihaveforbundet, med udgangspunkt i at holde bestyrelserne skades fri, i forbindelse ved salg. Ved salg vil udgiften til Advokaten blive pålagt køber.       

P.3. Præmiefesten var vellykket og gav et overskud på kr. 3068,87. Vi havde fået Kr. 7000. fra kredsen, for at afholde arrangementet. Overskuddet måtte vi beholde.

 P.4. Der er det sædvanlige som altid skal gøres og så er der nogle enkelte ting som fjernelse af nogle udgåede buske.

 P.5. Susanne havde forespørgelse om opvaskemaskine, men det kan ikke lade sig gøre, først er der pladsen i køkkenet og så er kloak forholdene ikke i top. Dernæst er der ikke plads på el-tavlen. Ny gruppe skal installeres, der skal laves nye installationer under vasken, det bliver dyrt. Ligeledes er der også vvs installationer for tilslutning af opvaskemaskinen. Der er en forhindring i skabet, for der sidder vandaflæseren.
Dernæst er der blevet indhentet tilbud på forskellige modeller, almindelige hus
holdningsmaskiner, som ikke kan tage ret meget af gangen, og tager lang tid, og industrimaskiner som er hurtige og meget dyre, ca. 30.000 kr. Skal det være en industrimaskine, hvilket giver mest mening, skal der være plads til 2 5.liters dunke, flydende sæbe og afspændingsmiddel. Den plads mangler.
Da det bliver en dyr invertering, vil der blive en leje forhøjelse af Fælleshuset, da vandforbruget vil stige betragtelig.
Under alle omstændigheder, skal det op
 på en generalforsamling.

 P.6. Næste møde torsdag d.10. oktober, kl. 17.30.

 Referent: Kirsten Hvidt Jensen.

Bestyrelsesmøde den 16. juli 2019.

Til stede: Dorthe, Anette, Nina, Susanne og Kirsten.

Dagsorden.

  1. Opfølgning på regnskab.
  2. Hvor længe skal vi gemme gamle regnskaber, Nina foreslår 5 år.
  3. Køb/salgskontrakter i forhold til sidste referat.
  4. Opfølgning på ekstraordinær generalforsamling.
  5. Skal vi have suppleanter med til bestyrelsesmøder? Begge? Første suppleant? Eller ingen
  6. Hvem vil påtage sig at lave salgspapirer med/som stand in for AT
  7. Vi skal finde en løsning for rengøring af vores toiletter, opfyldning  af toiletpapir og vask af håndklæder.
  8. Lidt mere fælles samarbejde ved arrangementer.
  9. Når ref. udsendes af sekretæren og skal godkendes.
  10. Evt
  1. Regnskabet fremlagt og gennemgået og renovation og containere er efter aftale på sidste møde, lagt ud som 2 poster.
  2. Regnskabsbilag gemmes i 5 år. Bilag fra tidligere år kasseres.
  3. I forbindelse med udfærdigelsen af køb/salgskontrakter, skal der være 2 personer til at udfylde den. Bestyrelsesmedlemmer skal være ansvarlige for opgaven, med at udfylde salgskontrakter mm. Vi har ikke haft overblik over salgskontrakter mens Forbundet har haft opgaven. Da der ikke er andre i bestyrelsen end Anette der ville påtage sig det ansvar, vil vi kontakte en advokat evt. en koloniha-veforbundet kan stille til rådighed el. en her fra Lyngby som Dorthe kender noget til.
  4. Ingen kommentarer til ekstraordinær generalforsamling. Referatet er godkendt.
  5. Spørgsmålet om suppleanterne kom til afstemning, 3 stemte for at de ikke skal deltage, 2 undlod at stemme. Det blev bestemt et lige så snart referatet er godkendt får suppleanterne det personligt udleveret.
  6. Udgår, da det er besvaret under punkt 3.
  7. Det er utilladeligt at man tager vasketøj fra toilettet og lægger i et bestyrelses- medlems vindfang. Vi må have en ordning på rengøringen af toiletterne. Til næste år bliver det lagt til det ugentlige pligtarbejde. Resten af året påtager bestyrelsen sig arbejdet. Nina påtager sig at lave en turnus ordning. Der vil blive gjort rent ind til der bliver lukket for vandet.
  8. Formanden ønsker at der er noget mere samarbejde når der er arrangementer, både før og efter.
  9. Når referatet bliver sendt til godkendelse, komme med evt. rettelse og godkendelse inden for en uge. Kommentarer sendes i en mail til alle i bestyrelsen
  10. Præmiefest afholdes d. 25. august. Høst og præmiefest afholdes d.14 sept.

 

Referent: Kirsten Hvidt.   

 

Bestyrelsesmøde d. 9. maj 2019.

 

Til stede Dorthe, Anette, Susanne, Nina og Kirsten.

 Dagsorden: Forventningsafstemning.

                   Hvornår er der overdragelse fra P C til N K.

                   Opfølgning på generalforsamling.

                   Evt.

 

P.1.  Kassereren skal fremlægge dags dato regnskab til hver bestyrelsesmøde. Aflægge ½ årlig regnskab.

Der skal være 2 underskrifter på alle bilag.

Planlagte møder:
Torsdag d. 20. juni kl. 17.00,i kælderen.
Tirsdag d. 9. juli kl. 17.00 i have nr. 21. 

P.2.  Nye kasserer Nina, aftaler overdragelse med afgået kasserer Pia.

 P.3.  Der er ønske om at referatet fra generalforsamlingen bliver hængt

op i Fælleshuset. Det blev det også sidste år men det forsvandt.

Årets referat bliver hængt op når det er godkendt og underskrevet.

Forslag til næste års generalforsamling fra bestyrelsen, om de 1400.kr.

til fælleshuset.

 P.3. Den 23. august afholdes NoK den årlige præmie uddeling. Det foregår i Bredely.

 

Referent Kirsten Hvidt.

  

Bestyrelsesmøde d. 28 marts hos Anette.

Til stede: Dorthe, Anette, Pia og Kirsten.

Dagsorden:  

Gennemgang af årsregnskab.

Gennemgang af budget.

Udfærdigelse af materiale indkaldelse til generalforsamling.

P.1. Gennemgået årsregnskabet med rettelser.
Pia vil se bilagene 
igennem for evt. tastefejl.
Pia vil bruge weekenden på at efterse og opstille et nyt regnskab,
så det kan blive revideret og afleveret inden hun tager på ferie.

P.2. Budgettet blev gennemgået.
Kassereren færdiggører udfærdigelsen et budget for 2019.

 

Referent: Kirsten Hvidt.

Bestyrelsesmødet d. 22 januar 2019.

 

Deltagere: Dorthe, Anette og Kirsten.

 Dagsorden.

  1. Planlægning af pligtarbejde i 2019.
  2. Forventninger til opgaver.
  3. Forventninger til åbning – lukning af vand.
  4. Orientering af salg af haver.
  5. Fremlæggelse af regnskab og budget
  6. Referat til hjemmesiden.
  7. Referat fra forrige møde.
  8. Evt.

 Referat

  1. Planlægning og pligtarbejds sedlerne er klar til afsendelse.
  2. Er udsat
  3. Er udsat
  4. Have 22 er solgt og overdraget. Have 33 er igangværende med salg.
  5. Udgår på grund af fravær af kassereren.
  6. Formanden skal give Søren besked når det må sættes på hjemmesiden.
  7. Man kan ikke ændre i referatet, uden at den øvrige bestyrelse er enig deri.
  8. Intet under evt.

 

Referent: Kirsten Hvidt.

2018

Bestyrelsesmøde den 7. november 2018.

     Dagsorden:

  1. Gennemgang af halvårsregnskab/PC
  2. Hjemmesiden.
  3. Opgaver der skal løses i vinter.
  4. Evaluering af jurakursus.
  5. Orientering Om vurderinger.
  6. Ventelisten/ i forhold til salg.
  7. Opgaver til dem der ikke var på fællespligtarbejde.
  8. Evt.

 Referat:

  1. Gennemgang af regnskab som løber fra januar og til dags dato.
    Det er et nyt regnskabsopstilling, som vi ikke rigtig kunne gennemskue.
    Kassereren vil kontakte udbyderen. Fremlægger et nyt regnskab senest den 22 november.
  2. Hvad skal hjemmesiden bruges til?. Der er ikke kommet gang i de ting som siden kan bruges til. Forslag fra bestyrelsen, om at der kommer billeder og stillingsbetegnelse af bestyrelsen på hjemmesiden.
  3. I løbet af vinteren kigge på Vedtægter og Husorden.
  4. Fire bestyrelsesmedlemmer har været på jurakursus og det var givtig.
  5. Ved vurdering forlanger L.T. at husene reduceres, så der kun er en bebyggelses grad på 20 m2. el. der bliver vurderet 20 m2 og en reducering i prisen af overbebyggelsen.
  6. Alle på ventelisten indkaldes ved salg af haver.
  7. Ved udeblivelse fra fællespligtarbejdet, skal vi være hurtigere til at tildele opgaver.
  8. Når man har købt have, skal der fremover være en blanket hvorpå der står hvor mange nøgler man har modtaget. 

Referent:  Kirsten Hvidt.

Referat af bestyrelsesmøde torsdag d. 27. september 2018

Tid:            kl. 17.30
Sted:          hos Anette, Bredebovej 23
Til stede:    Dorthe Frisch (DF), Olfert Blink (OF), Pia Christensen (PC), Anette Theis (AT)
Afbud:       Kirsten Hvidt (KH)
Referent:    Anette Theis

Dagsorden:
Gennemgang af halvårsregnskab (PC)

  1. Bank (AT)
  2. BBR (PC)
  3. Ventelisten (DF)
  4. Kolonihaveforbundets salg af have (AT+DF
  5. Jubilæumsfesten (alle)
  6. Præmiefest (AT+DF)
  7. Haveforhold
  8. Eventuelt

Ad. 1         Gennemgang af halvårsregnskab
PC har fået anbefalet et regnskabssystem, som koster 49 kr. pr. måned. PC har mulighed for en måneds prøveperiode. Det hun har afprøvet synes hun virker godt og nemt.
Enighed i bestyrelsen om at tegne et abonnement.
PC gennemgik de poster hun havde tastet ind i regnskabssystemet. Der var ikke tale om et halvårsregnskab. Ved næste bestyrelsesmøde skal PC fremlægge et færdigt halvårsregnskab.

Udgiften til Ørsted blev drøftet. Det undrer at vi betaler hver måned, men et forskelligt beløb. Hvordan er ordningen? PC oplyser, at vi har fået en opkrævning på over kr. 5.000 efter den seneste aflæsning. En undersøgelse af forbruget viser at vinteren var dyr, primært fordi der var varme på 10 grader i huset hele vinteren. Skal drøftes igen på næste bestyrelsesmøde.

Udgifterne til bestyrelsesmøder er større end budgetteret.

Ad. 2         Bank
AT orienterede om kontakterne med banken i forbindelse med lukningen af vores konti lige op til jubilæumsfesten.

Ad. 3         BBR
PC henviser til en artikel fra havebladet, hvoraf det fremgik at vores huse skal være BBR registreret. I den forbindelse viser det sig at Dan fra have 4 er BBR registreret på fælleshuset. Det skal der tages kontakt til kommunen om, da det er kommunen der ejer fælleshuset.

Det aftales, at DF og AT i første omgang drøfter BBR og tinglysning med kredsens formand.

Ad. 4         Ventelisten
Enighed om at lukke ventelisten hver gang der står 20 på den.

Ad. 5         Kolonihaveforbundets salg af have
Det har taget 3 måneder at færdiggøre det første salg via forbundet. Der er enighed i bestyrelsen om at det er alt for lang tid, især fordi vi mener at det var et meget simpelt salg.

Vi aftaler, at DF kontakter forbundet og beder om et møde, hvor DF og AT deltager.
Hvis 3 måneder er normen må vi overveje et opsige kontrakten igen. AT synes også at overblikket er mistet.

Ad. 6         Jubilæumsfesten
Enighed om at det var et rigtig godt arrangement.

Ad. 7         Præmiefest
Skal næste år afholdes i Bredely.

Ad. 8         Haveforhold
Udgår pga personlige oplysninger.

Ad. 9         Eventuelt
Næste møde tirsdag d. 30/10-18 kl. 17.30 hos Anette

Afsnit udgår pga personlige oplysninger

Bestyrelsesmødet den 2. august 2018.

  1. NOK Præmiefest den 19. august i Birkerød.
  2. Jubilæumsfesten, skal fastlægge i hvilken rækkefølge det forskellige skal foregå.
  3. Festudvalget og bestyrelsen afholder fælles møde torsdag den 23. august kl. 17.00
  4. Vedrørende affaldscontænerne har der været nogle gange at de ikke er blevet tømt. Bestyrelsen har ellers låst lågen op, men andre har låst den igen. Nu prøver vi på at stille dem uden for tirsdag aften.
  5. Haveforhold er behandlet.
  6. Under evt. ingen emne
  7. Næste møde tirsdag den 18.september kl. 17.00

 

Bestyrelsesmødet den 21. juni 2018.

 

  1. Gennemgang af forsikringer hos Codan/PC.
    Forsikringer gennemgået. 
  1. Gennemgang af foreningsservice – salgskontrakt, skal
    gennemgås på næste møde den 2. august.
    Nej til tinglysning.
    Underskrifter tilfalder formand og næstformand. 
  1. Hjemmeside – venteliste.
    Ventelisten både til formanden og kassereren. 

4..Mail og sms. 

  1. Salg af have 3.
    Helle må selv fremvise haven og sælge, finde køber.
    Bestyrelsen har haft fremvisning.
    Bestyrelsen skal være til stede ved salg.
    Haven skal være solgt senest 30.august. 
  1. Evt.
    Kun et bestyrelsesmedlem i festudvalget.
    Til kommunen om slamsugning.
    Husholdningscontainerne sættes uden for lågen
    tirsdag aften. Olfert påtager sig det. Søren står i
    beredskab. 

   Referent: Kirsten Hvidt.

Bestyrelsesmødet d. 17. maj.

  Fremlæggelse af nyt udarbejdet budget ved kassereren.

 Kassereren fremlagde regnskab for den første del af året.

 Angående Fælleshuset, skal lejen forhøjes, vi blev enige om at det bliver ved de 500 kr. + strøm, som hidtil.

Lejen af Fælleshuset afleveres ½ årlig.

 Evalueringen af generalforsamlingen. Carsten Christensen udtalte at stemningen havde været positiv og det syntes vi andre også.

 Vedrørende LTK arrangement, Golden Days, bliver den 16. september mel. 11-13.

 Dorthe har ikke kunne få fat i Sofie Tønsberg fra Plus Pictures.

 Persondataforordningen. Der er flere der ikke har givet samtykker.

Anette og Pia indhenter underskrift fra dem der mangler.

 Der var medlemmer på generalforsamlingen der ytrede ønske om at få lejekontrakten. Det nuværende er kun et midlertidig udkast, som nu er forkastet.

I sommersæsonen vil der være møde hver måned, dog undtagen i juli måned.

De næste møder er fastsat til: 21. juni kl. 17.30 og 2.august kl.17.30.

 

Referent: Kirsten Hvidt.

Referat. Bestyrelsesmødet den 12.4.18.

I mødet deltog: formand Dorthe Frisch, næstformand Anette Theis, kasserer Pia Christensen, Olfert Blink og sekretær Birte Bøgeløv (referent)

Dagsorden:

  1. Fremlæggelse af kvartalsregnskab ved kassereren
  2. Referat fra best.møde den 6.3.18
  3. Generalforsamlingen
  4. Henvendelse fra LTK vedr. arrangement i sepbember
  5. Henvendelse fra Plus Pictures vedr. TV-program
  6.  
  7. Dato for næste møde.

 Ad 1. Kvartalsregnskab.

Pia fremlagde regnskabet for første kvartal 2018. Det blev gennemgået og godkendt.

Ad 2. Referat fra sidste møde.

Efter nogle rettelser blev det godkendt.

Ad 3. Generalforsamlingen.

Vi gennemgik dagsorden og det mere praktiske/arbejdsfordelingen i forbindelse med generalforsamlingen.

Ad 4. Henvendelse fra LTK

Dorthe har modtaget en henvendelse fra LTK, idet man er interesseret i at besøge vores haveforening i forbindelse med Golden Days.

Dette skal forelægges generalforsamlingen.

Ad 5. Henvendelse fra Plus Pictures.

Henvendelse vedr et TV-program, hvori man ønsker at vise haveforeninger som et socialt engageret sted. Vi mangler nogle mere uddybende og konkrete oplysninger, hvorfor Dorthe vil henvende sig og forhøre sig nærmere.

Denne henvendelse skal ligeledes forelægges generalforsamlingen.

 

Ad 6. Eventuelt.

Intet under dette punkt.

Ad 7. Dato for næste møde.

Torsdag den 17.5. kl 17.30

 

Birte Bøgeløv

Sekretær.

Referat af bestyrelsesmødet den 6.3.18.

I mødet deltog: formand Dorthe Frisch, næstformand Anette Theis, kasserer Pia Christensen, Olfert Blink og sekretær Birte Bøgeløv (referent).

Pia deltog fra punkt 3.

Dagsorden:

  1. Revidering af husorden og vedtægter.
  2. Forberedelse til indkaldelse af generalforsamling – aftale datoer.
  3. Deadline for aflevering af bilag til kassereren fra øvrige bestyrelsesmedlemmer
  4. Orientering fra møde med festudvalg.
  5. Persondataforordningen træder i kraft 28 maj 2018.
  6. Eventuelt
  7. Dato for næste møde.

Ad 1.

Husorden/haveregler skal revideres, men vi mangler stadig den nye lejekontrakt.

Der skal ske en vedtægtsændring i forbindelse med, at kassereren fremover kan få adgang til bankkontoen uden andre fra bestyrelsens medvirken.

Ad 2.

Dorthe foreslår, at hun og Anette forbereder generalforsamlingen med dagsorden, diverse bilag o.a. Dette sendes til øvrige bestyrelsesmedlemmer til godkendelse.

Forud for generalforsamlingen gennemgår bestyrelsen sammen opgavefordeling o.a. i forbindelse med generalforsamlingen.

Dette godkendes.

Ad 3

Det aftales, at bestyrelsen afleverer bilag til kassereren mdl/ifm bestyrelsesmødet.

Ad 4.

Pia orienterer fra festudvalget.

Ad 5.

Vi er obs på ændringer i persondataforordningen.

Ad 6.

Pia er på ferie den 17.3., hvor personlig indbetaling af haveleje kan ske. Anette overtager det.

Det aftales, at når et bestyrelsesmedlem sender mail/brev til nogen udenfor bestyrelsen, sendes det også til mindst et af de andre bestyrelsesmedlemmer til orientering/godkendelse.

Ad 7.

Dato for næste møde: Torsdag den 12.4.18 kl 17.

Referent:

Birte Bøgeløv, sekretær

Godkendt den. 

Godkendt den.16.4.18

Referat af bestyrelsesmøde den 13.2.18.

Tilstede: formand Dorthe Frisch, næstformand Anette Theis, kasserer Pia Christensen, sekretær Birte Bøgeløv. Afbud fra Olfert Brink.

Dagsorden:

  1. Revidering af husorden og vedtægter .
  2. Opfølgning på sidste års generalforsamling.
  3. Forberedelse til indkaldelse af generalforsamling.
  4. Gennemgang af forslag indsendt af Birte.
  5. Persondataforordning.
  6. Eventuelt.
  7. Dato for næste møde.

Ad.1.

Ajourføring af haveregler/husorden må fortsat vente til vi har modtaget den nye lejeaftale fra kommunen.

Banken har foreslået en vedtægtsændring, således at kassereren fremover kan disponere over bankkonto/ netbank uden, at formanden eller den samlede bestyrelse skal være medunderskrivere, når der hæves fra kontoen. Dette har bestyrelsen tilsluttet sig.

Ad 2.

Bortset fra justering af husorden, som må afvente, har bestyrelsen udført de opgaver, som blev os pålagt ved sidste års generalforsamling.

Ad 3.

Det besluttes at tage forberedelse af den kommende generalforsamling på som pkt på bestyrelsesmødet i marts.

Ad 4.

Birte har sendt en del spørgsmål/ forslag til bestyrelsen, som vedrører bestyrelsens arbejdsgange, ansvarsområder og planlægning.

Forslagene gennemgåes, drøftes og afklares.

Ad 5.

Dorthe orienterer om ændringerne i persondataloven, som træder i kraft 28.5.18. Det indebærer, at vi ikke må registrere persondata uden tilladelse fra de pågældende. Det vil især dreje sig om ventelisten og medlemsoplysninger. Dette skal  tages op på generalforsamlingen.

Ad 6

Intet nyt om lejeaftalen. Kommunen har endnu ikke afklaret og forelagt aftalens udformning.  Både Nok og Forbundets jurist rykker for afgørelse.

Ad 7.

Næste bestyrelsesmøde aftales til den 6.3.18 kl 17.30.

Referent

Birte Bøgeløv, sekretær

 

Godkendt den  22.2.18

Referat, Bestyrelsesmødet den 9.1.18

Tilstede: Dorthe Frisch, Anette Theis, Pia Christensen, Olfert Blink, Birte Bøgeløv.

Dagsorden:

Pkt 1: Planlægning af fællesarbejde 2018.

Pkt. 2: Fastsættelse af haveleje for 2018.

Udover  kommunens lejeforhøjelse er kontingentet til Kolonihaveforbundet er steget med  kr 50/årl pr have. Det betyder en samlet lejeforhøjelse på kr 75,-  ½ årl. pr have.

Pkt. 3: Bestilling af containere.

Pkt 4: Datoer for betaling af haveleje.

Pkt. 5: Dato for åbning af vand.

Datoer og andre informationer under pkt 1,2,3,4 og 5 vil fremgå af det brev, der sendes til medlemmerne omkring den 16.2.18.

Pkt. 6: Indkøb til fælleshuset.

Der mangler stadig nogle småting, bl.a. termokander.

Vi vil gerne anskaffe en ny græsslåmaskine, som er nem at betjene for alle  – men hvilken type?. Der er ingen stikkontakt til en el-maskine eller opladning af batterier. Det skal tages op på generalforsamlingen.

De gamle flagstænger, som bruges ved fælleshuset, er rådne, og der skal anskaffes nye. Dette vil Søren Theis gøre i begyndelsen af april.

 Pkt. 7: Eventuelt.

Dorthe oplyser, at NOK og Kolonihaveforbundet har haft et møde med Lyngby-Tårbæk kommune i december 2017, men der kom ikke nogen form for afklaring omkring den nye lejekontrakt. Repræsentanterne fra kommunen er meget lidt meddelsomme, og processen er langsommelig. Der er ikke aftalt nyt møde. Vi drøfter om – og hvordan – vi  evt selv kan komme i dialog med kommunen men må konkludere, at da kommunen tydeligt har afvist, at vi deltager, må vi fortsat  afvente NOK og Forbundets forhandlinger. Dorthe oplyser, at Kredsen støtter op om vores ønsker – bl.a. lovliggørelse af de nuværende bygninger og en fremtidig større bebyggelsesgrad – og forstår, at vi er pressede af, at det endnu ikke er afklaret/godkendt.

Vi skal ansøge Johs. Fog fonden om økonomisk hjælp til indkøb af nye borde-bænke.

Næste møde den 13.2.18 kl 17.30

 Referent:  Birte Bøgeløv, sekretær

Referatet godkendt den 13.1.18

2017

Referat af bestyrelsesmøde den 24.10.17

Tilstede: formand Dorthe Frisch, næstformand Anette Theis, Kasserer Pia Christensen, best.medlem Olfert Brink og sekretær Birte Bøgeløv

 Dagsorden.

  1. H/F 80 års jubilæum. Festudvalget deltager
  2. Indkøb til fælleshuset
  3. Hækplantning og gennemgang af plantegning vedr. et medlems have.
  4. Orientering fra Kredsbestyrelsesmødet
  5. Eventuelt
  6. Næste møde.

Ad 1. 80års jubilæet.

Festudvalget deltager under punktet.

Festudvalget undersøger muligheder og pris for evt leje af lokale, mad, musik o.a. Der skal være et minimums antal tilmeldte sig for at gennemføre festen. Festudvalget arbejder videre med et forslag.

Kontaktperson i bestyrelsen er fremover Pia.

Ad 2. Indkøb til fælleshuset.

Der mangler kun ganske få ting, som Anette indkøber.

Vi har brug for et skab, som kan aflåses, til opbevaring af bestyrelsens arbejdspapirer o.a.  Det undersøges i første omgang om nogle kan skaffe et sådant gratis/billigt.

Kaffemaskinerne bliver udskiftet til foråret.

Det kunne evt være godt med en opvaskemaskine i fælleshuset; især ifm udlejning og større arrangementer. Det tages op på generalforsamlingen.

Ad 3. Ændringer i et medlems have.

Kredsformanden har indskærpet bestyrelsen, at der kun kan gives tilladelse til at plante ligusterhæk. Derved ændres bestyrelsens tidligere vurdering af, at andre planter kunne godkendes.

Dette skal drøftes/besluttes af generalforsamlingen, således at det kommer til at fremgå af vores haveregler.

Et havemedlem har foretaget ændringer iht et godkendt tegning. Bestyrelsen vurderer at ændringerne er sket i overensstemmelse med denne godkendelse.

Det skal understreges overfor alle havemedlemmer, at ændringer i forhold til bebyggelser / hæk /skel skal forelægges bestyrelsen vedlagt en plantegning.. Først efter en godkendelse kan ændringerne foretages.

Ad 4. Orientering fra kredsbestyrelsesmødet. v/Dorthe.

Kolonihaveforbundet har varslet kontingentstigning med kr 50,- årl. Gældende fra 2018.

Ad 5. Eventuelt.

Det aftales, at sekretæren sender referatet til alle i bestyrelsen til evt kommentarer/rettelser. Der er 8 dg til at svare. Lægges derefter på hjemmesiden, når Dorthe har godkendt det.

Ad 6. Næste møde.

Der afholdes ikke bestyrelsesmøder i november og december, med mindre noget akut, vigtigt dukker op.

Næste møde bliver den 9.1.18 kl 17. Hos Anette.

Da der er erfaring for at være meget planlægning på dette første møde i året afsættes 3-4 timer til mødet.

Referent:  Birte Bøgeløv, sekretær

 

Referatet godkendt den 3.11.18